HR-Software statt Excel

HR-Software statt Excel – auch für kleine Firmen lohnenswert

Dieser Beitrag  verdeutlicht, weshalb HR-Software auch für kleine Unternehmen und Start-ups ein unverzichtbares Arbeitsmittel ist und auf welche entscheidenden Vorteile Sie nicht länger verzichten sollten.

Ihr Personalinformationssystem besteht im Wesentlichen aus Gitternetzlinien? Sie glauben, HR-Software sei nur etwas für größere Unternehmen? Dann lesen Sie hier sieben Gründe, weshalb auch Ihr Unternehmen die Personalarbeit mithilfe von HR-Software durchführen sollte.

1. HR muss sich rechtzeitig auf Unternehmenswachstum einstellen

Vielleicht haben Sie bisher gedacht, HR-Software sei nichts für Ihr Unternehmen, weil Sie nur zu zehnt sind, sich gut kennen und es daher leicht fällt, den Überblick zu behalten. Aber: Planen Sie für Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren ein Wachstum auf 20, 30 oder mehr Mitarbeiter? Dann ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie Urlaube, Krankenstände, Mitarbeiterkompetenzen, Dokumente aus Personalakten, Entgeltentwicklungen, Fortbildungen der Mitarbeiter, unbesetzte Stellen, endende Probezeiten und noch vieles mehr immer schlechter im Blick behalten werden. Dieser Prozess läuft schleichend ab. Oft bemerken die Betroffenen die fehlende Übersicht erst dann, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Setzen Sie daher früh genug auf smarte und vernetzte Softwareunterstützung. Andernfalls laufen Sie Gefahr, sich für jede Aufgabe vermeintlich gute Lösungen ausdenken zu müssen, die Sie unterm Strich viel Zeit kosten werden. Zeit, die Sie doch bestimmt lieber in Ihr Business investieren möchten.

Lesen Sie dazu den Bericht der Kreuzfahrtberater GmbH

2. HR muss den Überblick behalten und mit Weitblick gestalten

Laut einer Studie von Promerit in Kooperation mit der HBM Unternehmerschule der Universität St. Gallen und dem Personalmagazin fehlt es in 74 Prozent der Unternehmen an einer HR-Strategie. Befragt wurden 210 Geschäftsführer ohne HR-Funktion aus der DACH-Region. Dort wo es eine HR-Strategie gibt, ist sie der Geschäftsführung in 46 Prozent der befragten Unternehmen nicht bekannt. Gleichzeitig fordert die Führung die Mitarbeit von HR an strategischen Themen ein. Dies sollte auch für Personalmanager kleiner Unternehmen ein Wink mit dem Zaunpfahl sein, sich aktiv einzubringen und Themen wie die Stärkung des Arbeitgeberauftritts und die Weiterqualifizierung der Mitarbeiter auf der HR-Agenda nach oben zu setzen. Für zeitraubendes Synchronisieren von Personalstammdaten über mehrere Excel-Sheets bleibt dabei jedoch keine Zeit.

3. Billiges Werkzeug muss nicht immer günstig sein

Wer beim Werkzeug spart, zahlt doppelt, sagen Handwerker. Kein Mechaniker oder Tischler wäre begeistert, vom Chef einen Werkzeugkasten in der Sparvariante als Arbeitsmittel zu erhalten. Es ist schwer nachvollziehbar, warum Personaler nicht denselben Anspruch erheben und sich oft mit improvisierten Lösungen zufriedengeben. Im privaten Umfeld gehen wir längst mit digitalen Hilfsmitteln um, die uns einige Dinge erleichtern: sei es die Steuererklärung, die wir uns von ELSTER vorausfüllen lassen, oder eine App wie TimeTree, mit der wir unser Familienleben organisieren. Da liegt es nahe, dass Personaler vom hohen manuellen Aufwand für Datenpflege und Informationssuche, den ihre “Werkzeuge” verursachen, frustriert sind.

4. Eine Datei für alle – das macht die Zusammenarbeit anstrengend

Stellen Sie sich vor, Sie teilen sich Ihre Aufgaben rund um das Personal mit einem oder mehreren Kollegen. Jeder hat unterschiedliche Aufgaben, Rollen und Berechtigungen. Wie stellen Sie sicher, dass ein Kollege, der keine Gehälter sehen soll, auf das entsprechende Tabellenblatt keinen Zugriff erhält? Vermutlich mit einem Passwortschutz oder indem Sie eine weitere Tabelle anlegen. Wer hilft Ihnen, wenn Sie das Passwort vergessen haben?

Und wie können Sie Änderungen an den Daten nachvollziehen? Vermutlich werden Sie die Dateien über Dateinamen wie “personalstammdaten_tagesdatum.xlsx” versionieren, doch was ist mit inhaltlichen Änderungen in der Datei? Wer hat wann etwas verändert – was war der vorherige Wert? Die Nachvollziehbarkeit der Prozesse sicherzustellen wird mit Excel und Co. zu einem ambitionierten Unterfangen.

Wie schaut es mit der Aktualität der Daten aus? Man kann sich damit behelfen, die Datei auf einen zentralen Server zu legen. Dann greifen alle Beteiligten über denselben Ordner darauf zu. Befindet sich die Datei in Bearbeitung, bekommt der Kollege beim Öffnen einen entsprechenden Hinweis – und wartet am besten ab, bis die Datei wieder gespeichert und geschlossen wurde. Andernfalls besteht die Gefahr des Datenverlusts oder unerwünschten Überschreibens von Daten.

Oft kommt es auch vor, dass bestimmte Daten in verschiedenen Tabellen vorkommen. Mitarbeiterbezogene Daten stehen beispielsweise immer im Zusammenhang mit dem Namen eines Mitarbeiters. Ändert sich dieser Name, muss dies in allen Tabellen angepasst werden. Datenbankbasierte Systeme hingegen vermeiden Datenredundanzen. Informationen werden miteinander verknüpft, und Mitarbeiter können gemeinsam an einer Datenbasis arbeiten. Nicht zu verachten ist auch der Schutz vor Datenverlust, der sich bei dateibasierten Lösungen wie Excel nicht in dem hohen Maße erreichen lässt.

HR-Software hilft Stress vermeiden

 

Ein Tipp also für Workflow-Geplagte: HR-Software ist in der Regel darauf ausgelegt, dass mehrere Benutzer damit gleichzeitig arbeiten. Änderungen an Stamm- und Bewegungsdaten werden automatisch protokolliert. Und über Berechtigungsprofile lässt sich genau definieren, wer welche Daten sehen darf und welche nicht.

5. Ist Ihre Excel-Tabelle wirklich fehlerfrei?

Rund 94 Prozent aller Excel-Tabellen enthalten Fehler, berichtet das Wirtschaftsmagazin brand eins unter Bezug auf den Ökonomen Raymond Panko von der Universität Hawaii. Dabei wird im Artikel hervorgehoben, dass sich Irrtümer selten auf nur eine Zelle beziehen, sondern sich aufsummieren und das Gesamtergebnis stark beeinflussen. Fehler sind zudem nur schwer zu entdecken und zu korrigieren – zumal Tabellenprogrammierer und Unternehmen “blindes, fast arrogantes Vertrauen in ihre Machwerke” haben.

Auch eine HR-Software ist nicht komplett vor Fehlern geschützt, da hier der menschliche Faktor ebenfalls eine Rolle spielt. Der Vorteil gegenüber einer individuell erzeugten Excel-Tabelle ist jedoch folgender: Standardsoftware entsteht in einem Entwicklungsprozess, der auch einen Test zur Qualitätssicherung beinhaltet. Darüber hinaus nutzen oft Tausende Anwender die Software, so dass Fehler hier schneller auffallen und von Experten bereinigt werden können. Durch ein Update profitieren alle Anwender von einer Fehlerkorrektur. Von einer HR-Lösung, die schon viele Jahre am Markt ist, können Anwender also eine sehr viel höhere Datenqualität erwarten als von einer selbstgemachten Excel-Datei.

6. Ermöglichen Sie Führungskräften, sich ihre Fragen selbst zu beantworten!

Völlig klar: Die Beratung von Führungskräften in personellen Belangen ist ein wichtiges Dienstleistungsangebot der Personalabteilung. Beratung ist jedoch nicht gleichzusetzen mit telefonischer Auskunft. Führen Sie doch einfach einmal über einen Zeitraum von vier Wochen eine Strichliste, wie häufig eine Führungskraft die an Sie gerichteten Fragen selbst hätte beantworten können – wenn sie Zugriff auf die Personalakten der entsprechenden Mitarbeiter gehabt hätte.

Führungskräfte mit HR-Software in die Personalarbeit einbinden

 

Sicher ist es nicht ratsam, eine Excel-Tabelle mit sensiblen Personaldaten auf einen für alle zugänglichen Server zu legen oder jeder Führungskraft pauschal den Zugang zu sämtlichen Personalakten zu gewähren. Deutlich einfacher und sicherer ist es, alle Personalakten digital zu führen und Führungskräften, zum Beispiel über ihren Browser einen Zugriff auf die Personalakten ihrer Mitarbeiter einzuräumen.

7. Auch kleine Unternehmen können sich HR-Software leisten

Dank Mietangeboten ohne Anfangsinvestition und ohne lange Vertragsbindung fällt der Abschied von der Excel-Personalverwaltung nicht schwer. Zudem ist es oft möglich, sich das Programmpaket nach den eigenen Bedürfnissen zusammenzustellen: mit Entgeltabrechnung oder ohne, mit digitaler Personalakte oder ohne. Sie haben die Wahl und zahlen nur, was Sie wirklich benötigen. Dabei lässt sich die Software in der Regel hinsichtlich Funktionsumfang, Mitarbeiterzahl und Nutzerzahl skalieren.

Fazit: Befreien Sie sich von unnötiger Arbeit und nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung!

Es spricht wenig dafür, die eigene Personalarbeit mithilfe von Excel und Co. zu betreiben. Das vordergründige Argument der Kostenersparnis entpuppt sich bei genauerem Hinsehen als Trugschluss, denn der kostenträchtige Faktor Zeit hebt die vermeintlichen Kostenvorteile des “Eh-da”-Office-Pakets wieder auf. Auch das Argument “Wir sind zu klein” lässt sich mehrfach widerlegen. Warten Sie daher nicht, bis Sie irgendwann feststellen, dass Sie Potenziale ungenutzt gelassen und zudem noch zu viel Zeit und Mühe für unnötige Datenpflege aufgewendet haben.

Bildquellen: Heuer / HS – Hamburger Software (Beitragsbild oben), Gratisography.com

0 Kommentare

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht. Es gilt unsere Datenschutzerklärung.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.