“Finanzbuchhaltung auf Minimalniveau reicht nicht mehr aus”

Für Unternehmen ist es erfolgskritisch, finanzielle Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und zu beeinflussen. Eine leistungsfähige Finanzbuchhaltung mit einem gezielten Controlling ist daher auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) unerlässlich, sagt Experte Helmut Siller.

Frage: Kleine und mittlere Unternehmen betrachten die Buchführung oft als eine lästige Pflicht. Welche Folgen kann es haben, die Finanzbuchhaltung und das Controlling stiefmütterlich zu behandeln?

Helmut Siller: Als Schlosser- oder Mechanikermeister sind Sie vielleicht ein brillanter Techniker; oder Sie lieben den Umgang mit Menschen und sind daher ein Verkaufsgenie. Und trotzdem machen Sie nur bescheidene Gewinne. Wissen Sie, warum? Kennen Sie Ihren Materialaufwand? Kennen Sie den momentanen Wert Ihres Lagers? Falls nicht, müssen Sie in die Buchhaltung schauen.

Aufgrund rechtlicher Vorgaben muss jedes Unternehmen eine Buchführung haben, sei es eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder eine doppelte Buchhaltung. Aufgabe der Buchführung ist es, alle Geschäftsfälle des Unternehmens aufzuzeichnen, um der Geschäftsführung den Stand der Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätslage zu zeigen. Nur so erfahren Sie auf der Führungsebene, ob das Unternehmen durch seine Geschäftstätigkeit reicher oder ärmer wird, das heißt, ob das Eigenkapital im Zeitablauf steigt oder sinkt.

Darüber hinaus lässt sich aus den Istzahlen eine Planbilanz ableiten, und die Buchhaltung liefert den Finanzbehörden die Basis für die Bemessung der Ertragsteuern. Eine gute Buchhaltung verhindert zudem Zahlungsrückstände und vereinfacht die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten.

“Angesichts des steigenden Wettbewerbs und der verschärften Marktbedingungen sind rasche und klare Analysen entscheidende Erfolgskriterien.”

Eine aussagefähige Buchhaltung bildet auch die Grundlage für ein wirksames Controlling, das die Führung mit aktuellen Informationen unterstützt. Controller sind auf allen Managementebenen Ansprechpartner für unternehmenspolitische, strategische und kaufmännische Weichenstellungen; sie ziehen meist die richtigen Schlüsse aus Buchhaltung und Jahresabschluss.

Viele KMU betreiben jedoch kein ausreichend professionelles Controlling. Die dadurch fehlenden Informationen beeinträchtigen die Entwicklung und bedrohen sogar das Überleben des Unternehmens, weil sich ohne Buchhaltungszahlen kaum Insolvenzvorsorge betreiben lässt. Angesichts des steigenden Wettbewerbs und der verschärften Marktbedingungen sind aber rasche und klare Analysen, vorausschauende Planung, Risikoprävention, fundierte Information und begleitende Kontrolle entscheidende Erfolgskriterien.

Dr. Helmut Siller ist selbstständiger Unternehmensberater und Trainer in Wien. Er ist Autor bzw. Koautor mehrerer Fachbücher und Fachartikel zu den Themen Controlling und Rechnungswesen. Zudem lehrt er an diversen Fachhochschulen und an der Donau-Universität in Krems/Österreich. Siller verfügt des Weiteren über 30-jährige Erfahrung als kaufmännische Führungskraft in Unternehmen.

Frage: Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmer, wenn sie die Finanzbuchhaltung aktiv angehen?

Helmut Siller: Buchhaltung darf nicht mehr nur als lästige Pflicht gesehen werden. In den Finanzzahlen steckt viel Wissen über das Unternehmen, über Kunden, über Schwächen im Unternehmen usw. Ein “Management by Bankauszug” reicht heute nicht mehr aus, um nachhaltig Erfolg am Markt zu haben. Sich mit Buchhaltung zu beschäftigen, erfordert nur am Anfang Überwindung. Das Know-how, wie eine Bilanz entsteht, ist in einigen Schritten leicht zu erwerben. Und dann fühlen Sie sich sicherer, weil Sie zum Beispiel wissen, wie sich die Abschreibung Ihres Pkw auf den Gewinn auswirkt.

Die Buchhaltung ist auch die Basis für eine wichtige zweite Aufgabe jedes erfolgreichen Unternehmers: eine regelmäßige Bilanzanalyse – oft mithilfe von Kennzahlen, wie zum Beispiel: Eigenkapitalquote, Umsatzrentabilität, Cashflow, durchschnittliche Außenstandsdauer oder Break-even-Point (Gewinnschwelle). Die Analyse erlaubt, Schlüsse zu ziehen und Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten.Ein Beispiel: Wenn der Umsatz bei bestimmten Kunden im Laufe der Zeit zurückgeht, muss der Vertrieb reagieren. Noch ein Beispiel: Zeigt die Buchhaltung, dass der Gewinn stetig sinkt, müssen die einzelnen Aufwendungen analysiert werden. Vielleicht ist der Materialeinsatz teurer geworden, weil die Einkaufspreise gestiegen sind. Dann muss der Einkauf reagieren und mit dem Lieferanten reden etc.

Auch Banken verlangen, bevor Sie einen Kredit bewilligen, Angaben zur Qualität des Rechnungswesens. Somit reicht es nicht mehr aus, nur eine Buchhaltung zu haben, die den Minimalerfordernissen genügt, sondern die Buchführung muss überdies übersichtlich, tagesaktuell und zuverlässig sein. Sie muss einem Dritten, wie der Bank, auf Anhieb die Zahlen und Zusammenhänge zeigen, auf die es ankommt – beispielsweise die Schuldentilgungsdauer, also wie viel Cashflow Sie brauchen, um Ihre Verbindlichkeiten zu begleichen. Bei guter Qualität bekommen Sie ein besseres Rating; dann zahlen Sie unter Umständen weniger Zinsen für Ihren Kredit.

“Finanzbuchhaltungssoftware spielt als Management-Informationssystem eine wesentliche Rolle bei der Unternehmenssteuerung.”

Frage: Gute Unternehmenssteuerung setzt voraus, dass die Entscheider jederzeit auf aktuelle Informationen zur Finanzsituation zugreifen können. Wie lässt sich das am besten erreichen?

Helmut Siller: Eine wesentliche Rolle spielt hier Finanzbuchhaltungssoftware als Management-Informationssystem. Kassenbücher, Onlinebanking, Kostenstellenverwaltung, die digitale Belegverwaltung und eine Übersicht der offenen Posten auf Kunden- und Lieferantenseite gehören heute zu den Standardfunktionen einer Buchhaltungssoftware. Sie sollte zudem die wichtigsten Vorlagen für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Gewinn- und Verlustrechnung oder die Bilanz hinterlegt haben. Wenn sich das Programm dann auch noch gut bedienen lässt, werden Monats- und Jahresabschluss fast zum Kinderspiel.

Doch eine gute Buchhaltung muss heute noch mehr leisten: Aus den bereits genannten Grundelementen sollte man diverse Auswertungen auf Knopfdruck erstellen können. Sie sollten sich nach verschiedenen Kriterien (Kunden, Artikel) strukturieren und in unterschiedliche Datenformate exportieren lassen. Also auf die zeitnahe Information kommt es immer mehr an.

Frage: Sind kleinere Unternehmen da nicht aufgrund geringerer Ressourcen im Wettbewerbsnachteil?

Helmut Siller: Für Kleinstunternehmen scheint es nicht leistbar, ein ausgeklügeltes Controllingsystem zu etablieren und erfolgreich zu betreiben. Viele Unternehmer glauben auch, sie brauchen kein Controlling, weil es etwas kostet und sie ohnehin ausreichend Gewinn machen. Da wird oft nicht weit genug gedacht. In einer Untersuchung bei österreichischen Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern haben wir herausgefunden, dass es vor allem zwei Gründe sind, warum kleinere Betriebe Finanzbuchhaltung und Controlling relativ sparsam nutzen: 1. kein Bedarf aufgrund der überschaubaren Unternehmensgröße, und 2. Zeitmangel. Das war Anlass für uns, ein fünfteiliges Cockpit-Konzept zu entwickeln. Dieses beschränkt sich auf die Mindestausstattung von Rechnungswesen und Controlling und bietet den Unternehmen einen Überblick darüber, wie sie wirtschaftlich dastehen. Wer dieses Konzept mit einer guten Finanzbuchhaltungssoftware unterlegt, macht einen großen Fortschritt in Richtung zukunftssicheres Unternehmen.

Und: Controlling bringt weit mehr an Einsichten und Wissen als es kostet – sie brauchen dazu ja keinen Controller, sondern selbst etwas Know-how im Bereich Finanzbuchhaltung. Und noch etwas: Wenn Sie heute Gewinn machen, sagt das nichts über das Morgen aus. Nur ein gutes Rechnungswesen kann Ihnen sagen, wie wahrscheinlich es ist, dass Sie künftig auch noch Gewinne schreiben.

Frage: Wie wirkt sich eine leistungsfähige Finanzbuchhaltung im Unternehmen auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater aus?

Helmut Siller: Der Steuerberater hat für viele KMU eine wichtige Funktion. Auch in unserer Untersuchung haben viele der Befragten gesagt, dass sie ihrem Steuerberater die Buchhaltung und damit einen Großteil der kaufmännischen Führung anvertrauen. Oft übernimmt der externe Dienstleister zusätzlich Controllingfunktionen. Meiner Meinung nach spricht heute viel dafür, sich zumindest so viel Wissen über Rechnungswesen selbst anzueignen, dass man mit dem Steuerberater auf Augenhöhe sprechen kann. Und viele Unternehmen entscheiden sich dann, die Finanzbuchhaltung künftig selbst zu machen, und den Steuerberater gezielt für die Steuerberatung einzusetzen. Sie können einem Steuerberater keinen größeren Gefallen tun, als ihm eine saubere Buchhaltung, ein übersichtliches Journal und unter Umständen sogar aussagekräftige Anlagen-, Eigenkapital-, Forderungs- und Verbindlichkeitenspiegel zu schicken. Das erleichtert ihm nicht nur die Übersicht und die Arbeit mit Ihren Zahlen sowie die steuerliche Vertretung, sondern spart Ihnen selbstverständlich Honorarkosten.

Bildquellen: Calado/Fotolia.com (Beitragsbild oben), privat (Porträt)