Seminarmanagement: betriebliche Weiterbildung richtig planen

Seminarmanagement: Betriebliche Weiterbildung richtig planen

Die Qualifizierung der Mitarbeiter durch Weiterbildung ist für kleine und mittlere Unternehmen wichtiger denn je. Software für das Seminarmanagement unterstützt Personalabteilungen bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von Seminaren und anderen Veranstaltungsformaten.

Früher umwarben Jobsuchende die Unternehmen, heute läuft es häufig umgekehrt: Arbeitgeber müssen um die Gunst von Fachkräften buhlen. Bewerbern und Beschäftigten geht es aber, wie Studien belegen, nicht mehr nur um Geld und Status, sondern um eine hohe Arbeitszufriedenheit durch sinnstiftende Arbeit und die Möglichkeit zum permanenten Wissensaufbau.

Zielgerichtete Weiterbildung erfordert Seminarmanagement

Gerade kleine und mittelständische Arbeitgeber sind angesichts des teils knappen Fachkräfteangebots gut beraten, attraktive Weiterbildungsangebote zu machen. Dadurch erleichtern sie sich das Recruiting neuer Mitarbeiter, zugleich binden sie Leistungs- und Potenzialträger an sich. Es reicht jedoch nicht aus, lediglich das Budget für Weiterbildung zu erhöhen und die Mitarbeiter zu Seminaren zu schicken. Damit die Aufwendungen zu den gewünschten Effekten führen, braucht es ein systematisches Seminarmanagement.

Woran man gutes Seminarmanagement erkennt

  • Das Unternehmen hat die Kontrolle über die Verteilung von Seminaren und die Kosten.
  • Die Qualität der Seminare wird erfasst und bei den Planungen berücksichtigt.
  • Die Teilnahme an Seminaren wird zielgruppengerecht geplant.
  • Es wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter ihre Pflichttermine (z.B. Sicherheitsunterweisungen) lückenlos absolvieren.
  • Jede Teilnahme an einem Seminar wird dokumentiert und ist dauerhaft nachvollziehbar.

Bildungsmanagement mit Excel und Co. ist meist aufwendig und ungenau

Viele Arbeitgeber planen Weiterbildungsmaßnahmen für ihre Beschäftigten bislang mithilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel. Dies erfordert jedoch eine aufwendige doppelte Datenhaltung von Personalstammdaten, weil das externe Programm nicht mit der Software für die Personalverwaltung/-abrechnung verknüpft ist. Darüber hinaus lässt sich der Planungsverlauf einer Weiterbildungsmaßnahme mit Excel und Co. nur schwer abbilden. Und notwendige Informationen, etwa zu externen Seminarveranstaltern und ihrem Angebot, sind meistens nicht im System hinterlegt, sondern müssen an anderer Stelle recherchiert werden.

Besser: eine in die HR-Software integrierte Lösung fürs Seminarmanagement

Durch den Einsatz einer Seminarmanagement-Software, die mit der Personalsoftware (Lohnabrechnung, Personalmanagement) verknüpft ist, können HR-Abteilungen ihren Aufwand für die Planung und Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen deutlich verringern. Die Software hilft den Personalern, wichtige Punkte schnell zu klären, wie zum Beispiel: Welche Schulung bei welchem Veranstalter eignet sich am besten? Wann und wo findet sie statt? Welche Kosten entstehen dabei? Welche Mitarbeiter nehmen an der Weiterbildung teil?

Darüber hinaus bietet Seminarmanagement-Software verschiedene weitere Möglichkeiten:

  • Seminare lassen sich anhand eines Schwerpunktthemas (z.B. Führungskräftetraining) definieren und inhaltlich beschreiben.
  • Zu jedem Seminar lassen sich Informationen hinterlegen, etwa zum Veranstalter und Dozenten sowie zu Ort, Zeit(plan) und Teilnehmerkreis.
  • Die Teilnehmer können einzeln und über selbst definierte Zielgruppen ausgewählt werden.
  • Mitarbeiter, die an einer Schulung nicht teilnehmen können, werden automatisch auf eine Warteliste gesetzt.

Der Hauptvorteil einer integrierten Seminarmanagement-Software gegenüber separaten Lösungen auf Basis von Excel oder ähnlichen Programmen besteht jedoch darin, dass sämtliche relevanten Informationen in einem System gespeichert sind. Dadurch sparen die Nutzer bei der Planung von Weiterbildungsmaßnahmen Zeit und behalten die Kosten im Blick. Kurzum: Das Bildungsmanagement verbessert sich nachhaltig. Und das wiederum wirkt sich positiv auf das Recruiting und die Mitarbeiterbindung aus.

Bildquelle: iStockphoto.com/PeopleImages

Informationen zum HS Seminarmanagement

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