Digitale Lagerverwaltung optimiert Lagerprozesse in KMU

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) läuft es im Lager nicht so effizient, wie es müsste. Dies liegt meist daran, dass das Lager per Zuruf und mittels Excel-Listen verwaltet wird. Durch digitale Lagerverwaltung lassen sich die Unternehmensprozesse im und rund ums Lager nachhaltig verbessern.

 

Nahezu jedes Unternehmen verfügt über ein Lager. Umfang und Organisation variieren aber je nach Größe und Art des Betriebs stark. So verfügen klassische Handelsunternehmen, die eine bedarfsorientierte Vorratspolitik betreiben müssen, über ein umfangreicheres Lager als beispielsweise Unternehmen, die digitale Produkte anbieten. Bei letzteren beschränkt sich die Lagerhaltung häufig auf Verbrauchsgüter für die Mitarbeiter, wie Büromaterial, Getränke und ähnliches mehr.

Insbesondere größere Firmen setzen im Bereich der Lagerwirtschaft ein Lagerverwaltungssystem (LVS) ein. Dabei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung von Lagermengen und Lagerorten sowie deren Beziehung zueinander. Doch wie sieht es diesbezüglich bei kleineren Mittelständlern aus?

Die Realität zeigt, dass viele Unternehmen in der Größenordnung von 20 bis 100 Mitarbeitern nicht mit einem Lagerverwaltungssystem arbeiten.

Nun gibt es gewiss Betriebe, in denen sich der Verzicht auf eine digitale Lagerverwaltung bei betriebswirtschaftlicher Betrachtung als Fehler erweist. Ebenso gibt es jedoch Fälle, in denen die Entscheidung, kein LVS einzusetzen, aufgrund der geringen Lagergröße genau richtig ist – alles andere hieße nämlich, mit Kanonen auf Spatzen zu schießen.

Dieser Beitrag propagiert daher keine Digitalisierung um jeden Preis.  Vielmehr werden die wesentlichen Funktionen und der Nutzen, aber auch die Kosten eines Lagerverwaltungssystems sachlich beleuchtet. Dies soll es den Verantwortlichen in KMU (ca. 20-100 Mitarbeiter) erleichtern, das Potenzial einer Digitalisierung der Lagerverwaltung für ihren Betrieb abzuwägen.

Häufige Probleme der Lagerwirtschaft in KMU

Der Beschäftigung mit der Situation im Lager und einer digitalen Lagerverwaltung liegen fast immer schmerzhafte Erfahrungen zugrunde. Ausgelöst durch typische Fehlersituationen, die in vielen Unternehmen leider allzu oft auftreten.

Wo es bei der Lagerhaltung oft hakt

  • Die Suche nach benötigten Artikeln im Lager gestaltet sich langwierig.
  • Mangelnde Transparenz über die Bestände führt dazu, dass entweder im entscheidenden Moment Artikel fehlen oder vorsichtshalber mehr als nötig eingelagert wird (Kapitalbindung).
  • Ineffiziente Prozesse im Lager hemmen die Produktivität der Mitarbeiter. Wachstum ließe sich nur mit mehr Personal bewältigen.
  • Immer wieder erhalten Kunden falsche Artikel, falsche Mengen, falsche Chargen. Möglicherweise muss Ware mit abgelaufenem Mindesthaltbarkeitsdatum entsorgt werden, weil im Lager nicht in der richtigen Reihenfolge entnommen wurde. Oder – was noch schlimmer ist – der Kunde hat abgelaufene Ware erhalten. Die Kosten für die Korrektur solcher Fehler umfassen nicht nur die direkten Aufwendungen für Retouren/Stornos, sondern auch den schwerer zu quantifizierenden Imageschaden beim Kunden.
  • In Stoßzeiten, die den Einsatz zusätzlicher Mitarbeiter im Lager notwendig machen, steigt die Fehlerrate stark an und/oder die Produktivität schwächelt.
  • Fehlen erfahrene Mitarbeiter wegen Krankheit oder scheiden sie aus dem Unternehmen aus, kommt es zu Problemen bei der Lagerhaltung.
  • Inventuren zeigen große Abweichungen in den Beständen.

Die Ursachen für solche Fehlersituationen liegen meistens im Bereich der Lagerverwaltung. Da viele KMU dort mit Zetteln und Excel-Listen arbeiten, schleichen sich leicht Fehler und Ungenauigkeiten ein, etwa bei der Übertragung der Daten in das Warenwirtschaftssystem. Außerdem können Informationen verloren gehen. Daher ist die Bestandsführung nur selten aktuell. Wer derlei Probleme in der Lagerverwaltung feststellt, sollte den Einsatz eines LVS im Unternehmen in Erwägung ziehen.

Abläufe verbessern durch digitale Lagerverwaltung

Bei der Einführung eines Lagerverwaltungssystems ist stets der gesamte Prozess, der über den Lagervorgängen liegt, zu betrachten. Dieser Prozess beginnt nicht erst im Lager, sondern bereits bei der Beschaffung. Spätestens mit dem Wareneingang, dem entweder eine Bestellung bei einem Lieferanten oder ein Fertigungsprozess vorausgeht.

  • Der Wareneingang muss so organisiert sein, dass alle darauffolgenden Schritte effizient und transparent durchgeführt werden können. Bereits die Prüfung des Wareneingangs kann fehlerhaft sein oder unnötig lange dauern, weil Wareneingang und Bestellung nicht einfach abgeglichen werden können. Ein LVS muss somit die Lagerhaltung mit dem Beschaffungsprozess des eingesetzten Warenwirtschaftssystems verknüpfen. Prüfungen und Qualitätssicherungsschritte müssen einfach integrierbar sein. Sie sind unverzichtbar, um die oben beschriebenen Probleme in der Lagerverwaltung zu lösen.
  • Für die Einlagerung und weitere Bearbeitung sind maschinenlesbare Informationen in Form von Barcodes notwendig. Ein LVS muss dabei mit drei Szenarios umgehen können:
    1. Die Ware ist bereits mit Barcodes ausgezeichnet, die alle benötigten Informationen enthalten.
    2. Aus vorhandenen Barcodes lassen sich wenigstens einige Informationen, insbesondere die Artikelnummer entnehmen.
    3. Die Barcodes müssen neu erzeugt und die Ware muss mit ihnen gelabelt werden.

    Anhand der Barcodes lässt sich die Ware später identifizieren. Außerdem werden Prüfmechanismen in Gang gesetzt, die sicherstellen, dass alle Bearbeitungsschritte – beginnend mit der Einlagerung – möglichst fehlerfrei absolviert werden. Schon bei der Einlagerung ist zudem der Lagerorganisation im Betrieb und eventuell genutzten speziellen Einlagerungsmethoden, wie einer chaotischen Lagerhaltung, Rechnung zu tragen.

  • Auf Basis der vorangegangenen Schritte geht es nun um einen besonders fehleranfälligen Vorgang: den Warenausgang bzw. die Kommissionierung. Das LVS unterstützt den Mitarbeiter im Lager mit Informationen, anhand derer sich der Auftrag und das Ergebnis der Kommissionierung abgleichen lassen. Ein gutes LVS lässt hierbei jedoch auch Abweichungen von der Norm zu. Dies kommt vor allem kleinen und flexiblen Unternehmen zugute.
  • Auch beim Versand über Speditionen und Paketdienste kann ein LVS die Prozesse optimieren. Kleinere Unternehmen stellen ihren Dienstleistern die notwendigen Daten oft manuell zur Verfügung. Dazu müssen sie die Daten doppelt erfassen – was aufwendig und fehleranfällig ist. Besser ist es, die Daten für den Versand mithilfe eines LVS automatisch zu erzeugen. Hierfür müssen die Lagervorgänge in das Warenwirtschaftssystem integriert sein. Zumal sich weitere Teilschritte wie die Rechnungsstellung anschließen und darüber hinaus Retouren, Reklamationen oder Teillieferungen auftreten können.

Digitale Lagerverwaltung – die wichtigsten Vorzüge

  • Geringere Fehlerquote, vor allem in der Lagerentnahme und der Kommissionierung
  • Kostensenkung durch effizientere Lagerprozesse
  • Übersicht und Transparenz im Lager
  • Verlässliche Bestandsführung
  • Bessere Nutzung von Lagerflächen
  • Zeitersparnis in der Inventur

 

Kosten eines Lagerverwaltungssystems

Die Einführung eines Lagerverwaltungssystems ist für Unternehmen typischerweise mit folgenden Kosten verbunden:

  • Hardwarekosten für Scanner, Tablets und andere mobile Geräte
  • Infrastrukturkosten für den Netzausbau (LAN, WLAN)
  • Lizenzkosten für das LVS
  • Einführungskosten

Die Software (Lagerverwaltungssystem) macht somit nur einen Teil der voraussichtlichen Kosten für eine digitale Lagerverwaltung aus. Zusätzlich müssen die benötigten Geräte und die entsprechenden Arbeitsabläufe in die Kosten-Nutzen-Betrachtung einbezogen werden:

  • An welchen Stellen werden mobile Geräte benötigt? Wo reichen fest installierte und meist kostengünstigere Geräte aus?
  • Welche Anforderungen stellt die Situation im Lager an die Geräte (Temperatur, Staub, mögliche Fallhöhe, Reichweite der Scanner)?
  • Welche Daten müssen eingegeben werden?
  • Wie groß muss der Bildschirm sein?
  • Wie werden die Geräte bedient?

Fazit: Digitale Lagerverwaltung – auch für kleinere KMU geeignet

Das Beispiel der Lagerwirtschaft zeigt, wie sich durch gezielte Digitalisierung der Lagerverwaltung auch in kleineren Unternehmen ein konkreter Nutzen erzielen lässt. Dabei geht es keineswegs um eine vollständige Automatisierung durch Roboter und künstliche Intelligenz. Solche Entwicklungen dürften für die Mehrheit der kleineren Mittelständler bis auf weiteres keine nennenswerte Rolle spielen.

Für die meisten Betriebe in einer Größenordnung von bis zu 100 Mitarbeitern bedeutet Digitalisierung vor allem eines: Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu optimieren – ohne störende Medienbrüche, fehlende Informationen oder doppelte Datenhaltung in verschiedenen Systemen.

Viele KMU sind bereits teilweise “digitalisiert”. Sie setzen beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem ein, doch in der Lagerhaltung dominieren nach wie vor Zettel und die allgegenwärtigen Excel-Listen. Dieser Bruch führt häufig zu Informationsinseln ohne Verbindung zueinander. Durch eine digitale Lagerverwaltung lässt sich hingegen ein durchgängiger Informationsfluss herzustellen. Und das ist grundsätzlich auch für kleinere Mittelständler, die im Bereich der Lagerhaltung Optimierungsbedarf haben, gut umsetzbar. Denn die benötigten Technologien, wie Lagerverwaltungssysteme, Scanner und mobile Geräte, gibt es bereits – ausgereift und praxisbewährt. Man muss sie nur einführen und nutzen.

Bildquelle: vm/iStockphoto.com

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