Kassen-Nachschau

Kassen-Nachschau: Wenn der Steuer­prüfer plötzlich im Laden steht

Seit Jahresbeginn müssen Unternehmen damit rechnen, dass ohne vorherige Ankündigung ein Betriebsprüfer des Finanzamts in ihren Geschäftsräumen eine Kassen-Nachschau durchführen will. Antworten auf die wichtigsten Fragen zur neuen Ad-hoc-Prüfung der Finanzverwaltung.

Durch Manipulationen an Kassen werden in Deutschland jährlich Steuern in Milliardenhöhe hinterzogen. Mit der Kassen-Nachschau nach § 146b AO. Abs, 1 hat der Gesetzgeber den Behörden ein neues eigenständiges Prüfverfahren als Waffe im Kampf gegen Steuerhinterziehung an die Hand gegeben.

Seit dem Jahreswechsel dürfen die Finanzämter – ähnlich wie bei der Umsatzsteuer-Nachschau und der Lohnsteuer-Nachschau – unangekündigt die Geschäftsräume von Unternehmen aufsuchen und dort die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben prüfen.

Welche Unternehmen können von einer Kassen-Nachschau betroffen sein?

Die Kassen-Nachschau bezieht sich sowohl auf elektronische Kassenaufzeichnungssysteme als auch auf die offene Ladenkasse („Geldschublade“). Alle Unternehmen mit Kasse müssen deshalb mit einer unangekündigten Prüfung rechnen. Dabei dürften bargeldintensive Branchen und Betriebe wie zum Beispiel Bäcker, Gastronomen und Textilreiniger nach Einschätzung von Experten besonders im Fokus der Finanzverwaltung stehen.

Zu welchen Zeiten darf eine Kassen-Nachschau durchgeführt werden?

Die Kassen-Nachschau kann während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit erfolgen. Hierunter ist sowohl die branchenübliche Geschäfts- und Arbeitszeit als auch die für den Betrieb des Steuerpflichtigen übliche Zeit zu verstehen.

Welche Räume des Steuerpflichtigen darf der Prüfer betreten?

Der Steuerprüfer darf grundsätzlich nur die Geschäftsräume des Unternehmens betreten. Wohnräume, etwa die des Firmenchefs, dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden.

Muss sich der Prüfer beim Betreten der Geschäftsräume umgehend ausweisen?

Nein. Der Prüfer hat das Recht, die Kassen und deren Handhabung in den öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen des Unternehmens inkognito – also ohne Pflicht zur Vorlage eines Dienstausweises – zu beobachten und als Kunde getarnt beispielsweise Testkäufe durchzuführen. Erst wenn er mit der Kassen-Nachschau beginnen will, muss sich der Amtsträger gegenüber dem Steuerpflichtigen ausweisen.

Welche Pflichten obliegen dem Unternehmen bei einer Kassen-Nachschau?

Für Unternehmen besteht im Rahmen der Kassen-Nachschau eine gesetzliche Mitwirkungspflicht. Dem Kassenprüfer sind auf Verlangen die Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen und zweckdienliche Auskünfte zu erteilen. Liegen die Aufzeichnungen oder Bücher in elektronischer Form vor, ist der Prüfer berechtigt, diese einzusehen. Auf Aufforderung muss das Unternehmen die entsprechenden Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger, beispielsweise einem USB-Stick, zur Verfügung stellen.

Ab dem 1. Januar 2020 kann der Prüfer zudem verlangen, dass Buchungen und Aufzeichnungen über die einheitliche digitale Schnittstelle der dann vorgeschriebenen zertifizierten Sicherheitseinrichtung der Kasse übermittelt werden.

Wie sollten sich die Mitarbeiter bei einer Kassen-Nachschau verhalten?

Wie bei allen anderen Prüfungen durch das Finanzamt ist es ratsam, sich auch bei einer Kassen-Nachschau kooperationsbereit zu zeigen und den Aufforderungen des Prüfers Folge zu leisten. Die Mitarbeiter, beispielsweise an der Ladenkasse, sollten aber nur dann Auskunft erteilen, wenn dies mit der Geschäftsführung und dem Steuerberater abgestimmt worden ist. Ist zum Beispiel der Chef während der Kassen-Nachschau nicht erreichbar, sollten die Mitarbeiter den Steuerberater anrufen.

Welche Konsequenzen drohen bei Beanstandungen durch den Kassenprüfer?

Stellt der Prüfer bei der Kassen-Nachschau Auffälligkeiten in den Kassenaufzeichnungen und den Buchungen der Geschäftsvorfälle fest, kann er – ohne vorherige Prüfungsanordnung – zu einer regulären Außenprüfung nach § 193 AO übergehen. Ergeben die vom Steuerpflichtigen vorgelegten Nachweise kein plausibles Gesamtbild, kommt es zu einer Steuer-Hinzuschätzung nach § 162 AO. Mangelhafte Bücher und Aufzeichnungen gelten zudem als Ordnungswidrigkeit und können mit Bußgeldern sanktioniert werden.

Welche Vorkehrungen schützen?

Grundsätzlich sollten sich Unternehmer möglichst frühzeitig gemeinsam mit dem Steuerberater auf eine unangekündigte Kassen-Nachschau vorbereiten. Gegebenenfalls ist es hilfreich, eine Checkliste mit Verhaltensanweisungen für die Mitarbeiter zu erstellen. Außerdem empfiehlt es sich, jederzeit einen unbenutzten USB-Stick für den vom Kassenprüfer verlangten Datenexport in der Schublade zu haben.

Dass die Kasse – und die Buchführung generell – stets in Ordnung sein müssen, versteht sich von selbst. Auf der zumindest technisch sicheren Seite sind hier Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem einsetzen, das den Vorgaben des Kassengesetzes vom 29. Dezember 2016 entspricht. Dies ist dann der Fall, wenn sich mithilfe des Systems alle Buchungen und sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet festhalten lassen.

Um die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach den Vorgaben der GoBD zu erfüllen, müssen die digitalen Grundaufzeichnungen außerdem mindestens zehn Jahre lang in einem jederzeit verfügbaren und maschinell auswertbaren Format bereitgestellt werden können. Liegt zusätzlich die vorgeschriebene Verfahrensdokumentation vor, sind die Aussichten auf eine reibungslose Kassen-Nachschau nicht schlecht.

Bildquelle: LICHTFIELD STUDIOS/Fotolia.com

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