Lohnsoftware wechseln

Lohnsoftware wechseln – so klappt der Umstieg reibungslos

Ein Wechsel der Lohnsoftware kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll oder sogar notwendig sein. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf zu achten ist, wenn Sie auf ein neues Programm für Ihre Lohnabrechnung umsteigen.

Schlecht erreichbare Hotline, falsche Abrechnungen aufgrund von Programmfehlern, späte Updates, eingestellte Weiterentwicklung: Wer als Anwender von Lohnabrechnungssoftware mit solchen Problemen zu kämpfen hat, denkt früher oder später über einen Programmwechsel nach. Viele Unternehmer befürchten dabei einen hohen wechselbedingten Aufwand und Probleme bei der laufenden Abrechnung. Tatsächlich bringt ein Programmwechsel in der Lohnabrechnung eine Reihe von Aufgaben mit sich. Diese sind in aller Regel aber schnell erledigt.

Unterjährig oder zum Jahresbeginn die Lohnsoftware wechseln?

Gleich zu Beginn stellt sich die Frage, wann der beste Zeitpunkt für einen Systemwechsel in der Lohnabrechnung ist. Ganz klar – nicht in jeder Situation haben Sie die Möglichkeit, sich den Zeitpunkt für den Umstieg auszusuchen. Besteht diese Möglichkeit jedoch, ist der Wechsel zum 1. Januar stets einem unterjährigen Wechsel der Lohnabrechnungssoftware vorzuziehen. Der Grund dafür ist einfach: Zum Ende des Jahres müssen Sie ohnehin alle Lohnkonten abschließen. Somit steht einem sauberen Start ins neue Abrechnungsjahr nichts entgegen.

Bei einem unterjährigen Programmwechsel in der Lohnabrechnung besteht hingegen die Gefahr von Übertragungsfehlern bei der Übernahme von Vortragswerten. Zudem sind die Werte schwieriger zu kontrollieren, da Sie gegebenenfalls die Werte aus zwei Systemen zur Prüfung der Daten heranziehen müssen.

Datenübernahme aus dem alten Programm

Wenn Sie Ihre Lohnsoftware wechseln, stellt die Übernahme der Daten aus dem bisherigen System für die Entgeltabrechnung eine der größten Herausforderungen dar. Hierzu zählen zum einen die Mitarbeiterstammdaten wie Name, Anschrift, Kontaktdaten und Bankverbindung, zum anderen die Lohn- und Abrechnungsdaten. In vielen Fällen lassen sich diese Daten grundsätzlich auslesen und importieren, sofern die bisherige Lohnabrechnungssoftware sie beispielsweise in einem Excel-Format bereitstellt.

Kleine und mittlere Unternehmen entscheiden sich aber häufig dafür, die Daten händisch in die neue Lohnsoftware zu übertragen. Dies liegt zum einen daran, dass der Aufwand aufgrund überschaubarer Mitarbeiterzahlen vergleichsweise gering ist. Zum anderen ist auch bei einem automatisierten Datenimport eine manuelle Überprüfung auf mögliche Inkonsistenzen hin erforderlich. Vor allem wenn es um die Übernahme der Daten für die laufende Abrechnung geht, ist ein wenig Handarbeit gefragt. Inbesondere die bereits erwähnten Vortragswerte sollten genau geprüft werden.

Lohnsoftware wechseln – das ist ebenfalls zu beachten

An- und Abmeldung in der Sozialversicherung

Um die alte Software für die Entgeltabrechnung abzuschließen, ist die Abmeldung aller Mitarbeiter in der Sozialversicherung erforderlich. Hierfür erzeugen Sie eine Abmeldung mit dem Grund 36 „Abmeldung wegen Wechsels des Entgeltabrechnungssystems“. Dabei werden Vortragswerte erzeugt, die nun je nach Softwarebasis manuell oder automatisiert in das neue Programm zur Lohnabrechnung überführt werden können.

Nach dem Umstieg auf die neue Lohnsoftware werden alle Mitarbeiter wieder angemeldet, dieses Mal mit dem Grund 13 „Anmeldung aus sonstigen Gründen“.

Hinweis: Grundsätzlich wären bei einem Programmwechsel zum Jahresende keine Vortragswerte erforderlich. Wird jedoch mit dem Beitragsschätzverfahren der Krankenkassen gearbeitet, muss die Differenz zwischen der tatsächlichen und voraussichtlichen Beitragsschuld als Vortragswert bei der Krankenkasse eingegeben werden.

UV-Jahresmeldungen bei der Berufsgenossenschaft

Die Jahresmeldung zur Unfallversicherung (UV) reichen Sie nur einmal jährlich ein, Stichtag ist der 16. Februar des Folgejahres. Wenn Sie zum 1. Januar die Lohnsoftware wechseln, so übernehmen Sie einfach die aufgelaufenen Werte zum Stand 31. Dezember in das neue Programm. Bei einem unterjährigen Wechsel arbeiten Sie mit Vortragswerten, die in das neue Programm übernommen und in den Folgemonaten fortgeschrieben werden. Eine Ummeldung wegen des Systemwechsels ist nicht notwendig.

Ummeldung in ELStAM

Auch ELStAM muss über den Umstieg auf die neue Lohnsoftware informiert werden. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Ab-/Anmeldung: Sie können alle Mitarbeiter im alten System abmelden und in der neuen Lohnabrechnungssoftware wieder anmelden.
  • Ummeldung: Eleganter ist es, im neuen System für die Lohnabrechnung eine Ummeldung bei ELStAM vorzunehmen. Dadurch entfällt der Arbeitsschritt der Abmeldung im alten Programm, weil die Mitarbeiter im alten System automatisch abgemeldet werden.

Lohnsteuerbescheinigungen

Die Lohnsteuerbescheinigung wird normalerweise nur einmal jährlich ausgestellt. Durch die Übertragung von Vortragswerten in die neue Lohnabrechnungssoftware ist es möglich, auch im Jahr des Programmwechsels in der Lohnabrechnung eine einzige Lohnsteuerbescheinigung auszudrucken. Alternativ ist es aber auch möglich, zwei Lohnsteuerbescheinigungen auszudrucken, eine für die mit der alten Software abgewickelten Zeiträume, eine für den Rest des Jahres.

Sabine Hutter
Autorin dieses Beitrags
Sabine Hutter ist freie Texterin aus dem bayerischen Waidhofen. Die Betriebswirtin und ehemalige Personalreferentin schreibt in diesem Blog Beiträge zu HR-Themen.
[gekonnt-gesagt.de]

Bildquellen: leno2010/Fotolia.com (Beitragsbild oben), Sabine Hutter (Porträt)

0 Kommentare

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht. Es gilt unsere Datenschutzerklärung.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.