elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen – 6 Gründe für digitale Rechnungsprozesse

Elektronische Rechnungen setzen sich im Geschäftsalltag zunehmend durch. Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verarbeiten Rechnungen dennoch weiterhin papiergebunden – und verschenken damit Geld und Zeit. Lesen Sie hier, weshalb ein Umstieg auf digitale Rechnungsprozesse überaus empfehlenswert ist.

Die öffentliche Hand hat die Marschrichtung vorgegeben: Bis 2020 sollen elektronische Rechnungen zum Standard in der Europäischen Union werden – zumindest bei öffentlichen Aufträgen. So sieht es die EU-Richtlinie 2014/55/EU vor. Viele Mitgliedsstaaten haben inzwischen rechtliche Fakten zum sogenannten E-Invoicing geschaffen: Besonders schnell war Österreich – dort sind Rechnungen an den Bund schon seit 2014 elektronisch einzureichen. In Deutschland gilt diese Pflicht ab dem 27. November 2020. Spätestens dann werden öffentliche Auftraggeber des Bundes von ihren Lieferanten nur noch strukturierte elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD 2.0 akzeptieren (s. Infobox).

XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden zentralen elektronischen Rechnungsformate in Deutschland. Sie basieren auf der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelten EU-Norm EN 16931.

XRechnung ist der nationale Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Dabei handelt es sich um eine ausschließlich maschinenlesbare Datei im XML-Format. Die Rechnungsdaten werden vom System des Empfängers für Menschen lesbar dargestellt.
Weitere Informationen zur XRechnung
ZUGFeRD (auf internationaler Ebene Factur-X genannt) entspricht ab Version 2.0 der EU-Norm. Das Format ist in verschiedenen Profilen erhältlich. Im Unterschied zur XRechnung bildet ZUGFeRD Rechnungen in einer XML-Datei und in einer menschenlesbaren PDF-Datei ab. Es kann von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden.
Weitere Informationen zu ZUGFeRD

 

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen sowie die voranschreitende Digitalisierung werden dazu beitragen, dass sich E-Rechnungen im Geschäftsalltag weiter durchsetzen werden.

Bereits im Jahr 2017 bevorzugte rund die Hälfte der Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen gegenüber Papierrechnungen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017 des Instituts ibi research an der Universität Regensburg. Jeweils 60 Prozent der Befragten gaben an, den Anteil ausgehender bzw. eingehender E-Rechnungen in den nächsten drei Jahren aktiv steigern zu wollen.

Bislang bestehen hinsichtlich des Digitalisierungsgrads allerdings je nach Unternehmensgröße erhebliche Unterschiede: Rund drei Viertel der großen Firmen haben bereits digitale Rechnungsprozesse implementiert.

Kleine und mittlere Unternehmen setzen bei der Rechnungseingangsverarbeitung oft noch auf papierbasierte manuelle Abläufe. Das ist aufwendig und ineffizient.

Viele Betriebe drucken eingehende elektronische Rechnungen aus. Die Ausdrucke kursieren anschließend auf einem Zickzackweg durchs Unternehmen. Fällt ein zuständiger Mitarbeiter aus, bleiben Rechnungen unbearbeitet liegen. Auch Rückfragen – etwa wegen fehlerhafter Angaben – verzögern die Rechnungsfreigabe, weil die Buchhaltung erst einmal die Papierbelege suchen muss. Dadurch geht dem Unternehmen Skonto verloren, möglicherweise fallen Mahngebühren an. Und der Reputation ist all dies ebenfalls nicht förderlich. Höchste Zeit also, zu handeln.

6 Gründe, digitale Rechnungsprozesse einzuführen

Aufwendige und teure Rechnungsprozesse lassen sich durch Digitalisierung der Rechnungsstellung und der Rechnungseingangsverarbeitung effektiv optimieren. Gerade KMU können dabei aufgrund ihrer überschaubaren Strukturen schnell Vorteile gegenüber papiergebundenen Rechnungsprozessen erzielen, wie zum Beispiel:

1. Kostenersparnis

  • Wer elektronische Rechnungen per E-Mail versendet, spart die Kosten für Papier, Druck und Porto ein. Wie groß das Sparpotenzial ist, zeigt eine Bitkom-Studie: Demnach werden in Deutschland jährlich rund 30 Milliarden Euro nur für die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen ausgegeben.
  • Bei digitaler Verarbeitung eingehender Rechnungen ergeben sich weitere Einsparungen durch bessere Workflows. Studien zufolge sinkt der Aufwand im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungsprozessen um bis zu 70 Prozent.

2. Zeitgewinn

  • Elektronische Ausgangsrechnungen brauchen weder ausgedruckt noch kuvertiert zu werden. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit.
  • Papierrechnungen sind per Briefpost üblicherweise zwei bis drei Arbeitstage unterwegs. Bei einem Versand an ausländische Geschäftspartner dauert es meistens noch länger. Eine E-Mail-Rechnung liegt dem Empfänger sofort vor. In der Regel bekommen Unternehmer, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld also früher.
  • Darüber hinaus können Unternehmen durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und durch die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) massiv Zeit sparen.

3. Verfügbarkeit

  • Papierrechnungen sind entweder im Unternehmen auf Freigabetour unterwegs oder in den Tiefen irgendwelcher Aktenordner versteckt. Das bedeutet: Man muss vor Ort anwesend sein und das gesuchte Dokument zunächst einmal hervorholen. Auf digital aufbewahrte elektronische Rechnungen lässt sich hingegen ortsunabhängig zugreifen. Alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses können somit jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand abrufen.
  • Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen mobil zu prüfen und zur Überweisung freizugeben – etwa, wenn der Vorgesetzte geschäftlich unterwegs ist.
  • Bei Rückfragen zu einer Rechnung und in Klärfällen ist die Buchhaltung schnell auskunftsfähig, da ihr sofort das entsprechende Dokument vorliegt

4. Bessere Arbeitsabläufe

  • Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD 2.0 und XRechnung erleichtern den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Der Rechnungsempfänger kann die Daten durch entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen lassen. So vermeidet er die fehleranfällige manuelle Datenerfassung und gewinnt zugleich Zeit.
  • Des Weiteren bleiben elektronische Rechnungen bei Abwesenheit eines Mitarbeiters nicht auf dessen Schreibtisch liegen, sondern werden per E-Mail automatisch an den Stellvertreter weitergeleitet.

5. Leichte und sichere Archivierung

  • Um elektronische Rechnungen zu archivieren, braucht man weder Aktenordner noch Archivstellfläche. Stattdessen lassen sich die digitalen Dokumente beispielsweise weitgehend automatisiert und platzsparend in einem DMS aufbewahren.
  • In einem DMS archivierte Rechnungen bleiben im digitalen Original dauerhaft gut lesbar erhalten – insbesondere bei sogenannten Thermobelegen ist das oft nicht der Fall. Außerdem werden etwaige Änderungen am Ursprungsdokument vom System protokolliert. Damit erfüllt die digitale Aufbewahrung wesentliche Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten.
  • Zudem sind digital archivierte Rechnungen leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.

6. Schonung von Umwelt und Ressourcen

  • Durch die Einführung digitaler Rechnungsprozesse senken Unternehmen ihren Verbrauch an Papier, Aktenordnern, Druckertoner und weiterem Büromaterial nachhaltig. Das schont nicht nur das eigene Budget, sondern auch die Umwelt. Die geringere Menge an Briefpost wirkt sich außerdem positiv auf die CO2-Bilanz aus.

Bildquelle: AndreyPopov/iStockphoto.com

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