Einführung von Personalsoftware

Einführung von Personalsoftware – die 10 häufigsten Stolperfallen

Die Einführung von Personalsoftware erfordert ein strukturiertes Vorgehen und kluge Entscheidungen. So manches Projekt scheitert jedoch in der Praxis, weil typische, aber leicht vermeidbare Fehler gemacht werden. Dieser Beitrag nennt häufige Stolperfallen und gibt Tipps, diese zu umgehen.

Immer wieder ist zu hören, dass die Einführung von Personalsoftware nicht den erwarteten Erfolg gebracht hat. Am Ende sind alle unzufrieden: Die Anwender murren, weil die Personalsoftware in Sachen Funktionsumfang und Handling nicht ihren Erwartungen entspricht. Die Unternehmensleitung ärgert sich, weil das Projekt nur Kosten verursacht hat. Und der Softwareanbieter ist ebenfalls frustriert, weil der neu gewonnene Kunde gleich wieder abspringt.

Dabei sind die Gründe für das Scheitern meist ganz typische Fehler, die sich durchaus hätten vermeiden lassen. Wenn Sie Ihr Projekt zur Einführung von Personalsoftware erfolgreich abschließen möchten, sollten Sie daher auf keinen Fall in diese zehn Stolperfallen tappen:

Fehler #1: Die IT-Abteilung führt die Personalsoftware im Alleingang ein.

Gerade in KMU, die eine eigene IT-Abteilung haben, gilt: Software ist IT-Sache. Deshalb wählen die Spezialisten eine aus ihrer Sicht geeignete Software aus. Leider mag später niemand gern damit arbeiten, weil die Lösung zumindest teilweise am eigentlichen Bedarf der Anwender vorbeigeht.

Tipp: Niemand kennt die Prozesse und Anforderungen in der Personalarbeit so gut wie die HR-Abteilung. Deshalb sollten die IT- und die HR-Abteilung bei der Einführung von Personalsoftware zusammenarbeiten, um eine technisch und ablauftechnisch optimale Lösung zu finden.

Fehler #2: Die HR-Abteilung entscheidet alleine über die Einführung von Personalsoftware.

Die HR-Spezialisten wählen die Software aus, die am besten zu ihren Anforderungen passt und ihre Prozesse abbilden kann. Leider übersehen sie dabei, dass die Personalsoftware über keine geeigneten Schnittstellen verfügt, um an die Finanzbuchhaltung oder das ERP-System angebunden zu werden.

Tipp: Die IT-Spezialisten müssen zwingend einbezogen werden, wenn eine HR-Software in die bestehende Softwarelandschaft integriert werden soll. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die Einführung von Personalsoftware technisch einwandfrei abläuft.

Fehler #3: Die Vertragsdetails werden bei der Einführung von Personalsoftware einfach außer Acht gelassen.

Voller Tatendrang geht es vorwärts, die HR-Software soll sobald wie möglich zur Verfügung stehen. Vertragsdetails – etwa rund um den Service und die Kosten – werden nur oberflächlich behandelt oder überhaupt nicht besprochen. Beim ersten Problem mit der Software kommt dann das böse Erwachen.

Tipp: Prüfen Sie alle Vertragsdetails genau; ziehen Sie dazu am besten rechtlichen Sachverstand hinzu. Wichtige zu prüfende Punkte sind unter anderem:

  • Folgekosten (z. B. für Customizing, Service, Lizenzerweiterungen)
  • Service (Umfang der Serviceleistungen, Erreichbarkeit)

Fehler #4: Das mit dem Datenschutz wird schon passen.

Die Vorgaben der DSGVO hat ja mittlerweile jeder Anbieter umgesetzt, darauf braucht bei der Einführung von Personalsoftware niemand zu achten. Doch halt, falsch gedacht: Plötzlich flattert dem Unternehmen ein Bußgeldbescheid ins Haus, weil Daten auf einen US-amerikanischen Server übertragen wurden.

Tipp: Achten Sie bei der Auswahl der HR-Software darauf, dass die Daten DSGVO-konform verarbeitet werden. Bei Cloudlösungen muss zudem sichergestellt sein, dass sich die Server, auf denen personenbezogene Daten gespeichert werden, in der Europäischen Union befinden. Auch der Support muss von einem Standort innerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO erfolgen. Ist das nicht der Fall, kann es teuer werden. Bei On-Premises-Lösungen, die Sie in Ihrem Unternehmen installieren und betreiben, besteht dieses Problem nicht.

Fehler #5: Sie legen keinen Anforderungskatalog fest.

So im Groben wissen Sie ja, was Sie brauchen, und das erfüllt die ausgewählte Personalsoftware. Ein bisschen hiervon, ein bisschen davon. Hinterher stellen Sie dann fest, dass die Software zwar Lohnabrechnung kann – mit den Besonderheiten Ihrer Branche, wie zum Beispiel Baulohnabrechnung, kann sie aber nicht umgehen.

Tipp: Stellen Sie zunächst den Ist-Zustand fest und analysieren Sie, welche Prozesse Sie beibehalten, effizienter gestalten oder komplett umorganisieren wollen. Definieren Sie einen genauen Anforderungskatalog mit den Funktionen, die Sie zur Umsetzung der Veränderungen benötigen. Auf der Basis dieses Katalogs kann nun eine HR-Software ausgewählt werden, die allen Anforderungen gerecht wird.

Fehler #6: Alle managen die Einführung der Personalsoftware gemeinsam.

Das erledigen wir nebenbei – Software auswählen und installieren lassen und schon kann es losgehen. Leider bleibt das Projekt schon in den Kinderschuhen stecken, weil im Alltagsgeschäft dann doch keiner Zeit hat, an der Sache dranzubleiben.

Tipp: Legen Sie eine Person fest, die für das Projekt “Einführung von Personalsoftware” verantwortlich ist. Sie steuert die gesamte Kommunikation und das Projektteam, verwaltet das zugrundeliegende Budget und stimmt wichtige Entscheidungen mit den Entscheidungsträgern ab.

Fehler #7: Entscheider-Runde? Jeder darf mitmachen!

Für das Projekt “Einführung einer Personalsoftware” interessieren sich viele Personen im Unternehmen, vom HR-Mitarbeiter über den EDVler bis hin zur Team- und Geschäftsführung. Die Meetings enden regelmäßig im Chaos. Und da keine Entscheidungen getroffen werden, ist das Projekt auch nach einem Jahr noch nicht über die Vorgespräche hinausgekommen.

Tipp: Wer muss in der Mitentscheider-Runde dabei sein? Beschränken Sie die Gruppe auf wenige ausgewählte Personen, die mitzureden haben. Wichtig sind Vertreter der Personalabteilung, der IT-Abteilung und der Unternehmensleitung, ggf. noch der/die Datenschutzbeauftragte und jemand aus dem Betriebsrat.

Fehler #8: Allzu viel sollte die Einführung der Personalsoftware aber nicht kosten.

“Machen Sie mal, aber zu viel kosten sollte die Personalsoftware nicht.” Große Sprünge machen Sie mit dieser Aussage des Chefs zwar nicht, aber für eine kleine Lohnabrechnungssoftware sollte das Budget schon reichen. Die unwichtigen Themen wie Service oder Anwenderschulung lassen wir einfach weg.

Tipp: Passen Sie das Budget an die benötigte Software an, statt die Software an das Budget – sonst erhalten Sie halbgare Lösungen, die nicht zu den Anforderungen passen. Die Idee, die Service- oder Schulungsleistungen zu kürzen, um “mehr Software fürs Geld” zu bekommen, geht leider im Betrieb meist nach hinten los.

Fehler #9: Mit einer ganz einfachen Personalsoftware fahren wir am besten.

Die ausgewählte HR-Software ist sehr einfach zu bedienen, für die Nutzung sind auf den ersten Blick nicht einmal Schulungen erforderlich. Schade nur, dass man die Struktur der digitalen Personalakte nicht individualisieren kann. Oder dass man mit der Lohnabrechnungssoftware keinen Baulohn abrechnen kann.

Tipp: Eine einfach zu bedienende Lösung ist zwar aus Sicht der Anwender erstrebenswert, deckt aber in vielen Fällen nicht alles ab, was das Unternehmen braucht. Wählen Sie eine Software, die zwar intuitiv aufgebaut ist, aber dennoch detaillierte Individualisierungsmöglichkeiten schafft, ob Abbildung der Prozesse, individuelle Aktenstrukturen oder Auswertungen nach Ihren Anforderungen. Der wichtigste Grundsatz: Die Software passt sich an die Prozesse an – und nicht die Prozesse an die Software.

Fehler #10: Für den Moment reicht der Funktionsumfang.

Eine Lohnabrechnungssoftware für bis zu 50 Mitarbeiter reicht bei unserer Betriebsgröße völlig aus. Naja, wer konnte schon ahnen, dass das Unternehmen plötzlich so stark wächst und wir unsere mittlerweile über 150 Mitarbeiter jetzt nicht mehr in der Software verwalten können?

Tipp: Sie müssen als KMU natürlich nicht “mit Kanonen auf Spatzen schießen” und eine teure All-in-One-Lösung kaufen, die wirklich jegliche Eventualität berücksichtigt. Im Idealfall denken Sie aber schon heute an die möglichen Anforderungen von morgen. Im Idealfall entscheiden Sie sich für eine modulbasierte Lösung, bei der Sie den Funktionsumfang ganz einfach bei Bedarf erweitern können und die voll skalierbar ist.

 

Sabine Hutter
Autorin dieses Beitrags
Sabine Hutter ist freie Texterin aus dem bayerischen Waidhofen. Die Betriebswirtin und ehemalige Personalreferentin schreibt in diesem Blog Beiträge zu HR-Themen.
[gekonnt-gesagt.de]

Bildquellen: wladimir1804/Fotolia.com (Beitragsbild oben), Sabine Hutter (Porträt)

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