Wawi-Schnittstelle zum Onlineshop

Warenwirtschaft mit Onlineshop verbinden – das muss eine Wawi-Schnittstelle können

Mithilfe von Schnittstellensoftware können Unternehmen ihre Warenwirtschaft (Wawi) mit ihrem Onlineshop verbinden. Aber welche Wawi-Schnittstelle ist die richtige? Welche Funktionen muss die Schnittstellenlösung in jedem Fall haben? Welche Aufgaben erfüllt sie? Hier gibt es Antworten und Tipps.

Wer seinen Onlineshop mit dem Warenwirtschaftssystem verbinden möchte, braucht dazu eine Schnittstellensoftware. Doch davon gibt es viele auf dem Markt. Oft steht man buchstäblich vor einem Wald von verschiedenen Anbietern und vor einer Fülle an Funktionen. Dabei soll eine Wawi-Schnittstelle doch eigentlich “nur” die Warenwirtschaftssoftware mit dem Onlineshop verbinden. Wie so häufig steckt der Teufel im Detail.

Um etwas Klarheit in die Sache zu bringen, beschreibt dieser Blogartikel verschiedene Aufgabenbereiche für eine Wawi-Schnittstelle und stellt praxisnahe Lösungswege vor.

Für wen ist dieser Blogartikel interessant?

  • Unternehmen mit einer Warenwirtschaftssoftware
  • Unternehmen, die Onlinehandel betreiben oder dies planen

Welche Aufgabenbereiche eine Wawi-Schnittstelle abdeckt

Im Folgenden werden die verschiedenen Aufgabenbereiche einer Wawi-Schnittstelle dargestellt. In der Praxis benötigt man nur selten alle Funktionen einer solchen Software. Je nach gewünschtem (und möglichem) Integrationsgrad zwischen der Warenwirtschaft und dem Onlineshop sind überwiegend die folgenden Schnittstellenfunktionen erforderlich:

Online-Bestellungen in die Warenwirtschaft übernehmen

Artikeldaten und Produktdaten synchronisieren

Lagerbestände synchronisieren

Kundendaten synchronisieren
 
Online-Bestellungen in die Warenwirtschaft übernehmen

Um Bestellungen im Online-Shop in die Warenwirtschaft zu übernehmen, muss meistens eine Shop-Schnittstelle eingerichtet werden. Deren Funktionen ermöglichen die bestenfalls vollautomatische Übergabe von Onlinebestellungen an das Warenwirtschaftssystem. Zu den übergebenen Daten gehören natürlich die vom Kunden bestellten Waren und Dienstleistungen mit Preisen und Mengen.

Darüber hinaus enthält eine Onlinebestellung folgende Informationen, die an die Warenwirtschaft übergeben werden können:

  • Rechnungs- und Lieferadresse
  • Versand- und Zahlungskonditionen
  • Positionen mit Artikelnummern, Mengen und Preisen
  • Gutscheine
  • Versandkosten
  • Kundendaten (wie E-Mail-Adresse, Shop-Kundennummer)
  • Zahlungsstatus (bezahlt, abgelehnt usw.)

Nachdem die Bestellung im Warenwirtschaftssystem erstellt wurde, findet dort die Weiterverarbeitung statt. Dazu zählt zum Beispiel die Erstellung eines Lieferscheins und der Rechnung sowie die Versandabwicklung.

Die Kundendaten inklusive der Adressen nehmen bei der Übergabe von Bestellungen eine Sonderstellung ein: In vielen Warenwirtschaftssystemen ist es erforderlich, die Bestellungen bereits vorhandenen Kunden zuzuordnen. Eine gute Wawi-Schnittstelle erledigt diese Aufgabe im Hintergrund automatisch und gleicht Kundendaten zwischen der Bestellung und der Warenwirtschaft beispielsweise anhand der E-Mail oder anderer Adressinformationen ab.

Die Wawi-Schnittstelle gleicht zudem den Bestellstatus zwischen der Warenwirtschaft und dem Online-Shop ab. Um den Kunden bezüglich seiner Bestellung auf dem Laufenden zu halten, wird die Bestellung zum Beispiel automatisch von “In Bearbeitung” auf “Versendet” gestellt und eine Versandbestätigung verschickt.
 
Artikeldaten und Produktdaten synchronisieren

Ein weiteres Aufgabenfeld für eine Shop-Schnittstelle ist der Abgleich von Artikeldaten zwischen dem Onlineshop und der Warenwirtschaft. Hier steht das Ziel im Vordergrund, Artikel- und Produktdaten nur in einem System vorhalten zu müssen und eine doppelte Pflege zu vermeiden.

Diese Funktion ist mit Abstand die komplexeste und wird nur in seltenen Fällen vollständig umgesetzt. Daher sollte genau geprüft werden, ob diese Funktion wirklich notwendig ist und auf welche Teile sie beschränkt werden kann.

Folgende Daten sind – je nach Shop und Warenwirtschaftssystem – synchronisierbar:

  • Artikel-Stammdaten
  • Metadaten (SEO-Beschreibungstext, Schlüsselwörter)
  • Texte
  • Übersetzungen
  • Varianten (z. B. Größe, Farbe)
  • Eigenschaften (z. B. Abmessungen)
  • Bilder (und ggf. Varianten-Bilder)
  • Preise (verschiedener Preislisten)
  • Kategorien
  • Kategorie-Zuordnungen
  • Hersteller
  • Hersteller-Zuordnungen

Hier stellt sich die Frage, ob es überhaupt sinnvoll ist, all diese Daten sowohl in der Warenwirtschaft als auch im Online-Shop zu speichern. Viele der für den Shop notwendigen Daten, wie Kategorien, Varianten und Bilder, sind nämlich in der Warenwirtschaft häufig nicht notwendig – und umgekehrt.

Praxistipp:

Prüfen Sie, welche Daten sich häufig ändern, und lassen Sie nur diese synchronisieren (z. B. nur Preisänderungen). Dies erspart Ihnen Pflegeaufwand, da sich meistens nur wenige Daten häufig ändern. Definieren Sie dann entweder die Warenwirtschaftssoftware oder den Online-Shop als führendes System für diese Produktdaten. So müssen Sie zwar neue Artikel stets in beiden Systemen neu anlegen, aber das macht es deutlich kontrollierbarer. Eine Synchronisation darüber hinaus ist in vielen Fällen nicht sinnvoll, da oft ohnehin lediglich die Preise und die Artikelnummer in beiden Systemen identisch sind.

Lagerbestände synchronisieren

Häufig überwachen Unternehmen mithilfe ihrer Warenwirtschaftssoftware auch ihre Lagerbestände. In dem System laufen die Daten zum Verkauf und Einkauf über die verschiedenen Kanäle zusammen – also Informationen, die auch die Lagerbestände beeinflussen. Neben verschiedenen Lagerorten unterscheiden fast alle Warenwirtschaftssysteme zwischen den folgenden Kategorien:

  • aktueller Bestand
  • verfügbarer Bestand (aktueller Bestand abzüglich reservierter Mengen)

In der Regel wird der verfügbare Bestand aus der Warenwirtschaft an den Online-Shop übermittelt, damit bereits reservierte Artikel nicht versehentlich bestellt werden können. Da Lagerbestände sich viel häufiger als beispielsweise Artikelstammdaten ändern, sollte die Synchronisation entsprechend häufig erfolgen (zum Beispiel einmal in der Stunde oder öfter).
 
Kundendaten synchronisieren

Eine Besonderheit ist der Abgleich von Kundendaten, da die Kunden sich in der Regel selbst im Onlineshop registrieren können. Bei Endverbraucher-Shops (B2C) ist aus Sicht des Kunden folgender Ablauf üblich:

  1. Warenkorb mit Artikeln füllen
  2. Kundenkonto registrieren
  3. Adressdaten eingeben
  4. Zahlungsart wählen
  5. Bestellung abschließen

Anschließend ist der Kunde zwar im Onlineshop registriert, aber noch nicht in der Warenwirtschaftssoftware angelegt. Weil eine Neukundenregistrierung fast immer zusammen mit einer Bestellung erfolgt, kann der Kunde normalerweise zusammen mit dem Import der Bestellung im Warenwirtschaftssystem angelegt werden. In diesem Fall ist kein zusätzlicher Abgleich notwendig. Dies betrifft folgende Daten:

  • Kundenstammdaten (z. B. Login-E-Mail-Adresse, Name)
  • Versand- und Zahlungskonditionen
  • Adressen

Möchte man aber Änderungen der Kundendaten auch im Warenwirtschaftssystem vornehmen und zum Beispiel eine telefonisch mitgeteilte Adressänderung für die nächste Bestellung im Onlineshop hinterlegen, sollte die Wawi-Schnittstelle auch diese Funktion unterstützen.

Synchronisation von Kundendaten in B2B-Shops
Insbesondere im Business-To-Business-Umfeld (B2B) werden häufig auch Kundenkonten aus der Warenwirtschaft heraus mit dem Onlineshop abgeglichen. Das liegt zumeist an Sonderkonditionen für Händlerkunden und für verschiedene Ansprechpartner im jeweiligen Kundenunternehmen. Im B2B-Umfeld müssen daher zusätzliche Informationen zwischen Shop und Wawi ausgetauscht werden, wie zum Beispiel:

  • Kundennummer
  • Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner
  • Anmeldedaten (Login)
  • spezielle Kundenpreise

Praxistipp:

Soll die Wawi-Schnittstelle auch ein B2B-Geschäft bzw. die ständige Synchronisation von Kundendaten abdecken, muss diese Funktion oft individuell programmiert werden. Denn die meisten Standardschnittstellen reichen in solchen Fällen nicht aus. Prüfen Sie daher unbedingt, ob Sie die genannten Funktionen benötigen. Hilfreich kann dabei der Blogartikel Wann benötigt man eigentlich ein B2B Onlineshop-System (statt B2C)? sein.

Typische Ausbaustufen für eine Shop-Schnittstelle

Wer auf der Suche nach einer Shop-Schnittstelle ist, findet am Markt unter dem Begriff “Shop-Schnittstelle” verschiedene Ausbaustufen. Manche Softwarehersteller bieten je nach Shop und Warenwirtschaft lediglich den Import von Bestellungen an. Andere Anbieter gehen weiter und synchronisieren auch Lagerbestände und einen Teil der Artikeldaten. Häufig findet man daher folgende Ausbaustufen bei Schnittstellen-Software:

  • Bestellungen
  • Bestellungen + Lagerbestände
  • Bestellungen + Lagerbestände + Artikelpreise (ggf. weitere Artikelmerkmale)

Welche Art von Schnittstellensoftware gebraucht wird, hängt von den eigenen Anforderungen und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab. Prüfen Sie deshalb schon im Vorwege, welche Anforderungen Sie haben und ob die gewählte Schnittstellen-Technologie diese Anforderungen abdeckt.

Wawi-Schnittstelle für Online-Shops im B2B-Umfeld

Unternehmen, die einen reinen B2B-Onlineshop betreiben, benötigen in aller Regel ein umfangreicheres Paket an Funktionen in einer Wawi-Schnittstelle. Dies sind meist folgende Kategorien:

  • Bestellungen
  • Lagerbestände
  • Artikelpreise
  • Artikeldaten (mit diversen Merkmalen)
  • Kundendaten (mit Ansprechpartnern inkl. spezieller Preise und Konditionen)

Je nach Geschäftsmodell und Anwendungsfall bieten Standardschnittstellen hier häufig nicht den gewünschten Funktionsumfang.

Praxistipp:

Insbesondere bei B2B-Geschäftsmodellen in Verbindung mit einem Onlineshop müssen die Anforderungen an die Schnittstellensoftware genau spezifiziert werden. Sonst kann es passieren, dass erst nach dem Kauf klar wird, dass die gewählte Software nicht zu den Anforderungen passt. Verwenden Sie daher bei Bedarf eine Checkliste.


 

Standardsoftware vs. Individualprogrammierung

Bei vielen Warenwirtschaftssystemen und ebenso vielen Shop-Systemen auf dem Markt ist keine standardmäßige Wawi-Schnittstelle verfügbar, die genau diese beiden Systeme verbindet. Und auch wenn eine Standardschnittstelle vorhanden ist, enthält sie nicht immer den gewünschten Funktionsumfang.

Wann lohnt sich eine Individualprogrammierung?
Greifen Sie ruhig zu einer Standard-Schnittstellensoftware, sofern sie verfügbar ist. Allerdings ist es wichtig, die Funktionsweise anhand der eigenen Anforderungen genau zu prüfen. Es gibt nämlich großen Spielraum bei der Interpretation des Begriffs “Shop-Schnittstelle”. Da die meisten Anbieter eine Demo-Version bereitstellen, ist ein Funktions-Check in der Regel problemlos möglich.

Eine individuelle Programmierung lohnt sich hingegen immer dann, wenn ein gewisser Umsatz mit dem Onlineshop erzielt wird und wenn es viele komplexe Synchronisationsaufgaben zu bewältigen gilt, für die es keine standardisierte Shop-Schnittstelle gibt. Weil bei einer Individualprogrammierung meistens eine größere Investition als bei einer Standardsoftware zu tätigen ist, empfiehlt es sich natürlich, die zu erwartenden Kosten in Relation zum (geplanten) Umsatz zu setzen.

Fazit und Empfehlung

In manchen Warenwirtschaftssystemen sind standardisierte Shop-Schnittstellen entweder bereits integriert oder über Drittanbieter oder Partnerunternehmen erhältlich. Dies ermöglicht für die allermeisten Synchronisationsaufgaben einen preiswerten Datenabgleich zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft.

Wegen der unterschiedlichen Funktionsumfänge von Programmen der Software-Kategorie “Schnittstelle” sollten Unternehmen im Rahmen der Software-Auswahl aber berücksichtigen, welchen Bedarf sie haben und welche Daten mit der Lösung zwischen den Systemen synchronisiert werden können. Dies trifft insbesondere auf Firmen zu, die neben den Bestellungen auch Artikeldaten und Kundendaten zwischen Wawi und Shop austauschen möchten.

Ein vollständiger Produktdatenabgleich zwischen Wawi und Onlineshop hingegen rentiert sich oft nur dann, wenn laufend Änderungen am Artikelstamm zu erwarten sind. Gegebenenfalls genügt auch ein Teilabgleich (z. B. der Preise), um bereits eine Arbeitserleichterung zu erzielen.

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Daniel Peters
Autor dieses Beitrags
Daniel Peters ist selbstständiger Software-Entwickler aus Hamburg. Er ist spezialisiert auf E-Commerce-Schnittstellen und entwickelt Software zum Verbinden von Warenwirtschaftssystemen mit Onlineshops und Marktplätzen. Zudem berät er Onlinehändler, E-Commerce-Agenturen und Softwarehersteller bei der Implementierung von Schnittstellensoftware im E-Commerce-Umfeld. [danielpeters.eu]

Bildquellen: RS-Studios/Fotolia.com (Beitragsbild oben), Daniel Peters (Porträt)

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