Digitale Buchhaltung

Durch digitale Buchhaltung Geld und Zeit sparen

Viele mittelständische Unternehmen erledigen einen Großteil der Aufgaben in der Finanzbuchhaltung papierbasiert und manuell. Das kostet Geld und Zeit. Dieser Beitrag nennt drei konkrete Beispiele, wie sich die Abläufe durch digitale Buchhaltung besser organisieren und steuern lassen.

Die Finanzbuchhaltung ist in jedem Unternehmen von zentraler Bedeutung: Sie bezahlt Rechnungen, überweist die Gehälter der Mitarbeiter und stellt die Mittel für Projekte bereit. Zudem steuert sie die Liquidität und berichtet der Geschäftsführung.

Die Buchhaltungsabteilung leistet einen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg. Das setzt allerdings effiziente Buchhaltungsprozesse voraus.

Doch genau hier hakt es bei vielen Mittelständlern – nicht etwa, weil die Finanzabteilung nicht wüsste, was sie tut, sondern weil sie aus Gewohnheit an den eingespielten manuellen und papierbasierten Abläufen festhält. Das bringt zwei Probleme mit sich:

  • Ohne geeignete digitale Hilfen wird es für Unternehmen immer aufwendiger, die rechtlichen Anforderungen an die Finanzbuchhaltung zu erfüllen.  Als Beispiele hierfür seien nur die GoBD und die E-Bilanz genannt.
  • Papierbasierte Prozesse hemmen außerdem die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter in der Buchhaltungsabteilung. Dadurch finden sie oft kaum die Zeit, um sich als jederzeit gut informierte interne Berater in Finanzfragen zu profilieren.

Durch digitale Buchhaltung lassen sich solche Probleme lösen. Die folgenden drei Bereiche bieten reichlich Potenzial, durch eine gezielte Digitalisierung von Arbeitsabläufen in der Finanzbuchhaltung Zeit zu sparen und Kosten zu senken.

Digitale Buchhaltung #1: Durch Einsatz eines DMS den Umgang mit Dokumenten optimieren

Betrachten wir das Dokumentenmanagement: In vielen Buchhaltungsabteilungen mittelständischer Firmen vergeuden die Mitarbeiter Geld, Zeit und Energie, weil sie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Verträge und sonstige Unterlagen umständlich in Aktenordnern und Papierstapeln suchen müssen. Dies gilt für das Tagesgeschäft, aber auch für besondere Situationen wie zum Beispiel ein Audit. Hier bedeutet es für die Buchhaltung oft schon einen hohen Aufwand, wenn der Prüfer lediglich alle Rechnungen des vergangenen Jahres sehen will. Dann heißt es Aktenwälzen und darauf hoffen, dass alle Dokumente am vorgesehenen Ort abgeheftet sind.

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) beschleunigt den Zugriff auf Informationen deutlich.

Mithilfe eines DMS kann die Buchhaltung alle relevanten Informationen durch eine einfache Abfrage zusammenstellen und an den Auditor oder die Geschäftsführung weiterleiten.  Ein DMS ist aber mehr als bloß ein elektronisches Archiv – es verbessert auch das Handling von Geschäftsdokumenten:

  • Die Software kategorisiert die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung nach Benutzervorgaben und legt sie automatisch digital ab.
  • Protokoll- und Sicherheitsmechanismen helfen einem dabei, die Anforderungen der GoBD an eine revisionssichere Archivierung zu erfüllen.
  • Zudem erleichtert der digitale Workflow bei abteilungsübergreifenden Prozessen wie der Rechnungsfreigabe allen Beteiligten die Arbeit.

Digitale Buchhaltung #2: Mit integrierter Software die Anlagenbuchhaltung verbessern

Ein weiterer Bereich mit verbesserungsbedürftigen Arbeitsabläufen ist oft die Anlagenbuchhaltung. Viele kleine und mittlere Unternehmen erfassen und verwalten ihr Anlagevermögen nämlich händisch über ein Office-Programm. Das ist fehleranfällig und aufwendig. Die Lösung: eine in die Finanzbuchhaltungssoftware integrierte Anlagenbuchhaltung einsetzen. Dann verwalten Sie die Anlagegüter direkt in der Buchhaltung, ohne hierfür ein separates Programm öffnen zu müssen. Sie können Abschreibungen automatisch berechnen lassen und mit Kostenstellen bzw. Kostenträgern buchen.

Mit einer integrierten Software für die Anlagenbuchhaltung verfügen Sie zu jedem Zeitpunkt über alle Inventardaten zu den abschreibungspflichtigen Anlagegütern und können aktuelle Auswertungen erstellen.

Eine integrierte Anlagenbuchhaltungssoftware ermöglicht es Ihnen außerdem, den Anlagespiegel zusammen mit der E-Bilanz digital ans Finanzamt übermitteln. Hierzu sind Unternehmen seit dem Wirtschaftsjahr 2017 verpflichtet. Das System überführt die in der Finanzbuchhaltung gespeicherten Handelsbilanzwerte in das XBRL-Datenschema der E-Bilanz. Die werthaltigen Positionen zum Anlagespiegel besetzt es dabei automatisch vor. Dadurch sparen die Buchhaltungskräfte Zeit und vermeiden Erfassungsfehler.

Digitale Buchhaltung #3: Wiederkehrende Buchungen automatisieren

Der dritte Bereich, in dem Sie durch eine digitale Lösung Zeit sparen und die Fehlerquote verringern können, sind wiederkehrende Buchungen. Hierzu zählen beispielsweise Mieten, Leasingraten und Beitragszahlungen. Solche regelmäßigen Buchungsfälle jedes Mal neu zu erfassen, ist lästig und ineffizient. Die Buchhaltungskräfte verlieren dadurch nicht nur Arbeitszeit, sie riskieren auch Falscherfassungen, die zu Mehraufwand führen. Durch den Einsatz entsprechender Finanzbuchhaltungssoftware lässt sich das vermeiden. Ähnliche oder gleichlautende Buchungen (“wiederkehrende Buchungen”) werden einmalig in Abschlussgruppen und Belegordnern angelegt. Für jede wiederkehrende Buchung lässt sich ein Platzhalter für das Abrufdatum hinterlegen. Außerdem können pro Abrufgruppe eine Kurzbezeichnung und eine Notiz eingegeben werden. Dank solcher Funktionen behalten die Mitarbeiter den Überblick und gewinnen Zeit für produktivere Aufgaben im Bereich der Finanzbuchhaltung.

Bildquelle: mediaphotos/iStockphoto.com

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