Chargenrückverfolgung im Warenwirtschaftssystem

Chargenrückverfolgung in der Warenwirtschaft – so kommt Transparenz in die Lieferkette

Die Chargenrückverfolgung wird für Unternehmen immer wichtiger: Zum einen hat der Gesetzgeber die Rückverfolgbarkeit der Lieferkette für bestimmte Branchen reguliert, zum anderen wollen die Verbraucher heute beispielsweise bei Lebensmitteln wissen, woher die Zutaten stammen. Mithilfe von Warenwirtschaftssoftware lässt sich ein Rückverfolgungssystem einrichten, das die Lieferkette nachvollziehbar macht und Hersteller bei Produktrückrufen unterstützt.

Krankmachende Bakterien in der Wurst, Plastikteile im Müsli, falsch dosierte Wirkstoffe in einem Medikament: Immer wieder kommt es vor, dass Hersteller einen Teil ihrer Produkte zurückrufen müssen. In solchen Fällen ist es hilfreich zu wissen, welche Chargen von dem Qualitätsmangel betroffen sind – schließlich will man nicht gleich den gesamten Warenbestand aus dem Verkauf nehmen. Durch Chargenrückverfolgung lässt sich nachvollziehen, woher die Bestandteile eines Produkts stammen und welchen Weg sie im Rahmen der Lieferkette genommen haben. Auf diese Weise kann jedes Produkt auf den Erzeuger, auf Inhaltsstoffe oder auf besondere Prozess- und Produktmerkmale zurückgeführt werden. Dies wiederum versetzt Hersteller und sogenannte Inverkehrbringer in die Lage, betroffene Produkte bei Qualitätsmängeln oder Reklamationen sofort gezielt zurückzurufen. Dadurch können sie weiterreichenden Schäden sowie Ansprüchen aus der Produkthaftung meist vorbeugen.

In einigen Branchen kommt der Chargenrückverfolgung eine besondere Bedeutung zu, weil Qualitätsmängel dort erhebliche gesundheitliche Schäden bis hin zu Todesfällen verursachen können. Daher ist die Rückverfolgbarkeit der Lieferkette etwa in der Lebensmittelwirtschaft und im Arzneimittelhandel sowie im Automobil-, Bahn- und Flugzeugbau gesetzlich geregelt.

Chargenrückverfolgung in der Lebensmittelwirtschaft

Nehmen wir das Beispiel der Lebensmittelindustrie: Seit dem Jahr 2005 schreibt die EU-Verordnung Nr.178/2002 Herstellern und Lieferanten verbindlich vor, dass Lebensmittel, Futtermittel und deren Inhaltsstoffe lückenlos zurückverfolgbar sein müssen.

Auf Anforderung hat jedes Unternehmen, das Teil der Lieferkette ist, gegenüber den zuständigen Behörden nachzuweisen, von wem es seine Waren bezogen und an wen es seine Waren geliefert hat. Lebensmittelbetriebe müssen laut Verordnung über Systeme und Verfahren verfügen, die ihnen die Rückverfolgbarkeit (Artikel 18) und den Rückruf (Artikel 19) der hergestellten und in Verkehr gebrachten Produkte ermöglichen.

Die Pflicht zur Rückverfolgbarkeit betrifft auch Materialien und Gegenstände wie zum Beispiel Werkzeuge und Behälter), die mit Lebens- oder Futtermitteln in Berührung kamen. Hinter all diesen Regelungen steht die Absicht des Gesetzgebers, Gesundheitsgefährdungen der Verbraucher zu verhindern.

Chargennummer sorgt für Klarheit

Um die vorgeschriebene Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten, arbeitet man in Produktion und Logistik mit Chargennummern. Bei einer Charge handelt es sich um eine bestimmte Produktionsmenge eines Artikels, die identische Eigenschaften aufweist und unter gleichen Bedingungen erzeugt, hergestellt oder verpackt wurde. Je nach Branche werden synonym auch andere Bezeichnungen verwendet, wie zum Beispiel Los bzw. Serie im Bereich der Produktion, Batch in der Verfahrenstechnik oder Lot (engl. für “Menge”) im Bereich der Medizinprodukte und Arzneimittel.

Obwohl im Produktionsprozess das gleiche Material verarbeitet wird, können die Endprodukte bei verschiedenen Chargen qualitativ voneinander abweichen. Bei Qualitätsmängeln oder Reklamationen muss sich der beanstandete Artikel lückenlos über den gesamten Vertriebsweg hinweg bis zum Produktionsvorgang zurückführen lassen. Deshalb werden auf den Endprodukten des entsprechenden Produktionsvorgangs üblicherweise alphanumerische Chargennummern zur eindeutigen Identifizierung vermerkt – meist auf der Verpackung des Produkts. Bei verderblicher Ware und anderen Produkten mit begrenzter Haltbarkeit enthalten Chargennummern neben dem Herstellungsdatum oft auch ein Ablaufdatum.

Chargenrückverfolgung im Warenwirtschaftssystem

Die Chargennummer muss in jedem Fall eindeutig sein, andernfalls kommt es zu Verwechselungen. Zudem muss sie sich über alle Vorgänge und Stationen hinweg einfach weitergeben lassen. Ein Chargenrückverfolgungssystem erfordert somit entsprechende betriebsorganisatorische Maßnahmen. Um hohen manuellen Aufwand zu vermeiden und Erfassungsfehler auszuschließen, empfiehlt es sich zudem, eine Warenwirtschaftssoftware mit integrierter Chargenrückverfolgung einzusetzen. Mithilfe einer solchen Lösung sind auch kleinere Unternehmen imstande, die Lieferketten zu überblicken und ihre Chargen effizient zurückverfolgen.

In groben Zügen funktioniert die Chargenrückverfolgung im Warenwirtschaftssystem folgendermaßen:

  • Um die Rückverfolgbarkeit auf den Lieferanten zu gewährleisteten, werden die Inhalts- oder Werkstoffe eines Produkts bereits beim Wareneingang einer bestimmten Charge zugeordnet und mit Etiketten gekennzeichnet. Hierbei kann man eine eigene Chargennummer vergeben oder die Chargennummer des Lieferanten weiterführen.
  • Von nun an läuft die Chargennummer fortwährend im Warenwirtschaftssystem mit – etwa bei Warenentnahmen aus einer Charge für die Produktion oder bei Auslieferungen an Kunden. Auf diese Weise kann das Unternehmen den Warenbewegungsprozess vollständig überwachen und nachvollziehen.
  • Fürs Controlling lassen sich mit der Warenwirtschaftssoftware außerdem Übersichten zu Lieferanten, Kunden und Belegen erstellen.

Chargenrückverfolgung bietet wirtschaftlichen Nutzen

Die Chargenrückverfolgung besitzt, wie oben beschrieben, große Bedeutung für die Nachverfolgbarkeit von Produkten. Ein funktionierendes Rückverfolgungssystem nützt Unternehmen aber nicht nur bei der Einhaltung regulatorischer Vorgaben, sondern auch in wirtschaftlicher Hinsicht.

Eine Praxisstudie des Berliner IPM-Instituts zur Rückverfolgbarkeit in kleinen und mittleren Lebensmittelbetrieben hat beispielsweise gezeigt, dass der Einsatz einer Warenwirtschaft mit Chargenverwaltung bei Produktmängeln oder Beschwerden wichtige Vorteile im Umgang mit Kunden und Lieferanten bringt:

  • Aufgrund der Nachvollziehbarkeit der Warenbewegungen können Unternehmen gezieltere Korrekturmaßnahmen ergreifen – etwa einen sofortigen Auslieferungsstopp der betroffenen Chargen verhängen und die Kunden frühzeitig informieren. Dadurch lassen sich Schadensersatzforderungen oft abwehren und Image- oder Kundenverluste minimieren.
  • Des Weiteren hilft die Chargenrückverfolgung Herstellern, die Anforderungen der Verbraucher in Sachen Transparenz zu erfüllen. Immer mehr Kunden wünschen sich Informationen über den Herstellungsprozess und die verwendeten Bestandteile von Produkten. Mithilfe eines Rückverfolgungssystems kommen Unternehmen diesem Bedürfnis nach, indem sie beispielsweise Herkunftsnachweise und Details zur Lieferkette mittels QR-Codes auf der Produktverpackung zugänglich machen.
  • Darüber hinaus vereinfacht die Chargenrückverfolgung, in Verbindung mit dem Einsatz eines Warenwirtschaftssystems, die internen Prozesse in der Produktion, Lagerhaltung und Inventur. Auch das trägt dazu bei, dass Unternehmen Kundenwünsche gezielter und schneller erfüllen können.

Bildquelle: TRADOL LIMYINGCHAROEN/iStockphoto.com

0 Kommentare

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht. Es gilt unsere Datenschutzerklärung.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.