Einführung digitale Personalakte: Welche Aktenstruktur ist optimal?

Vor der Umstellung von der Papierakte zur digitalen Personalakte ist es notwendig, die künftige Aktenstruktur festzulegen. So lassen sich Probleme im späteren Betrieb vermeiden. Hier einige Tipps, wie Sie zu einer für Ihre Organisation passenden digitalen Aktenstruktur gelangen.

Personaler kennen das Problem: Die Personalakte eines Beschäftigten wird mittels Registerkarten nach einer durchgängigen Aktenstruktur thematisch nach Verträgen, Altersvorsorge, Bewerbungsunterlagen, Leistungsbeurteilungen usw. unterteilt. Im Laufe der Zeit entnehmen die Kollegen in der Personalabteilung jedoch einzelne Dokumente, um Kopien anzufertigen bzw. um mit den enthaltenen Informationen zu arbeiten. Oder mehrere neue Mitarbeiter reichen gleichzeitig ihre Krankenkassen-Mitgliedsbescheinigung im Personalbüro ein. Und weil es manchmal eben schnell gehen muss, wird das Dokument *vorübergehend* obenauf in die Akte einsortiert. Aus dem *vorübergehend* wird natürlich *permanent* und mit der Zeit wird es für alle Beteiligten zunehmend mühsamer, gezielt lückenlose Informationen aus den Personalakten zu ziehen. Hier schafft Software Abhilfe. Immer mehr Unternehmen – ob klein oder groß – setzen deshalb auf die elektronische Aktenverwaltung und führen eine digitale Personalakte ein.

Ausmisten first, Digitalisieren second

“Ein Umzug ist eine tolle Chance, wieder mehr Ordnung in seine Wohnung zu bekommen. Mit der Zeit sammeln sich viele Dinge an, die man – wenn man ehrlich zu sich ist – gar nicht mehr braucht. Sich vor dem Umzug zu überlegen, was man wirklich noch benötigt und sich vom Rest zu trennen, entlastet nicht nur den Umzug, sondern befreit auch die Seele!”
Motivierende Hinweise wie diesen findet man in Ratgebern zum Thema Wohnung und Umzug. Darin heißt es, dass der Durchschnittseuropäer im Schnitt 10.000 Dinge besitzt. Auch in Personalakten befinden sich oft zahlreiche Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, wie zum Beispiel eine Siegerurkunde von einer Betriebssportveranstaltung aus dem Jahre 1997. Die Personalakten von derlei Altlasten zu befreien, hat letztlich einen ähnlich befreienden Effekt, wie die Entsorgung eines Butterstempels, der seit Jahren ungenutzt im Küchenschrank steht.

 

Indem man die Personalakten von unnützen Inhalten entschlackt, kann man beim Scannen Geld sparen. Darüber hinaus gibt es auch rechtliche Gründe, die es erfordern, bestimmte Dokumente aus den Akten zu entfernen. Zu den zu löschenden Inhalten zählen beispielsweise:

  • Abmahnungen, die älter als drei Jahre alt sind
  • Dokumente, die Auskunft über Krankheitsgründe geben, wie Befunde des Betriebsarztes
  • Generell alle Dokumente, die mit dem Arbeitsverhältnis nicht im Zusammenhang stehen

Jetzt geht es um die Aktenstruktur der Personalakte der Zukunft

Nachdem man sich intensiv mit den bestehenden Personalakten befasst und vielleicht bereits mutig von Dokumenten getrennt hat, gilt es, den Bestand in den Akten zu bestimmen und die vorhandenen Dokumentenarten aufzulisten. Meist kommen in einer Personalakte die folgenden Dokumentenarten vor:

  • Bewerbungsunterlagen, z. B. Lebenslauf
  • Arbeitsvertrag
  • Abmahnungen (sofern noch keine drei Jahre in der Akte)
  • Schriftwechsel mit dem Arbeitnehmer
  • Angaben zur Sozialversicherung
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • Steuerunterlagen
  • Zeugnisse
  • Arbeitszeugnisse
  • Zertifikate
  • Urlaubsanträge
  • Darlehen
  • Lohnpfändungen
  • Mitgliedschaft im Betriebsrat, falls vorhanden
  • Kündigungsschreiben
  • Zwischenzeugnis
  • Vereinbarungen für vermögenswirksame Leistungen
  • Vereinbarungen zur Altersvorsorge, z. B. Entgeltumwandlung

Vergleichbar mit Registern in der Papier-Personalakte sortiert die digitale Personalakte Dokumente über eine Ordnerstruktur. Daher ist festzulegen, welche Dokumentenart welchem Ordner innerhalb der Mitarbeiterakte künftig zugeordnet werden soll. Um Nacharbeiten zu vermeiden, sollten nachträgliche Änderungen der Ordnerstruktur vermieden werden. Wie eine solche Ordnerstruktur aussehen kann, zeigt die folgende Übersicht. Es handelt sich dabei um die vorbesetzte Aktenstruktur der HS Digitale Personalakte. Diese Struktur lässt sich anpassen.

 

Beispiel für eine Aktenstruktur (digitale Personalakte)

Personalien 
Personalbogen
Korrespondenz
Altersvorsorge
Vertrag
Dienstvertrag
Zielvereinbarung
Beendigung Arbeitsverhältnis
Bescheinigungen
Krankengeld
Mutterschaftsgeld
Arbeitsbescheinigung usw.
Mitarbeiterbeurteilung
Zeugnis
Beurteilung
Rüge/Abmahnung
Mitarbeiterqualifikation
Bewerbung
Nachweise
Fortbildungen
Gesundheit/Abwesenheit
Fehlzeiten
Krankenkasse
Elternzeit
Verdienstabrechnung
Verdienstabrechnung
Lohnkonto
Lohnkonto
Mitarbeitergespräch
Dokumentation der Mitarbeitergespräche

 

Digitale Personalakte ermöglicht kontrollierten Zugriff auf die Ordnerstruktur

Eine wichtige Vorüberlegung an dieser Stelle ist, welche Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff auf die digitale Personalakte haben werden (Personalabrechner, Personalreferent, Abteilungsleiter etc.). Anders als der Aktenschrank kennen digitale Personalakten mehr als die zwei Zustände: *abgeschlossen* = niemand hat Zugriff, *aufgeschlossen* = jeder hat potenziell Zugriff. Mit der elektronischen Akte lassen sich nämlich Berechtigungsprofile für Ordner (*Personalien*: ja, *Vertrag*: nein) oder auch Dokumentenarten einrichten (*Ordner Vertrag*: ja, *Zielvereinbarung*: nein). Diese Zugriffsrechte wiederum können weiter differenziert werden nach:

  • dem Recht zum Lesen,
  • dem Recht zum Hinzufügen,
  • dem Recht zum Sperren/Bearbeiten,
  • dem Recht zum Verschieben,
  • dem Recht zum logischen Löschen.

Es genügt also nicht, sich lediglich die Ordnerstruktur zu überlegen, sondern man sollte auch die Chance nutzen, über ein passendes Rollenkonzept auch neuen Nutzergruppen (vor allem den Führungskräften) den Zugriff auf die digitale Personalakte zu ermöglichen.

Fazit

Die Qualität der Aktenstruktur beeinflusst maßgeblich, wie “rund” das Arbeiten mit der Personalakte läuft. Das war in der analogen Welt schon so (“Ich bin in Eile und hefte das Dokument später wieder richtig ein”) und bleibt auch in der digitalen Personalakte so. Im Unterschied zur Papierakte bietet die elektronische Lösung jedoch wichtige Vorzüge:

  • Aus der digitalen Personalakte werden keine Dokumente entnommen, um beispielsweise Kopien anzufertigen. Somit wird auch nichts falsch abgeheftet.
  • Die digitale Aktenstruktur der Personalakte bietet die Chance, über Benutzerrollen den Zugriff zu steuern. Dies kann die Personalabteilung entlasten, weil sich Führungskräfte selbst informieren können, ohne hierfür erst eine Anfrage an die Personalabteilung richten zu müssen.
  • Dokumente werden der digitalen Personalakte mittels Zuordnung zu einer Dokumentenart hinzugefügt. Von dieser Dokumentenart hängt ab, in welchem Ordner ein Dokument abgelegt wird. In der papiergebundenen Akte hingegen kann es vorkommen, dass ein Dokument falsch abgelegt wird, weil das entsprechende Register schwer erreichbar ist.
  • Falls ein Dokument doch einmal im falschen Ordner landet, ist es per Schlagwortsuche oder Volltextsuche schnell auffindbar.
Ordnerstruktur digitale Personalakte

Hinzufügen und Verschlagwortung von Dokumenten zu einer digitalen Personalakte

Bildquelle: StockPhotoPro/Fotolia.com (oben), HS – Hamburger Software (unten)

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