Lagerbestände optimieren und Kosten senken – 5 Tipps für KMU

Lagerbestände, die in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt vorhanden sind, sind die Basis für reibungslose Abläufe im und rund um das Lager; am Ende sind sie mit ausschlaggebend für Kundenzufriedenheit und Unternehmenserfolg. Dieser Beitrag enthält Tipps, wie KMU ihre Lagerbestände optimieren, Kosten senken und dabei jederzeit lieferfähig bleiben können.

Die Lagerhaltung und damit die Bestandsverwaltung ist der Schlüsselbereich der Warenwirtschaft jedes Handels- und Produktionsunternehmens. Von ihr hängt ab, wie reibungslos und effizient Bestellungen abgewickelt werden können.

Eine gute Lagerhaltung bedeutet unter anderem, dass Lagerbestände, die Kunden mit Waren oder Fertigungen mit Rohstoffen und Teilen versorgen, optimal kalkuliert und stets in benötigter Menge vorhanden sind. Dies impliziert für die Lagerwirtschaft die grundsätzliche Herausforderung eines Spagats zwischen jederzeitiger Lieferfähigkeit und möglichst geringen Lagerbestandskosten.

Jedes gelagerte Teil bindet Kapital, das anderweitig eventuell gewinnbringend nutzbar wäre. Hinzu kommen teilweise horrende Miet-, Betriebs-, Instandhaltungs- und Personalkosten, um nur einige Beispiele zu nennen. Dass Läger so teuer sind und sich die Kosten aus so vielen Komponenten zusammensetzen, bedeutet aber auch: In fast jedem Lager schlummern Kostensenkungspotenziale und liquide Mittel. Und es gibt Stellschrauben, an denen man drehen kann, um sie zu heben beziehungsweise freizusetzen.

Das können auch Sie tun! Und zwar durch eine Optimierung Ihrer Lagerbestandsführung, die Ihre Kosten senkt und zeitgleich Ihre Auftragsdurchlaufzeiten verringert und Ihre Lieferfähigkeit verbessert. Die folgenden Denkanstöße und Tipps sollen Ihnen dabei helfen, das Thema anzugehen und den „Lagerwirtschafts-Spagat“ erfolgreich zu meistern.

Wie steht es um Ihren Bestand?

Bevor Sie Ihre Lagerbestände optimieren, sollten Sie eine Bestandsaufnahme und Bestandsanalyse vornehmen.

Machen Sie sich persönlich ein Bild: Schauen Sie sich in Ihrem Lager um und sprechen Sie mit den Mitarbeitern dort. So bekommen Sie das beste Gefühl für die aktuelle Situation und etwaigen Handlungsbedarf.

Liegen für die Bestandsanalyse keine aktuellen Inventurdaten vor, müssen diese erhoben werden. Folgendes müssen Sie wissen:

  • Was genau haben Sie in welcher Menge auf Lager (Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe/halbfertige und fertige Teile/Handelsware)?
  • Welchen Wert haben die einzelnen Güter? Welchen Wert hat der gesamte Lagerbestand?
  • Wie lange bleiben die einzelnen Waren/Teile im Lager?
  • Wo in Ihrem Lager gibt es eventuell Probleme? Und worin könnten ihre Ursachen liegen?

Ziehen Sie zur Beantwortung dieser Fragen Lager-Kennzahlen (siehe Info-Kasten) heran. Sie helfen dabei, Bestände zu erfassen, zu kalkulieren und die Situation im Lager sowie die Kapitalbindung zu analysieren und zu optimieren.

Auch sogenannte ABC-Analysen können eine Grundlage für die Ableitung von Maßnahmen für Ihre Bestandsoptimierung sein. Identifizieren Sie auf Basis Ihrer aktuellen Inventurdaten mit Hilfe solcher Analysen die mengen-, wert- oder verbrauchsmäßig wichtigsten Teile in Ihrem Lager und fangen Sie bei der Optimierung mit diesen an.

Lagerbestände optimieren – diese Kennzahlen sind wichtig

Der durchschnittliche Lagerbestand gibt an, wie groß die Vorräte im Durchschnitt – meist im Verlauf eines Geschäftsjahres – sind. Verändert er sich, wirkt sich das auf Kapitalbindungs- und damit Lagerkosten aus.

Der Bestandswert beschreibt den buchhalterischen Wert eines Materials innerhalb eines Lagers und eines Zeitraums. Im Kontext mit der Umschlagshäufigkeit und der durchschnittlichen Lagerdauer (s.u.) ergibt sich eine Bewertung, die eine Anpassung/Optimierung der Bestände erlaubt.

Die Lagerumschlagshäufigkeit gibt an, wie häufig sich ein Material im Lager verbraucht hat und durch Neueinlagerung wieder ersetzt wurde. Der Umschlag wird auf eine bestimmte Periode – meist ein Jahr – bezogen.

Die durchschnittliche Lagerdauer gibt an, wie lange ein Material/eine Ware im Lager bleibt, also auch, wie lange das Kapital gebunden ist. Außerdem lässt sich daran ablesen, für wie viele Perioden der durchschnittliche Lagerbestand ausreicht, bis er theoretisch aufgebraucht ist.

Die Lagerreichweite sagt aus, wie lange der Vorrat ausreicht, um den durchschnittlichen Verbrauch zu decken. Mit ihr lässt sich z.B. die interne Versorgungssicherheit innerhalb einer bestimmten Periode beurteilen.

Der Lagerzinssatz gibt an, wie viel Prozent Zinsen das im durchschnittlichen Lagerbestand gebundene Kapital während der durchschnittlichen Lagerdauer kostet.

Lagerzinsen geben an, wie viel Zins dem Unternehmer während der Lagerdauer entgeht.

Der optimale Lagerbestand ist die wirtschaftliche Lagerbestandsgröße, die bei vorgegebenem Lieferbereitschaftsgrad zu minimalen relevanten Gesamtkosten (bestehend aus Lagerkosten + Beschaffungskosten) führt.

Lagerbestände optimieren – diese Maßnahmen sollten Sie ergreifen

1. Lagerhüter aussortieren
Lagerhüter erkennen Sie in der Regel an einer sehr geringen Umschlagshäufigkeit. Schauen Sie sich diese Waren genau an und entfernen Sie sie gegebenenfalls rechtzeitig und regelmäßig aus Ihrem Lager. Dadurch gewinnen Sie Liquidität und Platz für andere Produkte. Vielleicht können Sie sogar auf ganze Läger verzichten und so weitere Kosten senken.
Auch Waren, die keine Saison haben, gehören nicht oder nur in minimalen Mengen in Ihr Lager. Das Geld für ihre Bevorratung können Sie sparen oder anders einsetzen.

2. Mindestbestand, Meldebestand und Höchstbestand festlegen
Mit der Festlegung der Parameter Mindest-, Melde- und Höchstbestand tun Sie etwas für Ihre Lieferfähigkeit und für Ihre Kostensenkung/Liquidität. Der Mindestbestand dient dazu, unvorhergesehene Schwankungen der Bedarfe oder des Nachschubs auszugleichen. Der Meldebestand löst die Bestellung von Waren rechtzeitig genug aus, ohne dass der Mindestbestand angegriffen werden muss und der Höchstbestand hat die Aufgabe, unnötig hohe Vorräte zu verhindern und damit gegebenenfalls liquide Mittel und Lagervolumen freizusetzen.

3. Zu hohe Lagerbestände reduzieren
Die Lager-Kennzahlen und ihre Entwicklung geben zuverlässig Hinweise darauf, ob beziehungsweise wovon Sie zu viel auf Lager haben.

Beispiel: Eine hohe/steigende Lagerreichweite deutet auf unnötige Kapitalbindungs-/Lagerkosten hin. Hier können Sie optimieren. Achtung bei einer niedrigen/sinkenden Lagerreichweite: Wenn es zu Fehlmengen kommt, kostet Sie das viel Geld.

Bei Waren mit langer Lagerdauer können Sie durch deren Verkürzung liquide Mittel freisetzen.

Teile mit niedrigen Verbräuchen oder hohem Bestandswert brauchen Sie nicht in großen Mengen. Korrigieren Sie hier zum Beispiel den Sicherheits- oder Höchstbestand.

Auch eine sehr niedrige beziehungsweise sinkende Umschlagshäufigkeit deutet allgemein auf unnötig hohe Lagerbestände/Kapitalbindung hin und bietet Potenzial zur Kostensenkung. Eine sehr hohe Lagerumschlagshäufigkeit hingegen kann darauf hinweisen, dass Sie mehr einkaufen müssen, um Fehlmengen zu vermeiden und ein hohes Serviceniveau zu halten

4. Bestellverhalten anpassen
Passen Sie auf Basis Ihrer (Kennzahlen-/ABC-)Analysen und Erkenntnisse Ihr Bestellverhalten an.

Beispiel: Einkaufsstopp für Materialien, von denen Sie weit mehr als den Höchstbestand im Lager haben.

Wechseln Sie zu einer bedarfsgerechten Bestellung/Lieferung für teure Materialien mit hohem Bestandswert. Diese sollten erst kurz bevor sie verwendet werden in Ihrem Unternehmen eintreffen. Dies gilt allgemein auch für Teile, deren Verbrauch genau vorhersagbar ist. Ebenso sollten Teile, die sporadisch verbraucht werden, nach Möglichkeit im Bedarfsfall bestellt werden. Für Teile mit gelegentlichen Verbrauchsschwankungen empfiehlt sich hingegen eine Vorratsbeschaffung.

Erhöhen Sie den Höchstbestand und damit die Verfügbarkeit bei „Schnelldrehern“ also Waren oder Materialien mit hoher Umschlagshäufigkeit.

Überprüfen und optimieren Sie stetig Ihre Einkaufskonditionen. Nachverhandlungen mit Lieferanten – zum Beispiel über Rabatte für höhere Einkaufsvolumina – helfen ebenfalls dabei, Kosten zu senken.

5. Tschüss Papier, hallo Lagersoftware!
Ob Bestandserfassung, -analyse oder -optimierung – bei allen genannten Aufgaben können Sie sich die Arbeit mithilfe digitaler Lösungen wesentlich erleichtern. Zwar nutzen viele KMU bereits ein digitales Warenwirtschaftssystem, die Lagerverwaltung findet aber häufig noch per Excel-Listen, auf Basis von Erfahrungswissen und auf Zuruf statt. Die Folgen: redundante Datenerfassung durch Medienbrüche, Fehleranfälligkeit, Ungenauigkeiten, vergeudete Zeit durch lange Artikelsuche, Kommissionierungsfehler, Falschlieferungen, Über- und Fehlbestände. Kurz: Kein Überblick über das Lager und keine Kontrolle über die Kosten.

Eine Software (Lagerverwaltungssystem) bringt Ihnen Überblick und Kontrolle (zurück) und schafft Transparenz. Bezüglich der Bestandsführung bietet sie folgende Funktionen und Vorzüge:

  • Erfassung von Waren und deren Lagerbewegungen mit Handscanner
  • Erfassung sämtlicher Schritte im Lagerprozess
  • Packstück- oder mengenbezogene Bestandsverwaltung
  • Vereinfachte Inventur
  • Erstellung von Etiketten mit Barcodes
  • Erfassung von Bestands- Mindest- und Bestellmengen
  • Liefer- und Bestellvorschläge
  • Automatische Bestandsveränderungen durch Vorgangsverarbeitung
  • Bewertung von Lagerbeständen
  • Informationen in Echtzeit
  • Beseitigung von Medienbrüchen und Herstellung eines durchgängigen Informationsflusses
  • Automatische Berechnung wichtiger Lagerkennzahlen
  • Unterstützung bei der Ausrichtung der Disposition an Verbrauchswerten der Vergangenheit und zukünftiger Planung
  • Erstellung von Reports; dadurch bessere Einbindung der Lagerwirtschaft in die Gesamtstrategie des Unternehmens möglich

Ob und, wenn ja, inwieweit Sie Ihre Lagerverwaltung digitalisieren, sollten Sie sorgfältig abwägen. Schließlich geht es um eine Investition, die Geld und Zeit kostet. Sie können aber davon ausgehen, dass der Abschied von Excel, Papier und Zuruf bei der Bestandsführung auch für Ihr Unternehmen vorteilhaft ist und dass sich diese Investition lohnt: Weil Sie sie bei einer optimalen Handhabung Ihrer Bestände effizient unterstützt und dadurch Ihr Unternehmen wettbewerbs- und damit zukunftsfähiger macht.
 

Sonja Friedrich
Autorin
Sonja Friedrich arbeitet als freie Texterin in Hamburg und veröffentlicht in diesem Blog Beiträge zu mittelstandsrelevanten Themen.

 
Experten-Interview zum Thema “Digitalisierung der Lagerwirtschaft”

Bildquellen: wavebreakmedia/Shutterstock.com (Beitragsbild oben), Sonja Friedrich (Porträt)

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