Einführung einer digitalen Personalakte

Digitale Personalakte einführen – 4 Tipps zur Fehlervermeidung

Durch die Einführung einer digitalen Personalakte lassen sich viele Arbeitsabläufe verbessern. Das spart Zeit und senkt Kosten. Vorausgesetzt, man tappt nicht in typische Stolperfallen hinein. Lesen Sie in diesem Beitrag, welche Fehler Sie beim Projekt digitale Personalakte nicht machen sollten.

Der digitalen Personalakte liegt ein relativ simples Konzept zugrunde: Die Papierdokumente der Personalakten werden gescannt und in verschiedenen Kategorien elektronisch archiviert. Anschließend stehen sie allen autorisierten Benutzern digital zur Verfügung. Dies beschleunigt den Zugriff auf Informationen und erleichtert die Personalverwaltung. Durch effizientere Workflows sinken zudem die Prozesskosten.

So einfach und verlockend das klingt: Die Einführung einer digitalen Personalakte ist kein Selbstläufer, und mit der Installation der Software ist es nicht getan. Um die Aktenführung erfolgreich zu digitalisieren, sind gutes Projektmanagement und Know-how hinsichtlich der rechtlichen und der technischen Anforderungen notwendig. Schließlich geht es um sensible personenbezogene Daten, die nicht erst seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders zu schützen sind.

Die folgenden vier Tipps sollen Ihnen helfen, die Einführung einer digitalen Personalakte zu planen und häufig gemachte Fehler zu vermeiden.

1. Vergessen Sie die Mär vom papierlosen Büro

Die Digitalisierung schreitet im Geschäftsleben schnell voran. Da ist der Wunsch vieler Personalabteilungen, sich von den Schrankwänden voller Aktenordner zu trennen, durchaus nachvollziehbar.

Tatsächlich reduzieren sich der Papierverbrauch und der Bedarf an Aktenstellfläche durch die Einführung einer digitalen Personalakte auf ein Minimum. Ein vollständiger Verzicht auf Papier ist im Personalbüro jedoch nicht ratsam. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften können Sie nämlich verpflichtet sein, die Papieroriginale bestimmter Dokumente trotz elektronischer Aktenführung aufzubewahren. Solche Aufbewahrungspflichten können sich unter anderem aus dem Sozialgesetzbuch, dem Einkommenssteuergesetz, dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben.

Schieben Sie bei der Einführung einer digitalen Personalakte keine Unterlagen vorschnell in den Schredder.

Vor allem in Bezug auf Dokumente, die zwingend der Schriftform des § 126 BGB unterliegen, wie beispielsweise befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge oder Kündigungsschreiben, sollten Sie die Originale in Papierform weiter vorhalten. Das ist in Ihrem Interesse als Arbeitgeber, denn in einem möglichen Gerichtsverfahren können eingescannte Dokumente nicht als Urkundsbeweis herangezogen werden.

2. Scannen Sie Personalakten nur dann selbst, wenn Sie über die notwendigen Ressourcen verfügen

Im Zuge der Einführung einer digitalen Personalakte müssen die bestehenden Personalakten gescannt werden. Je nach Mitarbeiterzahl kommen – auch nach einer Bereinigung der Akten – schnell mehrere Tausend Blatt Papier zusammen. Daher gilt es genau zu prüfen, ob eine Digitalisierung im eigenen Haus möglich und sinnvoll ist.

Aus Gründen des Datenschutzes dürfen die Personalakten nicht einfach hausintern zum Scannen weitergereicht werden. Entscheidet man sich fürs Selbermachen, sollte die Personalabteilung die Dokumente digitalisieren. Allerdings ist dort nur selten ein entsprechend leistungsfähiger Scanner vorhanden. Zudem finden die Personaler häufig kaum die Zeit, um neben ihrem Tagesgeschäft zusätzlich Dokumente zu scannen. Ein weiterer Knackpunkt kann fehlendes technisches Know-how sein: Welche Auflösung ist für eine OCR-Verarbeitung und eine spätere Volltextsuche optimal? Welches Dateiformat eignet sich am besten? Sollte besser in Schwarz-Weiß oder in Farbe gescannt werden?

Für viele Unternehmen dürfte es besser sein, einen spezialisierten Dienstleister mit dem Scannen zu beauftragen.

Die Frage, ob eine hausinterne oder eine externe Scan-Lösung besser ist, lässt sich aber nicht pauschal beantworten. Grundsätzlich gilt: Nur wenn die Personalabteilung über die erforderliche Zeit, über geeignete Scangeräte und über das notwendige technische Wissen verfügt, empfiehlt es sich, die Personalakten intern zu digitalisieren. In vielen Unternehmen sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, deshalb entscheiden sie sich für die Zusammenarbeit mit einem Digitalisierungsdienstleister.

Die Erfahrung zeigt zudem: Je umfangreicher die Akten sind, desto eher lohnt es sich, einen Dienstleister zu beauftragen. Ebenfalls eine Rolle spielt, wie viele Belege nach der Einführung einer digitalen Personalakte voraussichtlich täglich zu scannen sein werden. Auch für kleinere Unternehmen kann professionelle Unterstützung beim Scanprozess eine sinnvolle Alternative zum Selbermachen sein.

3. Erstellen Sie ein differenziertes Zugriffskonzept für die digitale Personalakte

Bei der Führung einer digitalen Personalakte müssen Sie die Vorschriften der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) befolgen. In jedem Fall sind unberechtigte Zugriffe auf personenbezogene Daten auszuschließen. Dies erfordert ein differenziertes Berechtigungskonzept, das alle Beteiligten und sämtliche möglichen Aktionen berücksichtigt. Zentrale Fragen sind dabei: Welche Personen im Unternehmen dürfen künftig auf welche Informationen zugreifen? Wer darf welche Dokumente scannen, bearbeiten oder nur einsehen?

Die Rechtestruktur muss zudem berücksichtigen, dass die Führungskräfte Zugriff auf die Personalakten ihrer Mitarbeiter erhalten. Auch für die Geschäftsführung und für Justiziare sind entsprechende Zugriffsrechte möglicherweise sinnvoll. Es empfiehlt sich daher, eine Rollen- und Berechtigungsmatrix zu erstellen, die klare Regeln für den Zugriff aller Beteiligten definiert.

4. Unterschätzen Sie nicht das Projektmanagement bei der Einführung einer digitalen Personalakte

Sie haben einen Softwareanbieter für die digitale Personalakte sowie einen Scan-Dienstleister ausgewählt? Prima. Und die optimale Aktenstruktur haben Sie auch schon festgelegt? Noch besser – doch fertig sind Sie damit noch nicht.

Die Einführung einer digitalen Personalakte erfordert ein umfassendes Projektmanagement. Zwar lässt sich die Software in aller Regel schnell installieren und einrichten. Und auch das Scannen der Dokumente ist häufig in drei bis vier Wochen erledigt – zumal wenn ein Digitalisierungsdienstleister diese Aufgabe übernimmt.

Eine digitale Personalakte wird nur dann die gewünschten Effekte wie Kostensenkung und Zeitersparnis bringen, wenn sie im Unternehmen akzeptiert wird.

Führen Sie daher bereits in der Frühphase des Projekts die häufig beträchtlich auseinander liegenden Interessen der beteiligten Parteien (z.B. Personalabteilung, IT-Abteilung und Betriebsrat) zu einer rechtlich einwandfreien, wirtschaftlichen und praktikablen Lösung zusammen. Nehmen Sie sich dabei die Zeit für eine gründliche Analyse.

Darüber hinaus sind natürlich die Anwender rechtzeitig ins Boot zu holen. Mit ihrer Akzeptanz steht oder fällt der Projekterfolg nämlich am Ende. Planen Sie deshalb Schulungen für die künftigen Nutzer der digitalen Personalakte, aber auch für die IT-Administratoren und die Mitarbeiter ein.

Bildquelle: andyller/Fotolia.com

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