Warenwirtschaft einführen in sieben Schritten

Bei der Auswahl und Einführung einer Warenwirtschaftssoftware kann man einiges falsch machen. Dieser Beitrag erläutert in kompakter Form, wie Sie vorgehen sollten, wenn Sie eine neue Warenwirtschaft einführen.

Stellen Sie sich das einmal vor: Sie haben kürzlich ein Warenwirtschaftssystem (WWS) in Ihrem Unternehmen eingeführt. Zunächst lief alles reibungslos. Dann haben sich die betrieblichen Anforderungen geändert – was Anpassungen am System erfordert. Doch die Warenwirtschaftssoftware erweist sich als unflexibel und starr. Zudem ist der Anbieter nicht imstande, benötigte Funktionen auf absehbare Zeit nachzuliefern. Kurzum, Sie haben auf die falsche Lösung gesetzt. Daher bleibt Ihnen nur ein Ausweg: Sie müssen die eben erst implementierte Software wieder rausschmeißen und eine anderee Warenwirtschaft einführen.

Dieses fiktive Szenario lässt erahnen, woran Softwareprojekte im Bereich der Warenwirtschaft scheitern können – nämlich an unzureichender Planung. Deshalb sollte man bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems von Anfang an planvoll und strukturiert vorgehen. Die folgenden Tipps nennen – in groben Zügen – die wesentlichen Schritte eines erfolgreichen Softwareprojekts.

1. Ziele klar definieren – Was wollen Sie mit dem neuen Warenwirtschaftssystem erreichen?

Bereits der Dichter Christian Morgenstern (1871-1914) wusste: Wer das Ziel nicht kennt, wird den Weg nicht finden. Bestimmen Sie daher auch bei Ihrem Softwareprojekt zuerst die Ziele, die Sie mit der Einführung einer neuen Warenwirtschaftssoftware verfolgen. Dies können zum Beispiel sein:

  • Schnellere Auftragsabwicklung durch besseren Informationsfluss
  • Bessere Qualität und höhere Aktualität von Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und Ergebniskontrolle
  • Senkung der Kosten durch Rationalisierung der Betriebsabläufe
  • Ablösung papierbasierter/händischer Prozesse etc.

2. Anforderungen deutlich benennen – Was muss die Warenwirtschaftssoftware können?

Erstellen Sie ein Lastenheft (Anforderungskatalog) mit Ihren Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem. Legen Sie darin fest, welche Funktionsbereiche die Warenwirtschaftssoftware abdecken muss.

Zu den Kernaufgaben einer Warenwirtschaft gehören unter anderem:

  • Auftragsverwaltung
  • Erfassung und Bereitstellung der Daten zu Warenbeständen (Bestandsführung)
  • Steuerung des Warenflusses
  • Erfassung und Verarbeitung der Wareneingänge und Warenausgänge
  • Sortimentsverwaltung
  • Inventur
  • Rechnungsprüfung

Ein gutes Warenwirtschaftssystem bietet darüber hinaus Zusatzfunktionen wie zum Beispiel: Einkauf (Bestellwesen), Chargenverwaltung, oder Offene-Posten-Verwaltung.

Je nach Branche und betrieblichen Gegebenheiten kann es außerdem sinnvoll sein, die Warenwirtschaft mit anderen Funktionsbereichen im Unternehmen zu verknüpfen. Beispiele hierfür sind:

Die gewünschten Funktionsbereiche können – sofern es sich um verschiedene Systeme handelt – über Schnittstellen miteinander verbunden werden. Dies erfordert je nach IT-Struktur etwas Anpassungsaufwand. Es gibt jedoch auch Warenwirtschaftssysteme, bei denen sich die benötigten Funktionen als modulare Erweiterungen in das WWS integrieren lassen.

 

Infografik: Elemente und Funktionen einer Warenwirtschaftssoftware – inklusive Produktion

Warenwirtschaftssystem einführen

 

3. Anbieter sorgfältig auswählen – Wer eignet sich?

Auf Basis Ihrer Vorüberlegungen können Sie nun Anbieter von Warenwirtschaftssoftware recherchieren. Dabei gilt es, eine Grundsatzentscheidung zu treffen: Soll es eine speziell für Ihr Unternehmen angefertigte Software (Individualsoftware) oder eine Standardsoftware sein? Beides hat Vor- und Nachteile, wie die folgende Übersicht zeigt.

Standardsoftware vs. Individualsoftware 

Standardsoftware
Vorteile

  • Geringere und genauer kalkulierbare Kosten
  • Breiter Funktionsumfang
  • Flexible Anpassung an betriebliche Besonderheiten durch modularen Aufbau und Customizing möglich
  • Stetige Weiterentwicklung durch den Hersteller
  • Geringeres Fehlerrisiko, da häufig eingesetzt
  • Schnelle Verfügbarkeit

Nachteil

  • Integration in bestehende Strukturen oft mit Einführungsaufwand verbunden

Individualsoftware

Vorteil

  • Geringerer Anpassungsaufwand, weil auf die betrieblichen Prozesse individuell zugeschnitten

Nachteile

  • Hohe Abhängigkeit vom Softwareentwickler
  • Meist höhere Anschaffungskosten
  • Eingeschränkte Flexibilität, wenn dies nicht beim Systementwurf eingeplant wurde
  • Meist höhere Kosten für Wartung und Weiterentwicklung
  • Möglicherweise unzureichende Kapazitäten für Support und Weiterentwicklung auf Anbieterseite

 

Für die meisten KMU dürfte eine Standardsoftware die bessere Wahl sein. Sie ist in der Regel deutlich preisgünstiger als eine individuell angefertigte Software. Zudem bietet Standardsoftware durch stetige Weiterentwicklung und Wartung oft ein höheres Maß an Zukunftssicherheit. Auch das verbreitete Vorurteil gegenüber Standardsoftware, man müsse erst einmal die Geschäftsprozesse anpassen, ist in der Praxis längst widerlegt. Moderne Standard-Warenwirtschaftssysteme lassen sich aufgrund ihres modularen Aufbaus flexibel konfigurieren und durch sogenanntes Customizing (von engl. customization = Anpassung) auf die Bedürfnisse des Kunden zuschneiden.

Nachdem Sie Ihre Grundsatzentscheidung getroffen haben (Individualsoftware vs. Standardsoftware), wählen Sie einen engeren Kreis von (vielleicht drei) infrage kommenden Kandidaten aus. Bitten Sie die Anbieter auf der Grundlage Ihres Lastenhefts jeweils ein Angebot abzugeben. Wichtig: Legen Sie bei den Angeboten auf die Vergleichbarkeit des Leistungsumfangs Wert.

4. Zuständigkeiten, Abläufe und Fristen festlegen – Wer übernimmt welche Aufgaben bei der Einführung des Warenwirtschaftssystems?

Sie haben eine Lösung ausgewählt. Klären Sie nun, bevor Sie die Warenwirtschaft einführen, wer innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens für was zuständig ist. Festzulegen sind unter anderem die folgenden Zuständigkeiten:

  • Wer ist in Ihrem Unternehmen verantwortlicher Hauptansprechpartner während des Einführungsprojekts?
  • Wer sind ggf. die Ansprechpartner in den Fachabteilungen?
  • Wer erstellt das Konzept?
  • Wer ist auf Seiten des Softwareanbieters bzw. bei dessen Vertriebs- und Implementierungspartner Ihr Ansprechpartner?
  • Für welche Aufgaben ist der Softwareanbieter (bzw. dessen Partner) zuständig?
  • Wer ist für die Datenübernahme vom alten System in das neue System verantwortlich?

Legen Sie außerdem in Abstimmung mit dem Softwareanbieter die Abläufe und Fristen fest:

  • Wer muss bis zu welchem Zeitpunkt welche Aufgaben erledigt haben?
  • Bis wann müssen die Daten aus dem Altsystem importiert worden sein?
  • Wann beginnt die Testphase?
  • Wann soll das neue WWS in den Echtbetrieb gehen?

Wenn Sie alle Fragen zufriedenstellend beantwortet haben, können Sie starten und die neue Warenwirtschaft einführen. Ihr Softwarepartner unterstützt Sie bei der Installation und Konfiguration des Systems.

5. Gründlich testen – Das neue WWS auf Herz und Nieren prüfen

Bevor Sie mit dem neuen Warenwirtschaftssystem in den Echtbetrieb gehen, sollten Sie es gründlichen Tests unterziehen. Zu prüfen sind insbesondere:

  • Funktionen
  • Stabilität der Prozesse
  • Schnittstellen
  • Konsistenz der übernommenen Daten

Häufig werden in der Testphase noch Anpassungen am System vorgenommen (z. B. Fehlerkorrekturen, Ergänzung von Funktionen). Nach dem letzten erfolgreichen Systemtest können Sie den finalen Termin für den Produktivstart der neuen Warenwirtschaftssoftware festlegen – und endlich loslegen.

6. Schulungen einplanen – Die Anwender rechtzeitig ins Boot holen

Dieser Projektschritt steht hier zwar erst an sechster Stelle – doch warten Sie mit der Schulung Ihrer Mitarbeiter nicht bis zum Produktivstart. Wenn Sie eine Warenwirtschaft einführen, sollten zuerst Ihre IT-Fachleute (Systemadministratoren) und die Führungskräfte mit der Konfiguration und Rechtevergabe sowie mit der Bedienung vertraut gemacht werden.
Im nächsten Schritt lernen die künftigen Anwender die Bedienabläufe der Software kennen, um anschließend im Tagesgeschäft sicher damit umgehen zu können.

7. Kontinuierlich optimieren – Nach dem Produktivstart geht’s weiter

Sie haben es geschafft: Das neue Warenwirtschaftssystem ist an den Start gegangen und läuft im Echtbetrieb. Aber damit ist das Projekt keineswegs automatisch beendet. Meistens zeigen sich nach dem Produktivstart und den ersten Erfahrungen der Anwender weitere Möglichkeiten, das System zu optimieren. Betrachten Sie die Weiterentwicklung Ihrer Warenwirtschaft daher als einen fortlaufenden Prozess. Und nehmen Sie Ihren Softwareanbieter und dessen Partner dabei in die Pflicht.

Bildquellen: fritz international/photocase.de (Beitragsbild oben), HS – Hamburger Software (Infografik)

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