Mit DMS die Geschäftsprozesse optimieren

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist mehr als ein elektronisches Archiv für aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Als unternehmensweite Informationsplattform ermöglicht ein DMS den Anwendern, Dokumente in Verbindung mit den täglichen Geschäftsprozessen effizient zu nutzen.

Noch vor ein paar Jahren wurde ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorwiegend dazu benutzt, Geschäftsunterlagen revisionssicher aufzubewahren. Das gehört auch weiterhin zu den Aufgaben eines DMS. Heutige Systeme erfüllen jedoch einen umfassenderen Einsatzzweck: Mit ihnen kontrollieren und verwalten Unternehmen jedes Dokument von seiner Entstehung bis zur Langzeitarchivierung. Ziel ist es, die enthaltenen Informationen jederzeit und unternehmensweit nutzbar zu machen. Der Lebenszyklus eines Dokuments lässt sich dabei, in Anlehnung an das 5-Komponenten-Modell des internationalen ECM-Dachverbands AIIM, in die fünf Phasen Erfassung, Ablage, Nutzung, Archivierung und Ausgabe gliedern.

Erfassung von Dokumenten

Der Werdegang eines Dokuments im DMS beginnt damit, dass es in digitaler Form erfasst wird. Unterlagen in Papierform sind daher zu scannen. Zwecks leichter Wiederauffindbarkeit im System werden jedem Dokument beschreibende Informationen bzw. Attribute zugeordnet, die sogenannten Metadaten. Fachleute sprechen bei diesem Vorgang von Verschlagwortung oder auch Indexierung. Weisen Dokumente einen hohen Strukturierungsgrad auf, kann das Dokumentenmanagementsystem sie weitgehend automatisiert verschlagworten. Bei anderen Dokumenten, wie zum Beispiel einem unstrukturierten Bild im JPEG-Format, muss der Benutzer eingreifen.

Ablage vs. Archivierung

Auf die Verschlagwortung folgt die digitale Ablage. Hierbei handelt es sich um eine “Zwischenspeicherung” der Dokumente im DMS, die für das aktive Arbeiten mit den Unterlagen notwendig ist. Davon zu unterscheiden ist die Langzeitarchivierung. Sollen Dokumente für zehn Jahre oder länger archiviert werden, kommt den verwendeten Speichermedien eine wichtige Rolle zu. Laut Marktforschern dominieren zurzeit im Bereich der Archivierung – je nach gespeicherten Datenmengen – drei Speichermedien: externe und interne Festplatten sowie Tapes. Damit die Informationen in jedem Fall lesbar bleiben, empfehlen Experten als Faustregel, wichtige Daten alle fünf Jahre auf neue Medien zu kopieren.

Finden, bearbeiten, versionieren

Die abgelegten oder bereits archivierten Dokumente lassen sich im DMS anhand ihrer Metadaten oder per Volltexteingabe suchen. Das System zeigt Unterlagen aus verschiedensten Quellen auf einen Blick an. Die Benutzer brauchen also weder weitere Anwendungen zu öffnen noch das Datei­system zu durchsuchen.

Mithilfe individueller Zugriffsrechte lässt sich sicherstellen, dass die Dokumente ausschließlich von befugten Personen gelesen und/oder bearbeitet werden können. Wurde ein Dokument bearbeitet, legt das DMS automatisch eine neue Version an und speichert die ursprüngliche Dokumentenfassung. Dies vermeidet Wildwuchs im Dateisystem aufgrund manuell versionierter und später schwer nachvollziehbarer Dateinamen.

Auch sogenannte Check-In- und Check-Out-Funktionen helfen, Inkonsistenzen zu vermeiden: Ein Benutzer kann ein Dokument zwecks Bearbeitung aus dem DMS entnehmen und für andere Benutzer sperren. Sobald der Bearbeiter seine Änderungen mittels Check-In im System abgelegt hat, steht das Dokument als neue Version wieder zur Verfügung.

Zusammenarbeit mit anderen Systemen

In ein Dokumentenmanagementsystem lassen sich Dokumente aus verschiedensten Quellen integrieren (z. B. ERP-Software, Mail, Posteingang). Das DMS bündelt sämtliche Informationen und stellt sie gezielt bereit. Allen berechtigten Benutzern im Unternehmen steht damit eine einheitliche Informationsplattform zur Verfügung.

Schematische Darstellung des Werdegangs von Dokumenten in einem DMS

Dokumentenbasierter Workflow

Die meisten Dokumente durchlaufen im Unternehmen mehrere Stationen, mitunter sogar parallel – beispielsweise zur Bearbeitung, Prüfung, Kenntnisnahme und Freizeichnung. Ein Dokumentenmanagementsystem verbessert den Workflow, indem es die Dokumente an den elektronischen Postkorb der entsprechenden Benutzer weiterleitet. Dabei lassen sich Wiedervorlagetermine festlegen, Fristen setzen und Aufgaben delegieren. Das System verkürzt so die Durchlaufzeiten und ermöglicht den Benutzern, den Status und Verlauf sowie das Ergebnis der Bearbeitung zu kontrollieren und zu dokumentieren.

Ausgabe von Dokumenten

Zu den wichtigen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems zählt zudem die Ausgabe abgelegter oder archivierter Dokumente. Hierbei geht es zum einen darum, den Benutzern die von ihnen gesuchten Dokumente anzuzeigen. Zum anderen zählt dazu die Verteilung von Dokumenten aus dem DMS heraus – zum Beispiel per E-Mail im Einzel- oder Massenversand. Darüber hinaus verlangen Steuerberater und die Prüfer der Finanzverwaltung immer häufiger, dass Unternehmen ihnen Dokumente aus dem digitalen Archiv zur Verfügung stellen. Auch diese Anforderung lässt sich mithilfe eines DMS erfüllen.

Bildquellen: Jakub Jirsák/Fotolia.com (großes Beitragsbild), HS – Hamburger Software (Infografik)