Anforderungen der GoBD an Buchführung und Archivierung

Die GoBD stellen besondere Anforderungen an die digitale Buchführung und an die Aufbewahrung elektronischer Geschäftsdokumente. Zur Vermeidung von Schwierigkeiten mit dem Finanzamt sollten Unternehmen sich an die Vorgaben halten. Dieser Beitrag beantwortet häufige Fragen zu den GoBD.

Seit Anfang 2015 gelten in Deutschland die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz: GoBD. Das vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichte Regelwerk stellt verbindlich klar, wie eine ordnungsmäßige IT-gestützte Buchführung formal auszusehen hat und wie Geschäftsdokumente und Unterlagen elektronisch aufzubewahren sind.

Die GoBD betreffen alle Steuerpflichtigen, die Gewinn­einkünfte erzielen und für ihre geschäftlichen Prozesse IT-Systeme nutzen – also sowohl Firmen mit doppelter Buchführung als auch Einnahmen-Überschuss-Rechner. Trotzdem führen viele kleine und mittelgroße Unternehmen ihre Bücher immer noch nicht vollständig GoBD-konform. Vor allem hinsichtlich der Aufbewahrung von elektronischen Belegen und Daten gibt es Handlungsbedarf.

Die folgenden Fragen und Antworten fassen wichtige Aspekte im Zusammenhang mit der Umsetzung der GoBD zusammen. Für detaillierte Auskünfte empfiehlt es sich, einen Experten (z. B. einen Steuerberater) zu konsultieren.

Welche Systeme im Unternehmen sind von den GoBD betroffen?

Alle Systeme, bei denen buchführungsrelevante Belege anfallen, müssen die Vorgaben der GoBD erfüllen. Darum sind neben der Finanzbuchhaltung als Hauptbuchführungssystem auch die sogenannten Vor- und Nebensysteme auf ihre Konformität hin zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Hierzu zählen unter anderem Anlagenbuchhaltung, Lohnabrechnung, Waren­wirtschaft, Materialwirtschaft, Fakturierung, Kassensystem, Archivsystem und Dokumentenmanagementsystem. Die Schnittstellen zwischen den Systemen sind ebenfalls in die Überprüfung einzubeziehen.

Was schreibt die Finanzverwaltung hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht vor?

Im Unternehmen entstandene oder dort, beispielsweise per E-Mail oder Download, eingegangene elektronische Daten sind in ebendieser Form unveränderbar aufzubewahren und über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten – auch für den maschinellen Zugriff der Finanzverwaltung bei Außenprüfungen. Eine Aufbewahrung dieser Daten nur in gedruckter Form ist nicht zulässig. Die Aufbewahrungspflicht gilt für die Daten der Finanzbuchhaltung sowie für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchhaltung. Beispiele hierfür sind Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder Aufzeichnungen über Wareneingänge und -ausgänge.

Welche Vorgaben machen die GoBD für die Erfassung von Geschäftsvorfällen?

Die GoBD sehen vor, dass unbare Geschäftsvorfälle binnen zehn Tagen zu erfassen sind. Zum Erfassen gehören in diesem Zusammenhang Beleg­identifikation, Belegsichtung, Beleg­sicherung und geordnete Ablage. Waren- und Kostenrechnungen, die nicht binnen acht Tagen beglichen wer­den, sollen mit ihrer Kontokorrentbeziehung erfasst werden. Bare Geschäftsvorfälle sind wie bisher tagesaktuell im Kassenbuch aufzuzeichnen. Liegt eine geordnete Belegablage im Sinne der GoBD vor, kann die Erfassung mit der Finanzbuchhaltungssoftware auch später erfolgen.

In jedem Fall sollte der Prozess der Belegablage klar geregelt und in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein. Wichtige Fragen in diesem Zusammenhang sind: Wie wird die Voll­ständigkeit der Belege sichergestellt? Wie ist das Ordnungssystem gestaltet? Wer kann auf die Unterlagen zugreifen? Wie wird der Zugang nicht berechtigter Personen verhindert?

Was ist bei der Festschreibung von Buchungen zu beachten?

Die GoBD legen fest, dass Buchungssätze “bis zum Ablauf des Folgemonats” festzuschreiben sind, also im Regelfall bis spätestens zur Umsatzsteuervoranmeldung (UVA). Im Sinne der GoBD gilt ein Geschäftsvorfall erst dann als gebucht, wenn er festgeschrieben ist und damit den Grundsatz der Unveränderbarkeit erfüllt. Im Buchungsprozess ist das der Zeitpunkt der Autorisierung bzw. Freigabe von (vor-)erfassten Buchungs­sätzen durch die dafür berechtigte Person im Unternehmen oder in der Kanzlei des Steuerberaters. Nach diesem Zeitpunkt müssen alle Änderungen lücken­los nachvollziehbar sein.

Dürfen Belege in Office-Formaten aufbewahrt werden?

Office-Formate (z. B. Microsoft Word) können grundsätzlich weiterhin zur Aufbewahrung von steuerlich relevanten Belegen verwendet werden. In Anbetracht der technischen Möglichkeiten, Daten in solchen Formaten zu verändern oder unprotokolliert zu löschen, sind hier jedoch ergänzende Maßnahmen zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit notwendig – wie zum Beispiel regelmäßige Sicherungen, Zugriffsschutz und eine Verfahrensdokumentation mit entsprechenden Erläuterungen.

Ist es GoBD-konform, elektronische Belege und Aufzeichnungen im herkömmlichen Dateisystem aufzubewahren?

Prinzipiell ist es zwar zulässig, Belege und Dokumente auf Dateisystemebene abzulegen. Die Finanzverwaltung sieht ein solches Vorgehen laut BMF-Schreiben vom 14. November 2014 aber als problematisch an. Wie bei der Verwendung von Office-Formaten gilt, dass Maßnahmen zum Zugriffsschutz und zur Unveränderbarkeit der Daten ergriffen und dokumentiert werden müssen.

Wie können Unternehmen eine GoBD-konforme Aufbewahrung von Belegen und sonstigen Aufzeichnungen am besten sicherstellen?

Wer steuerlich relevante elek­tro­nische Dokumente auf dem Arbeitsplatzrechner lediglich in einer herkömmlichen Ordnerstruktur als Word-, Excel- oder einfache PDF-Dateien im Dateisystem ab­legt, verstößt gegen zentrale Vorgaben der GoBD: nämlich die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Deshalb ist es empfehlenswert, ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einzusetzen. Ein DMS schafft die technischen Voraussetzungen, um steuerlich relevante Daten mit vergleichsweise geringem Aufwand revisionssicher und GoBD-konform aufzubewahren. Hierzu sollte die DMS-Software mindestens mit dem System zur Finanzbuchhaltung verknüpft sein.

Gibt es eine offizielle Zertifizierung für GoBD-konforme Softwareprodukte?

Nein. Die Finanzverwaltung erteilt keine sogenannten Positiv-Zertifikate zur Ordnungsmäßigkeit IT-gestützter Buchführungssysteme. Softwarehersteller haben jedoch die Möglichkeit, ihre Produkte von unabhängiger Seite (meist von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft) nach den Prüfungsstandards IDW PS 880 und IDW RS FAIT 1 prüfen zu lassen und hierüber eine Prüfbescheinigung zu erhalten. Damit wird bescheinigt, dass die untersuchte Software wesentliche Vorgaben der GoBD erfüllt. Angenehme Begleiterscheinung: Wer GoBD-geprüfte Software einsetzt, dürfte auch von einem geringeren internen Wirtschaftsprüfungsaufwand im Unternehmen profitieren. Für die Ordnungsmäßig­keit seiner Buchführung bleibt aber – unabhängig vom eingesetzten Softwareprodukt – in jedem Fall der Steuerpflichtige selbst verantwortlich.

Bildquelle: nicotombo/Fotolia.com

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