Kostenmanagement: So verschaffen sich KMU Überblick über ihre Kosten

Durch gezielte Kostenanalyse und Kostensteuerung können kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihre Profitabilität nachhaltig steigern. Finanzbuchhaltungssoftware liefert ihnen die erforderlichen Daten fürs Kostenmanagement.

Kleine und mittlere Unternehmen haben gegenüber größeren Firmen von Haus aus immer einen strukturellen Wettbewerbsnachteil: Sie müssen nämlich in aller Regel mit deutlich geringeren Ressourcen auskommen – sowohl in personeller als auch in finanzieller Hinsicht. Umso wichtiger ist es, dass KMU die ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen schonen und optimal nutzen. Doch ausgerechnet kleinere Unternehmen achten häufig zu wenig auf ihre Kosten und vernachlässigen das Kostenmanagement. Das wirkt sich auf die Profitabilität aus: Oft ist der Unternehmensgewinn schmaler, als es die eigentlich gute Auftragslage vermuten ließe. Schuld daran sind zu hohe bzw. verdeckte und nicht erkannte Kosten.

Was die Profitabilität hemmt, ahnen die Unternehmensverantwortlichen meistens nur vage.

Für die Einleitung konkreter Maßnahmen im Kostenmanagement reicht das Bauchgefühl in aller Regel nicht aus. Bei negativen wirtschaftlichen Entwicklungen schwindet das ohnehin dünne Ressourcenpolster kleiner und mittlerer Unternehmen dann schnell dahin. Im schlimmsten Fall drohen Liquiditätsprobleme bis hin zur Zahlungsunfähigkeit. Um solche Risiken zu minimieren, sollten gerade KMU die Kostenseite laufend betrachten und analysieren.

Kostenverursacher erkennen

Wer seine Profitabilität steigern will, muss sich erst einmal einen aktuellen Überblick über die Kostenverursacher verschaffen. Dies erfordert eine Kostenstellenrechnung, die die Gemeinkosten verursachungsgerecht den Kostenstellen zuordnet.

Eine moderne Finanzbuchhaltungssoftware unterstützt KMU bei der Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung. Sie stellt die benötigten Erlös- und Kosteninformationen tagesaktuell zur Verfügung. So erfährt die kaufmännische Führung des Unternehmens, wo welche Kosten anfallen und inwieweit sie durch Einnahmen gedeckt sind.

Gezielte Auswertung der Kosten

Die Kostenstellenrechnung und die Kostenträgerrechnung allein bringen die Kuh aber noch nicht vom Eis. Darüber hinaus gilt es, die relevanten Erlös- und Kosteninformationen auszuwerten. Auch bei dieser Aufgabe unterstützt Finanzbuchhaltungssoftware die Buchhaltung, unter anderem mit individuell anpassbaren Vorlagen für die gängigen Kostenauswertungen und Berichtstypen. Die Auswertungsergebnisse geben Hinweise auf die Ursachen eventueller Abweichungen des Ist-Zustands von den Soll-Vorgaben. Außerdem versetzt die Kostenauswertung die Unternehmensleitung in die Lage, die verschiedenen Kostenarten unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit zu kontrollieren.

Kostenauswertung ermöglicht Unternehmen, den Rotstift gezielt anzusetzen.

Eine konsequente Kostenauswertung verbessert somit auch die Qualität unternehmerischer Entscheidungen, denn nun kann beim Kostenmanagement gezielt der Rotstift angesetzt werden – anstatt nach der Rasenmähermethode überall pauschal ein bisschen zu kürzen. Mögliche Ansatzpunkte für eine Kostensenkung gibt es in Unternehmen in allen Bereichen: vom Einkauf über verringerte Durchlaufzeiten in der Produktion bis hin zu optimierten Verwaltungsprozessen.

Tägliche Kostenkontrolle mit Cockpit-Software

Für die langfristige strategische Planung und ein effektives Kostenmanagement sind aussagekräftige Auswertungen und detaillierte Berichte zur Kostensituation des Unternehmens unverzichtbar. Im hektischen Tagesgeschäft erweisen sie sich allerdings häufig als etwas sperrig. Aus den umfangreichen Listen und Tabellen die relevanten Kennzahlen herauszulesen, nimmt – sogar bei einiger Übung – meistens relativ viel Zeit in Anspruch. Die Geschäftsführung und die Mitarbeiter in der Buchhaltung sind jedoch darauf angewiesen, sich ad hoc zügig einen Überblick über das finanzielle Geschehen verschaffen zu können.

Daher bietet es sich an, für die tägliche Kostenkontrolle zusätzlich eine Cockpit-Software zu nutzen. Diese stellt die für Management und Buchhaltung relevanten Informationen aus dem Datenbestand der Finanzbuchhaltung in verschiedenen Diagrammformen grafisch dar. Anhand von Ampelsymbolen und Trendpfeilen erkennen die Nutzer, ob bei den ausgewählten Kennzahlen alles im grünen Bereich liegt. Auf diese Weise lassen sich Schwachstellen, Verbesserungspotenziale und Trends früh erkennen.

Bildquelle: FGorgun/iStockphoto.com (oben)