Personalsoftware

In fünf Schritten zur passenden Personalsoftware

Das Angebot an Software für den Bereich der Human Resources (HR) ist groß. Doch welche Personalsoftware ist für das eigene Unternehmen die richtige? Wo und wie findet man ein passendes System? Und was ist bei der Einführung zu berücksichtigen? Der folgende 5-Schritte-Plan bietet Unterstützung und Orientierung bei der Digitalisierung von HR.

1. Setzen Sie sich ein Ziel

Damit die Einführung von HR-Software nicht zum Selbstzweck gerät, sollten Personalabteilungen Projekte zur Digitalisierung ihres Bereichs an den Herausforderungen und den strategischen Zielen des Unternehmens ausrichten. Fragen Sie sich dabei, welchen Wertbeitrag HR leisten kann, um die Unternehmensziele zu erreichen und die Herausforderungen zu meistern. Berücksichtigen Sie auch, welche HR-Dienstleistungen in Zukunft an Bedeutung gewinnen bzw. verlieren werden.

Beispiel 1: Will das Unternehmen Kosten senken, sollte zuerst der manuelle Aufwand im Bereich HR verringert werden. Hierzu werden administrative Aufgaben digitalisiert.

Beispiel 2: Verfolgt das Unternehmen das Ziel, Innovationsführer zu werden, richtet HR den Fokus eher auf Handlungsfelder wie die Personalentwicklung, das Personalrecruiting oder die Förderung von Zusammenarbeit und Wissenstransfer.

Es handelt sich hierbei um zwei vereinfachte Beispiele. In der Praxis werden sich nach der Klärung der Unternehmensziele mehrere Handlungsfelder ableiten lassen. Diese gilt es zu gewichten, indem man die Einflussmöglichkeiten von HR auf die jeweils ausgerufenen Ziele und die erkannten Herausforderungen miteinander vergleicht.

2. Klären Sie grundlegende Fragen

Sie haben das wichtigste Handlungsfeld für Ihre Personalabteilung bereits identifiziert? Prima! Prüfen Sie nun, inwieweit sich die damit verbundenen Prozesse durch Software unterstützen lassen. Bleiben Sie aber nicht beim Ist-Zustand stehen, sondern beschreiben Sie jeweils den Soll-Zustand der relevanten Prozesse. Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch und gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Sprechen Sie mit der IT-Leitung Ihres Unternehmens.
So erfahren Sie beispielsweise, wie sich neue Lösungen in bestehende Systeme zu integrieren haben, welche Präferenzen es hinsichtlich des Betriebs der Software gibt (On-Premise, Hosting, Cloud) und mit welchen Anbietern das Unternehmen eventuell bereits Erfahrungen gesammelt hat.

Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig ein.
Dadurch vermeiden Sie es, später auf der Zielgeraden ausgebremst zu werden. Möglicherweise bedarf die Einführung neuer Software zum Beispiel der Zustimmung durch den Betriebsrat. Hier hilft es, frühzeitig das Gespräch zu suchen und Aufklärungsarbeit zu leisten.

Ziehen Sie den Datenschutzbeauftragten hinzu.
Ist eine Auftragsdatenverarbeitung (Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten durch einen Dienstleister im Auftrag der verantwortlichen Stelle) erforderlich, muss der Datenschutzbeauftragte involviert werden. Gleiches gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Beziehen Sie Entscheider und betroffene Kollegen mit ein.
Ein erfolgreiches Projekt zur Einführung neuer Personalsoftware braucht Fürsprecher und Informationslieferanten im ganzen Unternehmen. Überzeugen Sie daher die folgenden Gruppen von Ihrem Vorhaben:

  • Geschäftsführung bzw. Vorstand (Projektauftraggeber)
  • Andere Projektleiter (Erfahrungsaustausch)
  • Führungskräfte (interne Kunden, die ihre Wünsche äußern sollten – etwa zum Zugriff auf Personalakten der Mitarbeiter)
  • Mitarbeiter der Personalabteilung (User der neuen Software)

 

Stellen Sie Kontakt mit den relevanten Gruppen im Unternehmen her und “trommeln” Sie für Ihr Digitalisierungsprojekt.

 

Verdeutlichen Sie, weshalb das Projekt gerade jetzt wichtig ist, inwiefern es zu den Herausforderungen des Unternehmens passt und wo der unmittelbare Nutzen für Mitarbeiter und Führungskräfte liegt.

Bereiten Sie sich auch auf Einwände vor, indem Sie ein aktives Risikomanagement für Ihr Digitalisierungsprojekt betreiben: Identifizieren Sie die Risiken, um sie bewerten und laufend überwachen zu können. Welche Ereignisse können außerplanmäßig eintreten und den Erfolg des Projekts gefährden (Mitarbeiterfluktuation, Anforderungsinflation). Wie soll den erkannten Risiken begegnet werden?

3. Planen Sie Ressourcen

Die Einführung von HR-Software erfordert ein interdisziplinäres Team aus:

  • Projektleiter,
  • Fachexperten aus der Personalabteilung,
  • Mitarbeitern der IT-Abteilung,
  • Mitarbeitern der Unternehmenskommunikation, die bei der internen Kommunikation des Projekts unterstützen, sowie
  • einem Mitglied der Geschäftsleitung, um Entscheidungen treffen zu können.

Auch die Budgetierung gehört zur Projektplanung. Den Lizenzpreis für eine Software ermittelt der Anbieter in der Regel nach der Anzahl der Mitarbeiter, der Anzahl aktiver Nutzer der Anwendung, der Art des laufenden Betriebs (On-Premise, Hosting, Cloud) und dem Funktionsumfang der Lösung. Außerdem lässt sich häufig zwischen einer Miet- und Kaufvariante wählen (geringe Anfangsinvestition versus geringere laufende Kosten). Darüber hinaus sind beim Erwerb einer Software weitere Positionen zu prüfen, wie zum Beispiel:

  • Entstehen laufende Kosten für Miete oder Customizing?
  • Ist zusätzliche Hardware anzuschaffen (Scanner, Rechner, größere Monitore etc.)?
  • Welche Kosten sind für Schnittstellen, Wartung, Schulung und Hotline zu erwarten?
  • Wie hoch sind die Arbeitskosten der am Projekt beteiligten Mitarbeiter? Multiplizieren Sie hierzu den Zeitaufwand mit Ihrem internen Stundensatz für Arbeitskosten.

4. Wählen Sie Personalsoftware und Services aus

Nach dem Durchlaufen der ersten drei Schritte gilt es, eine Vorauswahl zu treffen: Welche Anbieter bilden Ihre Anforderungen grundsätzlich ab?

Lösungsanbieter finden Sie in den gängigen HR-Fachmedien oder über Suchmaschinen (Google, Bing etc.). Im Zuge der Vorauswahl empfiehlt es sich, drei bis vier Anbieter herauszufiltern, mit denen man sich intensiver beschäftigt. Vereinbaren Sie beispielsweise eine Online-Vorführung der Personalsoftware, schauen Sie sich eine Demo-Version selbständig an und lassen Sie sich Preisbeispiele für Ihr Szenario schicken. Manche Anbieter zeigen ihre Lösungen auch im Rahmen von Webinaren.

Für die Vorauswahl können Sie auch Personalmessen wie die Zukunft Personal besuchen. Hierbei gewinnen Sie einen persönlichen Eindruck vom Anbieter. Außerdem erhalten Sie Einblick in die Lösungen. Der Nachteil: Messen bieten meist nicht das ruhige Umfeld, um jede Detailfrage zu klären.

Wichtig ist, dass Sie dem Anbieter den Soll-Zustand Ihrer Prozesse schriftlich übergeben. Lassen Sie sich zeigen, wie Ihre Anforderungen mit der Personalsoftware abgebildet werden. Damit Sie und der Anbieter dieselbe Sprache sprechen, kann es sinnvoll sein, besonders wichtige Anforderungen in Form von kurzen User Stories zu formulieren – beispielsweise so: “Als Führungskraft möchte ich auf die Personalakte der von mir geführten Mitarbeiter zugreifen können, um deren Verdienstabrechnungen zur Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch sehen zu können.”

Der Softwareanbieter benötigt darüber hinaus Informationen zu erforderlichen Schnittstellen zu anderen Systemen, zu Berechtigungen der Anwender und zu benötigten Auswertungen.

 

Berücksichtigen Sie nicht nur die Funktionen der Software, sondern auch den Service des Anbieters.

 

Zögern Sie nicht, dem Anbieter auch hinsichtlich seiner Serviceleistungen auf den Zahn zu fühlen. Lassen Sie sich dazu einen Demo-Account einrichten und rufen Sie in der Hotline an, um sich eine Anwenderfrage beantworten zu lassen. Wichtige Prüfpunkte sind hier unter anderem: Wie lang ist die Wartezeit? Kostet Sie der Anruf zusätzliche Gebühren? Wie wird Ihr Anliegen gelöst? Indem Sie alle Anbieter aus Ihrer Vorauswahl einheitlich befragen (etwa in Form einer Checkliste), schaffen Sie eine gute Vergleichbarkeit für Ihre Entscheidung.

In der zweiten Stufe laden Sie die Softwareanbieter, die in Frage kommen, zu einer Präsentation ein. Die Anbieter haben oft ein standardisiertes Vorgehen, um ihre Lösungen vorzuführen. Wenn Ihnen bestimmte Funktionen besonders wichtig sind, teilen Sie dies dem Anbieter im Vorfeld der Vorführung mit, damit darauf ein Schwerpunkt gelegt werden kann. Achten Sie darauf, in dieser Phase eine Vergleichbarkeit zwischen mehreren Anbietern zu schaffen, indem Sie gleiche Kriterien zum Vergleich verwenden. Wählen Sie nun den für Sie passenden Anbieter aus, indem Sie die folgenden Aspekte abklopfen.

Kriterien bei der Software-Auswahl

  • Funktionsumfang der Software
  • Bedienbarkeit
  • Kosten, Folgekosten
  • Wartungsaufwand und Wartungsintervalle
  • Betrieb der Software
  • Beratung, Schulung
  • Integrierbarkeit der Software in die bestehende IT-System-Landschaft
  • Einführungsdauer, sinnvoller Start
  • Zukunftsfähigkeit des Anbieters und der Software


5. Bleiben Sie im Live-Betrieb nicht stehen

Ein abgeschlossenes Softwareprojekt sollte nicht bedeuten, sich mit dem Thema nicht mehr zu befassen. Zum einen befindet sich Ihr Unternehmen möglicherweise in einem dynamischen Marktumfeld, so dass sich die Anforderungen, die seinerzeit das Projekt angestoßen haben, inzwischen verändert haben können. Zum anderen wird in aller Regel auch die von Ihnen eingesetzte Personalsoftware weiterentwickelt. Dies eröffnet neue Möglichkeiten für Sie. Bleiben Sie also am Ball und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter durch Schulungen immer auf dem aktuellen Stand sind. Nur so können Sie das volle Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen.

Lesen Sie auch, worauf beim Wechsel der Lohnssoftware zu achten ist

Bildquelle: ty/Fotolia.com

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