Anlagenbuchhaltungssoftware erleichtert die Anlagenverwaltung

Anlagenbuchhaltungssoftware: 8 Dinge, die sie können muss

Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihr Anlagevermögen auszuweisen und abzuschreiben. Sich dabei von einer Anlagenbuchhaltungssoftware unterstützen zu lassen, bringt viele Vorteile. Dieser Beitrag benennt die wichtigsten und stellt Funktionen vor, die eine Anlagenbuchhaltungssoftware auf jeden Fall haben sollte.

Das Anlagevermögen spielt im Unternehmen eine wichtige Rolle, denn es ist die Basis für den betrieblichen Leistungsprozess. Veränderungen im Anlagevermögen beeinflussen oft die gesamte Vermögenssituation eines Unternehmens. Allein deshalb, aber natürlich auch, weil das HGB den Ausweis des Anlagevermögens im Jahresabschluss vorschreibt, ist es wichtig, das Anlagevermögen stets im Blick zu behalten. Und zwar mittels einer sorgfältigen Anlagenbuchhaltung.

Die Anlagenbuchhaltung ist der Teilbereich der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens, in dem die Anlagen – definiert als die langlebigen Wirtschaftsgüter, die dem Produktions- bzw. Leistungsprozesse dienen und die einen bestimmten Wert übersteigen – verwaltet, abgeschrieben, bewertet, verbucht und bilanziert werden. Eine professionelle Anlagenbuchhaltung ist wichtig, um das Anlagevermögen und seine Wertminderung zu jedem Zeitpunkt zuverlässig bestimmen zu können, um aktuelle Werte für Versicherungen zu dokumentieren, um Inventuren zu vereinfachen und Budgetpläne zu erstellen. Darüber hinaus bildet sie die Basis für verschiedene Kosten-Nutzen-Rechnungen.

Excel und Outsourcing haben viele Nachteile

In KMU findet die Anlagenbuchhaltung oft mittels Excel statt. Das ist fehleranfällig, mit unnötig viel Aufwand verbunden und unterm Strich ineffizient. Viele KMU lagern das Thema auch aus und überlassen die Anlagenbuchhaltung komplett ihrem Steuerberater. Das wiederum hat häufig eine zeitversetzte und damit nicht aktuelle Anlagenbuchhaltung zur Folge. Diese Unternehmen haben unterjährig keinen verlässlichen Überblick über ihr Anlagevermögen und laufen dadurch Gefahr, falsch zu planen und in Bezug auf ihre Anlagegüter suboptimale Entscheidungen zu treffen.

Die Lösung: Die Anlagenbuchhaltung inhouse durchführen und zwar mit einer passenden Softwarelösung. Das vereinfacht die Anlagenbuchhaltung immens und bringt viele Vorteile. Man hat jederzeit alle relevanten Informationen über das Anlagevermögen zur Hand, arbeitet mit aktuellen, fundierten und verlässlichen Daten, kann auf Knopfdruck Steuervorteile aus Abschreibungen ermitteln, kann den Jahresabschluss sowie unterjährige Auswertungen leicht und schnell erstellen, dadurch besser planen und aus den Daten bessere unternehmerische Entscheidungen ableiten. Daneben spart man durch eine Inhouse-Software-Lösung für die Anlagenbuchhaltung viel Geld, denn viele interne manuelle Aufwände sowie die externe Beratungsleistung des Steuerberaters fallen weg.

Das muss eine gute Anlagenbuchhaltungssoftware können

Mit Hilfe einer Anlagenbuchhaltungssoftware lässt sich das Anlagevermögen unkompliziert erfassen und verwalten. Folgende Funktionen machen eine gute Software-Lösung aus:

1. Ganz allgemein: Verwaltung, Überblick und schnelle Datenbereitstellung für den Jahresabschluss

Eine gute Anlagenbuchungssoftware ermöglicht eine schnelle, jederzeit aktuelle Übersicht über das Anlagevermögen, sowie dessen Bewegungen und Wertminderung. Zur Anlagenverwaltung bietet sie eine elektronische Anlagenkartei, die alle wichtigen Informationen – z.B. Inventarnummer, Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibungsart, Buchwert – zu den einzelnen Anlagegütern enthält. Zudem besteht die Möglichkeit, dort weitere relevante Dokumente wie zum Beispiel den Kaufvertrag oder Rechnungen vorzuhalten. Auch die Verwaltung von Garantie- oder Reparaturleistungen ist problemlos elektronisch möglich.

Mittels der Software lassen sich Berechnung und Buchung aller Arten von Abschreibungen einfach und – nach einmaliger Eingabe bestimmter Basisdaten – automatisch durchführen. Die Führung/ Buchung der Anlagegüter/Abschreibungen erfolgt auf steuerrechtlicher, bilanzieller und kalkulatorischer Ebene. Darüber hinaus unterstützt eine gute Software effizient bei der Erstellung von Abschreibungsverläufen.

Für den Jahresabschluss lassen sich schnell und zuverlässig der aktuelle Anlagevermögensbestand und dessen Bewegungen ermitteln und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend aufbereiten.

2. Weitere Basics: Von Abschreibungsvarianten bis Sofortabschreibungen

Eine gute Anlagenbuchhaltungssoftware berücksichtigt sämtliche AfA-Varianten, also (einkommenssteuer-)gesetzliche Regelungen für die „Absetzung und Abnutzung“. Idealerweise optimiert sie den Übergang von degressiver auf lineare AfA. Somit hilft sie bei der Realisierung steuerlicher Vorteile.

Mit der richtigen Software sind sämtliche Bestands- und Inventardaten immer tagesaktuell verfügbar. Die Inventarliste des Anlagevermögens, die laut HGB im Rahmen des Jahresabschlusses bereitzustellen ist, erstellt die Software innerhalb kürzester Zeit. Das verringert den Arbeitsaufwand für die Inventur erheblich.

Selbes gilt für den Anlagespiegel/das Anlagegitter, also die Übersicht über die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens über mehrere Jahre hinweg, zu deren Erstellung bilanzierende (große) Kapitalgesellschaften laut HGB verpflichtet sind. Auf Knopfdruck erstellt, kann die Anlagenbuchhaltungssoftware den Anlagenspiegel direkt zusammen mit der E-Bilanz digital ans Finanzamt übermitteln.

Mithilfe einer guten Softwarelösung lassen sich Sofortabschreibungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter einfach und unkompliziert erledigen. Auch die Bildung von Sammelposten für Vermögensgegenstände und deren Abschreibung ist mittels Software möglich und führt zu Arbeitsaufwandsminderungen und zu Steuereinsparungen bzw. mehr liquiden Mitteln.

3. Auswertungen und Berichte

Mit Hilfe einer guten Anlagenbuchungssoftware lassen sich auch unterjährig jederzeit Auswertungen und Berichte zu den Anlagegütern erstellen, die bei Planungen und unternehmerischen Entscheidungen über künftige Investitionen unterstützen. Fragen wie „Neuanschaffung oder Reparatur?“ können auf Basis der aktuellen, verlässlichen Daten zügig und wirtschaftlich sinnvoll beantwortet werden.

4. Übersichtlichkeit und leichte Bedienbarkeit

In einer guten Anlagenbuchungssoftware findet man sich schnell und einfach zurecht. Alle relevanten Informationen zu einem Anlagegut werden so dargestellt, dass man auf einen Blick alles parat hat bzw. die Information findet, nach denen man sucht. Insgesamt ist die Software übersichtlich und intuitiv bedienbar.

5. Anpassbarkeit

Eine Anlagenbuchungssoftware sollte in erforderlichem Maße auf die speziellen Anforderungen eines Unternehmens anpassbar sein. Zum Beispiel was die Spezifika des Anlageguts, die Abschreibungsmethoden oder die Abfrage- bzw. Auswertungsmöglichkeiten angeht.

6. Ein-/Anbindung an die Finanzbuchhaltungssoftware

Im Idealfall ist die Anlagenbuchhaltungssoftware Teil der Finanzbuchhaltungssoftware bzw. als Modul direkt in dieselbe integriert. Das sichert die Konsistenz der Buchführung und der Wertansätze, erspart eine doppelte Datenpflege und man kann die Anlagegüter direkt in der Buchhaltung verwalten, ohne zwischen mehreren Programmen wechseln zu müssen. Schafft man für die Anlagenbuchhaltung eine eigenständige, von der Finanzbuchhaltungssoftware unabhängige Anwerndung an, sollte diese mit der eingesetzten Finanzbuchhaltungssoftware kompatibel sein bzw. Datenabgleiche ermöglichen.

7. Einfache Implementierung und Unterstützung durch den Hersteller

Idealerweise gibt es eine Demoversion der Software, mit der man sich – möglichst angeleitet durch den Hersteller – einen ersten Eindruck verschaffen kann. Die tatsächliche Implementierung sollte unkompliziert sein und eng durch einen Berater des Herstellers begleitet und unterstützt werden. Praxisnahe Schulungen für die späteren User sollten angeboten werden, und die Mitarbeiter aus der Buchhaltung sollten von Anfang an in den Prozess mit einbezogen werden. Nach der Einführung der Software ist ein umfassender Support mit guter Erreichbarkeit selbstverständlich.

8. Regelmäßige Updates

Schließlich sollte man darauf achten, dass der Hersteller regelmäßig Software-Updates bereitstellt, damit man immer auf dem neuesten Stand hinsichtlich der aktuellen gesetzlichen Regelungen ist – beispielsweise der Regelungen zu Abschreibungsarten oder geringwertigen Wirtschaftsgütern.
 

Fazit
Eine gute Anlagenbuchungssoftware ermöglicht effizientere Verwaltungs- und Buchhaltungsvorgänge, spart dadurch viel Zeit und Geld und kann darüber hinaus wertvolle Hilfen für unternehmerische Entscheidungen hinsichtlich des wirtschaftlich so bedeutsamen Anlagevermögens liefern. Ihre Implementierung ist kein Hexenwerk – gute Anbieter nehmen KMU an die Hand und leisten nach der Einführung kontinuierlichen Support.


 

Sonja Friedrich
Autorin dieses Beitrags
Sonja Friedrich arbeitet als freie Texterin in Hamburg und veröffentlicht in diesem Blog Beiträge zu mittelstandsrelevanten Themen..
Bildquellen: Maren Heuer (Beitragsbild oben), Sonja Friedrich (Porträt)
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