Aufbewahrungspflichten für Unternehmen - Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Lieferscheine & Co.

Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – Fristen und Pflichten

Unternehmen müssen geschäftliche Unterlagen aufbewahren, doch wie ist das eigentlich konkret geregelt? Welche Aufbewahrungsfristen gelten zum Beispiel für Rechnungen, Lieferscheine oder Quittungen? Dieser Beitrag informiert über die wesentlichen Pflichten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.

Eine der größten bürokratischen Hürden für Unternehmen ist die Pflicht zur langjährigen Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen. Rechnungen, Lieferscheine, Geschäftskorrespondenz – laufend fallen neue aufbewahrungspflichtige Dokumente an. Um – etwa bei Betriebsprüfungen – Stress mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollte man die Vorschriften kennen und die Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumentenarten und Belege einhalten. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zu den Aufbewahrungspflichten für Unternehmen.

Wo sind die Pflichten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen geregelt?

Die Aufbewahrungspflichten sind zum einen in der Abgabenordnung (AO) und in weiteren Steuergesetzen wie dem Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Zum anderen finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in zahlreichen anderen Gesetzen und Verordnungen Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht von Dokumenten – beispielsweise im Arbeitsrecht, im Sozialversicherungsrecht oder im Produkthaftungsrecht.

Für die betriebliche Praxis sind jedoch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften in Paragraph 147 AO von Bedeutung.

Zudem müssen Unternehmen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten.

Wer ist zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet?

Alle Gewerbetreibenden, die zur Buchführung und Aufzeichnung verpflichtet sind, müssen ihre geschäftlichen Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen betrifft somit etablierte Unternehmen ebenso wie Gründer und Start-ups. Eine Sonderregelung für Kleinunternehmen gibt es nicht. Auch bei einer Geschäftsaufgabe oder einer Geschäftsübergabe besteht die Aufbewahrungspflicht für den Steuerpflichtigen weiter.

Welche Dokumente sind aufbewahrungspflichtig?

Nach Paragraph 147 AO und Paragraph 257 HGB sind insbesondere folgende Unterlagen aufbewahrungspflichtig:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz sowie die dazu erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Handels- und Geschäftsbriefe (d. h. jegliche Kommunikation und Korrespondenz – einschließlich E-Mails, Faxe etc. – zur Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung von Geschäftsvorfällen)
  • Buchungsbelege zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen (z. B. Quittungen)
  • Unterlagen für die Zollanmeldung, sofern sie nicht bereits den Zollbehörden vorliegen
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Kalkulationsunterlagen oder Ausfuhrbelege)

Mitunter bereitet die richtige Einordnung der Unterlagen allerdings Probleme. Denn nicht jeder Beleg ist zwangsläufig ein aufbewahrungspflichtiger Buchungsbeleg und nicht jeder Brief muss als Geschäftsbrief archiviert werden. In Zweifelsfällen sollte ein Steuerberater gefragt werden.

Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung?

Der Gesetzgeber schreibt je nach Schriftgutart Aufbewahrungsfristen von zehn bzw. sechs Jahren vor.

Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für alle Unterlagen dokumentierender oder zahlungsrelevanter Natur, wie:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
  • Rechnungen
  • Unterlagen für die Zollanmeldung, sofern sie nicht bereits den Zollbehörden vorliegen

Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, wie:

  • empfangene und versendete Handelsbriefe und Geschäftsbriefe
  • sonstige Unterlagen – beispielsweise Einfuhr- und Exportunterlagen, Mahnbescheide, Schriftwechsel

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, bei Vertragsunterlagen nach Ablauf des Vertrags.

Aufbewahrungsfristen für ausgewählte Dokumente

  • Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Wie dies zu geschehen hat, ist in Paragraph 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Danach müssen Unternehmer sowohl ein Doppel ihrer ausgestellten Rechnungen (Ausgangsrechnungen) als auch sämtliche empfangenen Rechnungen (Eingangsrechnungen) archivieren.
  • Lieferscheine fallen grundsätzlich in die Kategorie des Handelsbriefs – sie müssen daher sechs Jahre aufbewahrt werden. Aber: Ist ein Lieferschein gleichzeitig die Rechnung, so ist er ein Buchungsbeleg und damit zehn Jahre aufbewahrungspflichtig.
  • Kontoauszüge, Quittungen, Bewirtungsbelege, Tankbelege etc. sind ebenfalls Buchungsbelege. Für sie gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Vorsicht: Belege auf Thermopapier verblassen meist schon nach wenigen Monaten und sind dann nicht mehr lesbar. Dies kann bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug gefährden. Deshalb empfiehlt es sich, Thermopapierbelege rechtzeitig auf normales DIN-A4-Papier zu kopieren und zusammen mit dem Original aufzubewahren. Alternativ kann man die Belege einscannen und digital archivieren. Auch hier sollte das Belegoriginal mitaufbewahrt werden.

In welcher Form müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist unveränderbar archiviert und lesbar sein.

Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Unterlagen im Zollverfahren sind zwingend im Original aufzubewahren. Alle anderen Geschäftsunterlagen, wie Rechnungen, Handelsbriefe oder Geschäftsbriefe, lassen sich grundsätzlich auch in elektronischer Form aufbewahren.

Es ist also zulässig, beispielsweise Papierrechnungen zu scannen (bildliche Wiedergabe) und anschließend gesichert und geordnet auf einem Speichermedium aufzubewahren.

Nach dem Scannen können viele Originalbelege zwar prinzipiell vernichtet werden. Vor dem Schreddern sollte man jedoch stets prüfen, ob es nicht besser ist, zusätzlich das Papieroriginal weiterhin aufzubewahren. Bei bestimmten Dokumentenarten ist dies nämlich aus Beweisgründen zu empfehlen – etwa bei Eingangsrechnungen, wenn man den Vorsteuerabzug geltend machen will.

Originär digitale Unterlagen, wie elektronische Rechnungen, müssen im digitalen Original aufbewahrt werden.

Sie dürfen innerhalb der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist weder verändert noch gelöscht werden. Zudem muss ein Betriebsprüfer sie maschinell auswerten können. Ein Ausdruck auf Papier reicht hier also nicht aus.

In jedem Fall muss die digitale Archivierung von gescannten oder originär elektronischen Dokumenten die Anforderungen der GoBD erfüllen.

Wie lässt sich trotz Aufbewahrungspflicht Ordnung im Archiv halten?

Aufgrund der Aufbewahrungspflichten für Unternehmen sammeln sich in der Buchhaltung Jahr für Jahr zahlreiche Belege an. Wer da noch papiergebunden und manuell archiviert, läuft Gefahr, den Überblick zu verlieren. Zum einen platzt das Archiv irgendwann aus allen Nähten. Zum anderen steigt die Zahl von digitalen Dokumenten kontinuierlich – und diese sind nach den Vorgaben der GoBD aufzubewahren: im elektronischen Original und unveränderbar. Das beste Mittel, um die Papierflut einzudämmen und Ordnung im (digitalen) Archiv zu halten, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

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Digital archivieren – warum das Papierarchiv ein Auslaufmodell ist
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