Digitale Buchführung

Digitale Buchführung – so lassen sich Prozesse optimieren

Die Digitalisierung hat längst Bereiche wie die Finanzbuchhaltung und die Rechnungsstellung in Unternehmen erfasst. Auch für kleine und mittlere Unternehmen entstehen durch die digitale Buchführung interessante Möglichkeiten, ihre Prozesse effizienter zu gestalten.

 

Von der E-Bilanz bis zur E-Rechnung: Gesetzliche Vorgaben und elektronische Verfahren tragen mit dazu bei, dass sich die digitale Buchführung im Mittelstand mehr und mehr durchsetzt. Vor allem die Finanzverwaltung forciert den Wandel, um die Steuererhebung zu erleichtern und Bürokratie abzubauen. Ein Beispiel hierfür ist die im Jahr 2013 eingeführte E-Bilanz. Um deren Vorgaben zu erfüllen, mussten die Unternehmen zunächst technisch nachrüsten. Mittlerweile gilt das Verfahren als etabliert und reduziert dank automatisierter Abläufe den administrativen Aufwand bei allen Beteiligten. Der Umfang der E-Bilanz wird kontinuierlich erweitert. Ab dem Wirtschaftsjahr 2017 müssen Unternehmen beispielsweise mit dem steuerlichen Jahresabschluss den Anlagespiegel elektronisch übermitteln.

Arbeitserleichterung für Kreditnehmer: Digitaler Finanzbericht

Aber auch der private Sektor setzt auf elektronische Prozesse: Im April 2018 startete der Digitale Finanzbericht. Dabei handelt es sich um ein neues Verfahren der deutschen Kreditwirtschaft zur direkten elektronischen Übermittlung von Bilanzen und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen an Banken und Sparkassen im Rahmen der Bonitätsprüfung.

Die Kreditinstitute sind gesetzlich verpflichtet, die wirtschaftlichen Verhältnisse ihrer Firmenkunden zu analysieren und sich hierzu deren Abschlüsse vorlegen zu lassen. Bislang übermittelten Unternehmen, die einen Kredit beantragten, ihre Abschlussdaten meistens in gedruckter Form oder bildlich (etwa als PDF-Datei). Die Banken und Sparkassen erfassten sie manuell und verarbeiteten sie mit den institutseigenen Analysesystemen.

 

Der Digitale Finanzbericht verringert den Zeitaufwand und senkt die Prozesskosten für berichtende Unternehmen (Kreditnehmer). Zudem gibt es keinen fehleranfälligen Medienbruch mehr, der bislang häufig zu Rückfragen des Kreditinstituts führte. Unter dem Strich dürfte sich der Kreditprozess also beschleunigen.

 

In puncto Berichtsumfang und Informationstiefe ändert sich durch die Einführung des elektronischen Verfahrens nichts. Zudem berücksichtigt der Digitale Finanzbericht natürlich das Bankgeheimnis und datenschutzrechtliche Vorgaben. Das berichtende Unternehmen entscheidet selbst, wer seine Daten wann und in welchem Umfang erhält.

Eine weitere gute Nachricht für Kreditkunden: Der Digitale Finanzbericht basiert auf der XBRL-Taxonomie, die schon bei der E-Bilanz genutzt wird. Da inzwischen praktisch alle bilanzierenden Unternehmen in Deutschland dafür gerüstet sind, ihre Jahresabschlüsse im XBRL-Format darzustellen, bringt das elektronische Verfahren keine neuen technisch-organisatorischen Anforderungen mit sich. Digitale Buchführung muss also keineswegs ständig neue Investitionen in Technologie bedeuten – wenn die entsprechende Infrastruktur erst einmal vorhanden ist.

Treibt die digitale Buchführung weiter voran: die E-Rechnung

Auch im Bereich der Rechnungsstellung ist die Digitalisierung auf dem Vormarsch. Federführend ist abermals die öffentliche Hand. So verpflichtet die Richtlinie 204/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates alle öffentlichen Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren, Rechnungen elektronisch entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Das europäische Normungsgremium (CEN) hat mit der Rechnungsnorm EN 16931-1:2017 ein europäisches Kernformat für eine elektronische Rechnung entwickelt.

Die europäischen Vorgaben müssen in Deutschland bis November 2020 schrittweise auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene umgesetzt werden. Ab 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller (Lieferanten) gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.

Bereits mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hatte der deutsche Gesetzgeber Hindernisse für den elektronischen Rechnungsaustausch aus dem Weg geräumt. Unter anderem wurde die Signaturpflicht abgeschafft. Zudem werden Papierrechnungen und elektronische Rechnungen seither umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt.

Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 hat Deutschland die Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht überführt. Darüber hinaus wurde im Oktober 2017 eine E-Rechnungsverordnung verabschiedet, die die Umsetzung regelt. Diese Verordnung verpflichet – im Unterschied zur EU-Richtlinie – ausdrücklich auch die Unternehmen (Rechnungssteller) dazu, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch zu stellen. Hiervon gibt es nur wenige Ausnahmen – etwa für Rechnungen mit einem Betrag von bis zu 1.000 Euro.

 

Die neuen gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung betreffen vorerst nur öffentliche Stellen und deren Lieferanten. Da die Anforderungen an das Rechnungsformat nun auch auf europäischer Ebene feststehen, dürften sich aber nach Einschätzung von Experten künftig immer mehr Unternehmen der Privatwirtschaft für die elektronische Rechnung entscheiden.

 

Wichtige Vorzüge der E-Rechnung

  • Rechnungssteller sparen Kosten für Papier, Druck und Porto ein.
  • E-Rechnungen haben eine kürzere Laufzeit gegenüber Rechnungen in Papierform. Deshalb bearbeiten die Empfänger sie in der Regel früher und bezahlen schneller.
  • Rechnungsempfänger können ihre Rechnungseingangsprozesse mithilfe von ERP-Software weitgehend automatisieren und dadurch ihren Aufwand senken: Die Finanzbuchhaltungssoftware liest eingehende elektronische Rechnungen ein und überträgt die wesentlichen Rechnungsbestandteile in das Buchungssystem. Ein automatischer Datenabgleich mit dem Bestellwesen erleichtert und beschleunigt zudem die interne Rechnungsfreigabe.
  • Weitere Einsparungen ergeben sich für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, wenn sie die Rechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) digital archivieren. Damit erfüllen Unternehmen nicht nur die Vorgaben der GoBD, sondern sparen zudem die Kosten für die Archivierung von Papierrechnungen ein. Außerdem lassen sich abgelegte Rechnungen in einem DMS schnell auffinden.

 

Bildquelle: PeopleImages/iStockphoto.com

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