Warenwirtschaft für Onlinehandel – fit in 6 Schritten

Immer mehr Unternehmen planen, ihre Produkte und Dienstleistungen über das Internet zu verkaufen. Bevor es mit dem Onlinevertrieb richtig losgehen kann, müssen jedoch die Stammdaten und Prozesse im Warenwirtschaftssystem analysiert und gegebenenfalls angepasst werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Warenwirtschaft für den Onlinehandel fit machen.

Viele Unternehmen haben in ihrem Warenwirtschaftssystem keine speziell für den Onlinevertrieb optimierten Stammdaten und Prozesse abgebildet. Das liegt meist daran, dass ein eigener Onlineshop und die Nutzung von Marktplätzen wie Ebay oder Amazon bislang kein Teil der Vertriebsstrategie waren. Stattdessen wurde die Warenwirtschaft für die Lagerwirtschaft, Rechnungsstellung und Buchhaltung eingerichtet. Ist dann der Vertrieb über das Internet geplant, müssen Stammdaten analysiert und Prozesse gegebenenfalls angepasst werden.

Für wen ist dieser Blogbeitrag interessant?

  • Für Unternehmen mit einer bestehenden Warenwirtschaftssoftware
  • ohne angebundenen Onlineshop und/oder Marktplatz

Mithilfe dieses Beitrags können Sie sich einen ersten Überblick über das Thema verschaffen. Die tatsächlich notwendigen Maßnahmen, um eine Warenwirtschaft für Onlinehandel fit zu machen, lassen sich nicht pauschal beschreiben, da jedes Unternehmen unterschiedliche Prozesse und Anforderungen hat.

Schritt 1: Festlegen, was der Onlineshop leisten soll

Dieser Schritt ist elementar wichtig: Legen Sie zu Anfang fest, was der Onlineshop leisten soll. Machen Sie sich ein Bild von den Anforderungen.

Beispiele:

  • Ermitteln Sie zum Beispiel, ob ein B2C-, ein B2B-Onlineshop oder gar eine Mischform im Internet bestehen soll.
  • Möchten Sie Marktplätze bedienen?
  • Welche Anzahl von Artikeln wollen Sie in den Onlinekatalog aufnehmen?
  • Wie viele Besucher erwarten Sie täglich?

All dies sind wichtige Entscheidungen, die das Grundgerüst und das technische Fundament Ihres Onlineshops legen.

Praxistipp:

Legen Sie den Rahmen und die Anforderungen fest, bevor Sie sich an Dienstleister (wie eine E-Commerce-Agentur) wenden. So verschaffen Sie sich vorab einen Marktüberblick über mögliche Shop-Software und Ihre eigenen Anforderungen. Anschließend können Sie die dazu passenden Dienstleister zielgerichtet auswählen.

Schritt 2: Geschäftsmodell auf typische Stolpersteine für den Onlinehandel prüfen

Es gibt eine Reihe typischer Stolpersteine, die beim Einsatz eines Onlineshops in Verbindung mit einer Warenwirtschaft im Weg liegen können. Vor einigen kann dieser Artikel Sie möglicherweise bewahren.

Zuschläge für Zahlungsarten vermeiden
Fast alle Zahlungsanbieter (wie PayPal, heidelpay, PAYONE, paydirekt, usw.) erheben Gebühren für die Zahlungsabwicklung. Nun liegt der Gedanke nahe, diese Kosten an die Kunden weiterzureichen. Dies ist schon aus rechtlichen Gründen heikel und bietet viel Raum für Rechtsverletzungen. Wenn möglich, verzichten Sie auf Zuschläge für Zahlungsarten oder suchen sich sachkundige Beratung.

Bestellbestätigungen versenden
Es ist nicht nur wegen eines professionellen Auftretens sinnvoll, sondern auch aus Gründen des Kundenservice zu empfehlen: Versenden Sie über das Shopsystem unmittelbar nach der Bestellung automatisch eine Bestellbestätigung per E-Mail. In der Bestellbestätigung muss alles Notwendige (wie beispielsweise Widerrufsbelehrung, AGB usw.) enthalten sein. Die gute Nachricht: Die meisten Shopsysteme unterstützen dies standardmäßig, da es sich auch um eine gesetzliche Anforderung handelt.

Artikel mit kleinen Lagerbeständen im Verkauf
Falls Sie mit Artikeln in kleiner Lagerstückzahl sowohl online als auch offline im Ladengeschäft handeln, besteht ein Risiko für Überverkäufe. Die Ursache ist, dass die meisten Onlineshops keinen direkten Zugriff auf die echten Lagerbestände der Warenwirtschaft haben. Sie werden stattdessen in gewissen Zeitabständen abgeglichen, um die Performance des Shops nicht zu beeinträchtigen.

Angenommen, der Lagerbestand wird häufig, zum Beispiel alle fünf Minuten, zum Onlineshop übertragen: Kaufen zwei Kunden denselben Artikel sowohl im Ladengeschäft als auch im Onlineshop innerhalb dieses Zeitfensters, geht ein Kunde zwangsläufig leer aus. Hierfür gibt es verschiedene Lösungsansätze, die im Blogartikel Tipps zum Synchronisieren von Lagerbeständen zwischen Onlineshop und Wawi detailliert beschrieben sind.

Praxistipp:

Wenn Sie das Risiko für Überverkäufe als gering einschätzen und hier keinen akuten Handlungsbedarf sehen, ignorieren Sie es. Dies kann insbesondere dann, wenn die Wiederbeschaffungszeit für die betroffenen Artikel kurz ist, bereits eine gute Lösung sein und macht die Synchronisierung der Bestände besser handhabbar.


Preis-Abweichung zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft
Manchmal kann es vorkommen, dass im Onlineshop ein günstigerer Preis angeboten wird, als in der Warenwirtschaft hinterlegt wurde. Dies ist oft auf Anwenderfehler zurückzuführen und muss berücksichtigt werden.

Praxistipp:

Versenden Sie immer nur eine Bestellbestätigung automatisch – und die Auftragsbestätigung erst nach Prüfung. Denn erst nach dem Versand der Auftragsbestätigung wird die Bestellung bindend. Diese Vorgehensweise verschafft Ihnen die Möglichkeit, Preise und Bestände zuvor zu prüfen.


B2B-Geschäftsmodell im B2C-Shopsystem
Die meisten Shopsysteme sind für das B2C-Geschäft ausgelegt. Wenn Sie zusätzlich auch B2B-Verkäufe abwickeln möchten, ist eine genaue Prüfung der Funktionen gefragt. Nicht selten kommt es vor, dass man meint, das perfekte Shopsystem gefunden zu haben. Im späteren Projektverlauf stellt sich dann jedoch heraus, dass klassische B2B-Anforderungen, wie kundenindividuelle Preise, abgebildet werden müssen. Es kann ein K.-o.-Kriterium für das gesamte Projekt sein, wenn das Shopsystem dafür nicht ausgelegt ist.

Praxistipp:

Wenn Sie, statt mit individuellen Preisen, mit Preislisten (z. B. Endkundenpreise und Händlerpreise) arbeiten, können Sie bei den meisten Shopsystemen Kundengruppen bilden. Diesen Kundengruppen weisen Sie dann jeweils eine Preisliste zu. Dadurch haben Sie eine größere Auswahl an Shopsystemen und müssen nicht ständig die Preise abgleichen.

Schritt 3: Prozesse für den Belegfluss, Lagerabgleich und Bestellabschluss planen

Hand aufs Herz: Wie gut kennen Sie Ihre Prozesse zur Abwicklung einer Bestellung im Unternehmen? Wie klar und eindeutig ist dieser Prozess definiert? Was bedeutet das für Bestellungen aus dem Onlineshop?

Um die Warenwirtschaft für Onlinehandel fit zu machen, empfiehlt es sich, die betroffenen Prozesse zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Klarheit ist hier von Vorteil. Außerdem sollten die Offline- und Onlineprozesse möglichst innerhalb der Warenwirtschaft konsolidiert sein. So müssen die daran beteiligten Personen nicht mehrere Bereiche beherrschen.

Ein typischer Prozess für die Abwicklung einer Bestellung kann wie folgt im Warenwirtschaftssystem erfasst werden:

  1. Der Kunde bestellt bei Ihnen online oder offline.
  2. Es entsteht ein Belegdokument in der Warenwirtschaft (z. B. durch Import aus dem Onlineshop oder durch manuelle Eingabe).
  3. Die Bestellung wird geprüft (Lagerbestände, Preise, Zahlungseingang).
  4. Es wird eine Auftragsbestätigung an den Kunden versendet.
  5. Dann wird der Lieferschein erstellt und die Bestellung an die Logistik übergeben.
  6. Die Logistik verpackt und versendet die Bestellung. Dabei werden ein Sendungsetikett erstellt und der Lieferschein (manchmal auch schon die Rechnung) beigelegt.
  7. Es erfolgt eine Versandbestätigung per E-Mail. Falls dem Paket keine Rechnung beiliegt, erfolgt nun der Versand der Rechnung.

Schritt 4: Automatisierungsbedarf ermitteln

Der Onlinehandel bietet ein enormes Potential für die Automatisierung und Digitalisierung des gesamten Bestellprozesses. Denn der Kunde erfasst die eigenen Daten und den Warenkorb selbst. Zudem liegen die notwendigen zusätzlichen Stammdaten in der Warenwirtschaft ebenfalls schon vor. Treibt man es auf die Spitze, bleibt im Bestellprozess in einem Onlineshop nur noch die Versandabwicklung (Picken und Verpacken der Ware) als manuelle Tätigkeit übrig.

Demzufolge ist es für die meisten Unternehmen sinnvoll, die Erstellung von Onlinebestellungen als Bestellbeleg in der Warenwirtschaft zu automatisieren, was meist durch einen Import erledigt werden kann. Dies lohnt sich bereits bei einem kleinen Bestellvolumen, da es personelle Kapazitäten freigibt, manuelle Erfassungszeit einspart und Fehler vermeidet.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Bereiche, in denen großes Automatisierungspotenzial liegt:

  • Artikel- und Preispflege (Wawi zum Onlineshop)
  • Lagerbestände übertragen (Wawi zum Onlineshop)
  • Kundenadressen aktualisieren (Wawi zum Onlineshop)
  • Zahlungseingänge verbuchen (vom Zahlungsanbieter an die Fibu)
  • Und noch vieles mehr

Planen Sie daher am besten im Vorfeld, wo sich die Automatisierung für Ihr Unternehmen lohnt.

Schritt 5: Stammdaten im Warenwirtschaftssystem pflegen

Durch vorheriges Bestimmen des Automatisierungsbedarfs kann abgeleitet werden, welche Stammdaten in der Wawi eingepflegt werden müssen, damit die Warenwirtschaft für Onlinehandel gerüstet ist.

Wenn beispielsweise Artikel automatisch von der Wawi an den Onlineshop übertragen werden sollen, sind zumeist auch Bilder und SEO-relevante Texte wie Meta-Beschreibungen und Meta-Titel zu hinterlegen. Darüber hinaus genügen einfache Beschreibungstexte im Onlineshop nicht mehr, wenn diese vorher nur auf die Darstellung auf Dokumenten wie Lieferscheinen oder Rechnungen optimiert waren.

Zusätzlich ist die Einrichtung eines Onlineshops eine gute Gelegenheit, den eigenen Kundenstamm zu bereinigen. Beispielsweise haben Sie über die E-Mail-Adresse ein Kriterium, mit dem Onlinekunden mit Bestandskunden abgeglichen werden können, um doppelte Kundennummern zu verhindern. Daher ist es hilfreich, bei Bestandskunden eine E-Mail-Adresse und bei Firmenkunden die Einkäuferinnen und Einkäufer zu hinterlegen.

Schritt 6: Einsatz einer Shop-Schnittstellen-Software

Nachdem Sie die vorigen Schritte absolviert haben, ist Ihre Warenwirtschaft nun fast fit für den Onlinehandel. Es fehlt nur noch der Einsatz einer geeigneten Schnittstellensoftware, damit die bisherigen Maßnahmen auch Früchte tragen.

Man kann bei Shop-Schnittstellen zwischen zwei Varianten unterscheiden.

Schnittstellen-Variante: Middleware
Bei der Middleware handelt es sich um eine eigenständige Software, die zwischen der Shopsoftware und der Warenwirtschaftssoftware implementiert wird. Solche Shop-Schnittstellen werden überwiegend eingesetzt.

Sie sorgen über die Datentransformation (sinngemäß: durch “Übersetzung” und Vermittlung) von Daten dafür, dass beispielsweise Bestellungen im richtigen Format in die Warenwirtschaft importiert werden oder Artikeldaten aus der Wawi im richtigen Format an den Onlineshop übertragen werden.

Middleware-Schnittstellen sind für viele Szenarien als Standardsoftware verfügbar. Häufig werden sie auch als Individualprogrammierung angeboten.

Schnittstellen-Variante: Integrationslösung
Bei der Integrationslösung handelt es sich um keine Schnittstelle im eigentlichen Sinne, sondern um eine direkte Integration beider Softwaresysteme miteinander. Es handelt sich dabei sowohl beim Onlineshop als auch bei der Warenwirtschaft praktisch um dasselbe System. Eine derart tiefe Integration ist nur dann möglich, wenn beide Systeme die gleichen oder ähnliche Datenstrukturen aufweisen. Dies ist meist nur bei wenigen All-In-One ERP-Systemen (als Software-as-a-Service in der Cloud) oder sehr großen ERP-Lösungen mit eigens integriertem Onlineshop der Fall.

Vorteil der Integrationslösung: Es brauchen keine Daten über zusätzliche Schnittstellen miteinander ausgetauscht und keine Kennzeichen (wie Zahlungsarten) für das jeweils andere System “übersetzt” zu werden.

Praxistipp:

In der Praxis kommt man nur selten um den Einsatz von Middleware als Schnittstellen-Software herum. Allerdings kann mit heutigen Techniken wie APIs (Programmierschnittstellen) auf Seiten der Onlineshops aber auch bei modernen Warenwirtschaftssystemen ein Zustand erreicht werden, der einer Integrationslösung sehr nahekommt, aber trotzdem die Vorteile eigenständiger Systeme bietet.

 

Fazit

In diesem Artikel wurden sechs Schritte vorgestellt, um die Warenwirtschaft für Onlinehandel fit zu machen. Er zeigt auf, dass trotz aller technischen Voraussetzungen und Verfügbarkeit von Schnittstellen, Shopsystemen und Warenwirtschaftssystemen eine Reihe von Maßnahmen und Planungen rund um die individuellen Geschäftsmodelle zu erledigen sind. Diese spiegeln sich dann auch direkt in der Wawi wider und müssen bei jeder Form der Automatisierung bedacht werden. Die wichtigste Aufgabe bleibt daher, die individuell notwendigen Maßnahmen zu ermitteln und die Software und die Prozesse für das jeweilige Unternehmen anzupassen.

Daniel Peters
Autor dieses Beitrags
Daniel Peters ist selbstständiger Software-Entwickler aus Hamburg. Er ist spezialisiert auf E-Commerce-Schnittstellen und entwickelt Software zum Verbinden von Warenwirtschaftssystemen mit Onlineshops und Marktplätzen. Zudem berät er Onlinehändler, E-Commerce-Agenturen und Softwarehersteller bei der Implementierung von Schnittstellensoftware im E-Commerce-Umfeld. [danielpeters.eu]

Bildquellen: sdecoret/Fotolia.com (Beitragsbild oben), Daniel Peters (Porträt)

0 Kommentare

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht. Es gilt unsere Datenschutzerklärung.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.