Warenwirtschaft und Produktion digitalisieren – 7 Tipps für KMU - HS

Durch gezielte Digitalisierung lassen sich auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) die Abläufe und das Zusammenspiel verschiedener Arbeitsbereiche nachhaltig optimieren. Dieser Beitrag erläutert in kompakter Form, wie Firmen, die ihre Warenwirtschaft und Produktion digitalisieren möchten, vorgehen sollten.

Wir leben in einer Welt der Individualisierung: So individuell, wie man sich das Privatleben gestaltet, so individuell entwickeln sich auch die Prozesse in den Unternehmen. Umso erstaunlicher ist es, dass die über Jahre hinweg etablierten Arbeitsschritte in vielen Betrieben branchenübergreifend häufig die gleichen Hürden zu überwinden haben. Hört man sich um, treten in KMU immer wieder ganz typische Probleme in den Bereichen Warenwirtschaft und Produktion zutage.

Die Produktion als Mysterium

Oft bleiben Produktionsaufträge bis zu ihrer Fertigstellung ein unergründliches Mysterium: Vom Büro aus ist nicht nachvollziehbar, wie weit ein Fertigungsauftrag fortgeschritten ist und ob die verfügbaren Materialien ausreichen. Zudem ist häufig nicht klar, wie viel Zeit schlussendlich auf den Auftrag gelaufen ist. Daher lässt sich nicht prüfen, ob das Angebot gut und richtig kalkuliert war.

Mit Excel-Tabellen versucht man, der Lücken im Wissensmanagement punktuell Herr zu werden. Damit erzeugt man aber eine Dokumentenflut, die zum Teil eine Komplexität erreicht, die man kaum mehr auseinander dividieren kann. Wehe dem Unternehmen, wenn der Urheber der Basis-Excel-Tabelle eines Tages die Firma verlässt.

Digitalisierung als Lösung

Digitalisierung kann Unternehmen helfen, die genannten Defizite in Warenwirtschaft und Produktion zu beheben. Die Betonung liegt dabei auf “kann”. Digitalisierung kann analoge Prozesse in die digitale Welt heben und den Mitarbeitern die passenden Werkzeuge und Informationen an die Hand geben.

Gut und mit aller Konsequenz durchgeführt, tut der Weg der Digitalisierung erst einmal weh. Perspektivisch kann er aber für viele der Probleme im Unternehmen eine Lösung sein. Biegt man jedoch irgendwann falsch ab, verzettelt man sich in veralteten Prozessen oder spart man an der falschen Stelle, kann die geplante Digitalisierung im Fiasko enden. Daher empfiehlt es sich, jedes Digitalisierungsvorhaben wohlüberlegt anzugehen. Die folgenden Tipps enthalten Hinweise, wie Unternehmen, die die Abläufe in ihrer Warenwirtschaft und Produktion digitalisieren möchten, vorgehen sollten.

7 Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung von Warenwirtschaft und Produktion

1. Prozesse analysieren
Bevor man anfängt, ein Warenwirtschaftssystem und Produktionssoftware zu installieren sowie teure Industrie-Hardware zu kaufen, muss man sich erst einmal darüber im Klaren sein, wie der digitale Arbeitsablauf im Haus aussehen soll. Komplizierte und nicht mehr zeitgemäße Prozesse mit Software vereinfachen zu wollen, ohne das Übel an der Wurzel zu packen, geht in der Regel schief. Genauso wenig nützt es, blind eine Software zu kaufen, ohne die Lücken zu kennen, die es zu stopfen gilt. In solchen Fällen ist die Gefahr groß, dass im Nachhinein festgestellt wird, dass die Software überdimensioniert ist oder aber dass ihr wichtige Funktionen fehlen.

2. Das Werkzeug “Software”
Sind die digitalen Prozesse definiert und hat man die Abläufe, bei denen Software unterstützen soll, herausgearbeitet, erfolgt die Auswahl des Warenwirtschaftsprogramms. Dabei gilt: Die Software der Wahl muss sich an die Anforderungen der neuen Unternehmensstrukturen anpassen – und nicht umgekehrt. Wesentliche Werkzeuge zur Unterstützung der Wertschöpfungskette sollten nicht dauerhaft auf Provisorien aufgebaut werden. Daher ist es nicht empfehlenswert, ein System zu implementieren, dass schon in den Anfängen nur “gerade so” funktioniert.

Eine Software muss immer Luft nach oben lassen, damit sie mit dem Unternehmen wachsen kann. Sie sollte die Nutzer aber auch nicht mit ihrem Funktionsumfang erschlagen, denn die erfolgreiche Etablierung eines softwaregestützten Arbeitsablaufs steht und fällt mit der Einfachheit der Bedienung. Erhöhen nicht benötigte Programmkomponenten die Komplexität, wird das neue Tool bei den Nutzern auf wenig Begeisterung, im schlimmsten Fall sogar auf Widerstand stoßen.

3. Wachstum durch Schnittstellen
An dieser Stelle befinden wir uns wieder tief im Dunstkreis der Individualisierung. Wie schon erwähnt, muss sich die Software an das Unternehmen anpassen und nicht das Unternehmen an die Software. Nun muss man sich aber auch darüber im Klaren sein, dass nur ein individuell entwickeltes Warenwirtschaftssystem dazu zu 100 Prozent in der Lage ist. Sinnhaftigkeit und Investitionsspielraum sollten bei der Betrachtung dieses Lösungswegs gegenübergestellt werden, denn eine Individualsoftware wird definitiv kostspielig.

Sehr viel preiswerter ist es, auf eine Warenwirtschaftslösung zu setzen, die über Schnittstellen mit anderen Funktionen kombinierbar ist. Schnittstellen geben einer Software ein flexibles und damit in Teilen durchaus individuelles Wachstumspotenzial. So kann ein Warenwirtschaftsprogramm auch nachträglich um Planungstools, Lagersoftware und Produktionssoftware, Apps für mobile Endgeräte oder Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) ergänzt werden.

4. Eine Software ist nur so gut wie ihre Datenstruktur
Mit der Einrichtung der Software legt man die Datenbasis fest, mit der im Unternehmen künftig gearbeitet wird. Es lohnt sich, an dieser Stelle ausreichend Zeit zu investieren, die eigene Artikelstruktur zu analysieren und danach eine Datenstruktur festzulegen. Man muss sich zum Beispiel ein Bild darüber verschaffen, welche Artikel an einer anderen Stelle im Arbeitsablauf wie und warum erkennbar sein müssen. Darauf sollten Artikelarten, Belegprozesse und andere Informationsstrategien aufgebaut werden. Datenbestände im laufenden Betrieb umzustrukturieren, ist sehr viel aufwendiger – erst recht, wenn es umfangreiche Bestands- oder Beleghistorien gibt.

5. Die richtige Hardware
Ist man an dem Punkt angekommen, an dem das Warenwirtschaftssystem Form angenommen hat und mittels zusätzlicher Module und Komponenten im Unternehmen ausgebreitet werden soll, steht die Frage nach der Hardware im Raum. Es ist schwierig, im mannigfaltigen Angebot der Industrie-Hardware nicht den Überblick zu verlieren oder sich von den neuesten technologischen Errungenschaften nicht auf eine falsche Fährte locken zu lassen – doch bezüglich des Einsatzes von technischen Innovationen gilt: sehr gern, aber nicht auf Biegen und Brechen.

Am besten beantwortet man die Frage nach der Hardware mithilfe der Mitarbeiter, die künftig damit arbeiten werden. Denn so schön und innovativ es klingt, mit dem Smartphone per RFID Bestände auf einen Lagerort umzubuchen: Am Ende des Tages ist niemandem geholfen, wenn – überspitzt gesagt – das achte Retina-Display bei einem Sturz auf Beton zu Bruch gegangen ist.

6. Ressourcen freiräumen
Für die Einführung von Softwaresystemen braucht es Zeit, die man sich wirklich nehmen sollte. Überstürzte Entscheidungen entpuppen sich später vielleicht als schwere Krux, die das ganze Unterfangen auf die Kippe stellt. Unterm Strich geht es um die Vernetzung der Kernabteilung des Unternehmens und um eine angemessene Verteilung von Wissen und Informationen mit dem Ziel, den Ablauf der Wertschöpfungskette reibungsloser und effizienter zu gestalten. Betroffene Mitarbeiter sollten daher frühzeitig in die Gestaltung der digitalen Prozesse miteinbezogen werden und dafür auch Zeiten freigeräumt bekommen. Denn sie sind die Wissensträger ihres Arbeitsbereiches und können wertvolle Informationen beitragen oder auf Probleme hinweisen, die vorher gar nicht bewusst wahrgenommen wurden. Nicht zuletzt wirkt die Einbindung von betroffenen Mitarbeitern auch als Prävention vor ablehnendem Verhalten oder Berührungsängsten, die solche spürbaren Veränderungen wie die Digitalisierung bisweilen mit sich bringen.

7. Hilfe von außen in Anspruch nehmen
Es ist gar nicht so leicht, sich selbst so weit aus dem eigenen Unternehmen herauszulehnen, dass man einen objektiven Blick auf die Geschehnisse innerhalb der Organisationstrukturen bekommt. Ohne diesen freien Blick ist es allerdings sehr schwer, die tatsächlichen Ursprünge von Problemen in den Abläufen zu sehen. Es reicht schließlich nicht aus, nur das Problem zu beschreiben, man muss auch die Ursache erkennen und dafür eine passende Lösung finden. Wenn man es allein nicht schafft, ein digitales Abbild der Prozesse zu erstellen oder sich im Dschungel der Hard- und Software für kleine und mittelgroße Fertigungsbetriebe zurechtzufinden, sollte man einen externen Berater hinzuziehen. Dieser besitzt die nötige Objektivität, Erfahrung und meist auch spezielles Wissen zu branchenüblicher Soft- und Hardware. Im Interesse einer effizienten Lösungsfindung sollte dieser Schritt lieber früher als später in Erwägung gezogen werden.

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