Die Lohnabrechnung selbst erstellen – lohnt sich das?

Die Anforderungen an die Personalarbeit steigen. Manche Arbeitgeber kommen da auf die Idee, die Lohnabrechnung auszulagern, um die Personalabteilung zu entlasten und Kosten zu sparen. Aus Sicht der Personaler ist das jedoch meistens eine Milchmädchenrechnung. Am Ende geben sie nämlich nicht nur Aufgaben, sondern auch Fachkompetenz und Know-how ab. Hier ein paar Argumente für die Durchführung der Lohnabrechnung im Unternehmen.

Die Personalabteilung führt die Lohnabrechnung durch – früher einmal galt das in Unternehmen als selbstverständlich. Mittlerweile pflegen die Spezialisten im Bereich Human Resources (HR) jedoch ein vielschichtigeres Rollenverständnis: Immer mehr Personaler betrachten die Lohnabrechnung nicht mehr als den Hauptzweck ihrer Tätigkeit. Sie verstehen sich selbst in erster Linie als firmeninterne Dienstleister, die die Führungskräfte und Mitarbeiter in personalwirtschaftlichen Belangen beraten.

Auf der HR-Agenda nach unten gerutscht: die Lohnabrechnung

Das veränderte Rollenverständnis von Personalern ist eine Begleiterscheinung der sich ändernden Rahmenbedingungen in der Arbeitswelt. Angesichts von Fachkräftemangel und demografischem Wandel sind Arbeitgeber mehr denn je darauf angewiesen, sich als attraktive Marke zu präsentieren, das Recruiting zu professionalisieren und in die Personalentwicklung zu investieren. Es gibt also einiges zu tun im Bereich Human Resources. Dabei gerät die Lohnabrechnung zunehmend aus dem Blickfeld von Personalverantwortlichen und Management.

Oft mehr Aufwand als gedacht: Outsourcing der Lohnabrechnung

Es liegt aber nicht nur an der Aufgabenfülle in den Personalabteilungen, dass die Abrechnung des Entgelts nicht zu den beliebtesten Aufgaben zählt. Die Bereitschaft zum Outsourcing hängt auch damit zusammen, dass die Lohnabrechnung eine inhaltlich anspruchsvolle Disziplin mit großer Änderungsdynamik ist. Häufige gesetzliche Neuerungen, zunehmende Digitalisierung in Form neuer Verfahren, zahllose zu beachtende Normen – all das erfordert Fachwissen und kontinuierliche Weiterbildung. Daher fallen die Offerten von Dienstleistern, die kostengünstiges und unproblematisches Outsourcing versprechen, in überlasteten Personalabteilungen häufig auf fruchtbaren Boden. Ob Unternehmen mit dem Ergebnis einer Auslagerung anschließend zufrieden sind, dazu gibt es keine systematischen, unabhängigen Erhebungen. Fest steht aber: Outsourcing bedeutet keineswegs, dass der Auftraggeber mit der ausgelagerten Aufgabe nichts mehr zu tun hat. So muss er zum Beispiel die Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister steuern. Nicht selten gibt es eine doppelte Datenhaltung. Außerdem können individuelle Klärfälle, Abrechnungskorrekturen, Datenänderungen und Ähnliches mehr jederzeit zusätzlichen Abstimmungsbedarf verursachen, der den vorgesehenen Kosten- und Zeitrahmen sprengt.

Lohnabrechnung bleibt Kernservice von HR

Personalabteilungen, die ein Outsourcing der Lohnabrechnung planen oder diesen Schritt schon gegangen sind, sollten sich auch die grundsätzliche Frage stellen: Ist es tatsächlich sinnvoll, den ureigenen Kernservice auszulagern? Berücksichtigt man in diesem Zusammenhang, dass viele Beschäftigte Umfragen zufolge die Lohnabrechnung nach wie vor für die wichtigste Dienstleistung ihrer Personalabteilung halten, lautet die Antwort hier eindeutig: Nein. Denn geben die Personaler ihre eigentliche Paradedisziplin auf, nehmen sie damit nicht nur ihr bekanntestes Angebot vom Markt, sondern schaffen sich auch selbst ein Stück weit ab.

Wichtige Informationsquelle für Personaler

Ein anderer Aspekt, der gegen eine Auslagerung spricht: Führt die Personalabteilung die Entgeltabrechnung selbst durch, liegen ihr wichtige Daten zu den Mitarbeitern systematisch und auswertbar vor. Auf dieser Basis können die Personaler den Beschäftigten beispielsweise schnell Auskünfte erteilen, etwa zu Fehlzeiten, oder Bescheinigungen ausstellen. Durch den Zugriff auf einen Datenpool und über den Austausch mit den Mitarbeitern erhalten sie wertvolle Informationen über deren Lebensplanung, Leistungsvermögen und Wünsche.

Zudem kann die Personalabteilung die Mitarbeiter nur dann kompetent zu Themen wie Elternzeit, betriebliche Altersvorsorge oder Dienstwagennutzung beraten, wenn sie über Kenntnisse in der Entgeltabrechnung sowie im Sozialversicherungs- und Steuerrecht verfügt. Gibt sie die Lohnabrechnung und das zugehörige Know-how ab, ist das oft nicht mehr der Fall. Dann laufen die Personaler Gefahr, den Kontakt zu den Mitarbeitern zu verlieren, weniger über die personalwirtschaftlichen Herausforderungen des Unternehmens zu wissen und schlimmstenfalls als entbehrlich wahrgenommen zu werden. Eine derartige Entwicklung ist jedoch weder im Interesse der Personalabteilung noch im Sinne des Unternehmens.

Zum Glück bedarf es keiner Entweder-oder-Entscheidung: Mithilfe geeigneter Personalsoftware können auch kleine und mittlere Unternehmen sowohl die klassische Lohnabrechnung als auch die zusätzlich entstandenen HR-Aufgaben effizient und zuverlässig bewältigen.

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Bildquelle: ty/Fotolia.com

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