Liquiditätssicherung: Inkasso effizient und einfach nutzen

Hohe Absatzzahlen allein bedeuten noch keinen Gewinn – die Kunden müssen auch zahlen. Bei hartnäckigem Zahlungsverzug sollten Unternehmen daher rechtzeitig einen seriösen Dienstleister mit dem Inkasso ihrer Forderungen beauftragen. Dies ist auch direkt aus der Finanzbuchhaltungssoftware heraus möglich.

Das Zahlungsziel ist längst verstrichen, doch der Kunde zahlt einfach nicht? Mit diesem Problem stehen Unternehmen im B2B-Geschäft keineswegs allein – im Gegenteil. Dass Leistungsempfänger Rechnungen erst spät begleichen, ist mittlerweile fast schon die Regel.

Laut dem aktuellen Creditreform Zahlungsindikator Deutschland betrug die durchschnittliche Verzugsdauer von Rechnungen im 1. Halbjahr 2018 hierzulande 10,59 Tage – im Vorjahreszeitraum war es etwa ein halber Tag weniger. Vor allem im Baugewerbe sowie bei unternehmensnahen Dienstleistern und Einzelhandelsunternehmen müssen Kreditgeber lange auf ihr Geld warten.

Über alle Wirtschaftsbereiche betrachtet vergehen laut Creditreform im Schnitt rund 42 Tage zwischen Rechnungserstellung und Zahlungseingang. Bei Geschäften mit Großunternehmen beträgt die Forderungslaufzeit sogar durchschnittlich 44 Tage.

Zahlungsverzug wird leicht zum Zahlungsausfall

Das in vielen Bereichen der Wirtschaft schlechte Zahlungsverhalten trifft insbesondere kleinere Mittelständler hart. Meistens verfügen diese Firmen ohnehin nur über eine dünne Kapitaldecke. Wenn Kunden dann erst mit erheblicher Verzögerung zahlen, belastet das die Liquidität des Leistungserstellers bzw. Lieferanten, weil er länger vorfinanzieren muss. Und gar nicht einmal so selten wird aus einer Zahlungsverzögerung ein Zahlungsausfall. Sprich: Das Unternehmen sieht am Ende gar kein Geld oder nur einen Bruchteil des geschuldeten Betrags. So gaben bei einer Umfrage der Creditreform Wirtschaftsforschung unter mehr als 4.000 Unternehmen fast vier Fünftel der Befragten an, von Zahlungsausfällen betroffen zu sein.

Inkasso kann für den Geschäftserfolg entscheidend sein

Zahlungsverzögerungen und Forderungsausfälle liegen allerdings nicht nur in einer schlechten Zahlungsmoral begründet. Häufig tragen gerade kleinere Unternehmen unfreiwillig ihren Teil zur Misere bei, indem sie kein konsequentes Debitorenmanagement betreiben und es säumigen Zahlern damit leicht machen. Der gegenwärtige Auftragsboom dürfte zusätzlich dafür sorgen, dass mancher mittelständische Unternehmer angesichts voller Auftragsbücher offenbar die Kontrolle der Zahlungseingänge hintanstellt. Es reicht jedoch nicht aus, Produkte und Dienstleistungen termingerecht zu liefern, sondern es muss natürlich auch Geld zur Sicherung der eigenen Liquidität zurückfließen. Dies ist in wirtschaftlich schwierigen Zeiten genauso wichtig, wie in Phasen des Unternehmenswachstums. Daher gilt:

 

Zahlen Kunden trotz wiederholter Mahnung nicht, sollte man den Einzug der Forderung einem seriösen Inkassodienstleister übertragen.

 

Inkassounternehmen wie zum Beispiel Creditreform haben Erfahrung darin, mit säumigen Schuldnern Kontakt aufzunehmen und unbezahlte Rechnungen einzuziehen. Wer rechtzeitig Spezialisten mit dem Inkasso beauftragt, hat also durchaus Chancen, dass aus einem fast schon abgehakten Verlustgeschäft letztlich doch noch ein (Teil-)Erfolg wird.

Erfolgreiches Inkasso setzt transparentes Debitorenmanagement voraus

Vor allem kleineren Firmen fällt es allerdings oft schwer, neben dem stressigen Tagesgeschäft auch noch die Außenstände konsequent zu verfolgen. Die Folge: Mitunter werden Rechnungen noch nicht einmal zeitnah kaufmännisch gemahnt, weil das Unternehmen die Fälligkeit der Forderungen nicht im Blick hat. Der erste Schritt in Richtung Forderungseinzug besteht deshalb darin, ein transparentes und effektives Debitorenmanagement inklusive Mahnwesen zu implementieren. Moderne Finanzbuchhaltungssoftware unterstützt die Buchhaltung bei dieser Aufgabe – durch entsprechende Funktionen und automatisierte Abläufe.

Software verringert bürokratischen Aufwand fürs Inkasso

Aus dem Finanzbuchhaltungsprogramm heraus können Mahnungen zeitnah erstellt und versendet werden. Zudem weiß die Buchhaltung jederzeit, welche Forderungen überfällig sind und besser per Inkasso eingezogen werden sollten. Viele kleinere Unternehmen scheuen aber davor zurück, einen Inkassodienstleister zu beauftragen, weil sie bürokratischen Aufwand befürchten. Doch auch diese Hürde lässt sich mithilfe digitaler Lösungen überwinden – etwa mit HS Crefo-Inkasso Web, einer Schnittstelle für den Datenaustausch zwischen den Finanzbuchhaltungsprogrammen von HS – Hamburger Software und dem Inkasso-Webservice von Creditreform.

Die Benutzer können überfällige offene Posten in digitaler Form an den Inkassodienstleister senden und den Bearbeitungsstatus der übergebenen Forderungen online in Echtzeit verfolgen. Bezahlt ein Schuldner ganz oder teilweise bzw. ergeben sich neue Forderungen, so kann der Inkasso-Auftraggeber diese Information schnell elektronisch an den Dienstleister weiterleiten. Unter dem Strich senken die digitalisierten Abläufe somit den Aufwand auf Unternehmensseite. Zugleich erhöht sich für alle Beteiligten die Transparenz.

Bildquelle: stockpics/Fotolia.com

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