10 Kriterien für GoBD-konforme Software

Welche Anforderungen stellen die GoBD an die Unternehmenssoftware? Dieser Beitrag stellt kurz die wesentlichen Regelungen der GoBD vor und führt die zehn wichtigsten Kriterien für GoBD-konforme Software in einer Checkliste auf.

Seit 2015 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in Kraft. Die GoBD ersetzten die älteren GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Derzeit werden sie zum ersten Mal aktualisiert.

10 Kriterien für GoBD-konforme Software

Wenn Sie Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System auswählen, nehmen Sie die folgende Checkliste zur Hand. Auf diese zehn Punkte sollten Sie achten.

1. Beleg-Upload

Eine Anforderung der GoBD ist, dass elektronische Belege digital in die Buchhaltung eingespielt werden. Trotz Digitalisierung werden viele Belege aber immer noch auf Papier gedruckt. Daher benötigen Sie einfache, schnelle Möglichkeiten, Belege hochzuladen.

• vom Scanner: Können Sie Belegordner in Ihrer Software mit dem Scan-Ordner synchronisieren? Oder können Sie gescannte Belege mit einer Scan-to-Mail-Funktion direkt per E-Mail an die Software schicken?
• vom Computer: Wenn Sie Lieferantenrechnungen per E-Mail erhalten, legen Sie diese wahrscheinlich auf Ihrem Computer ab. Ähnlich wie beim Scanner möchten Sie auch diese Belege per Ordner-Synchronisierung oder E-Mail an Ihre Software senden.
• vom Smartphone oder Tablet: Sie können Belege auch mobil scannen oder einfach abfotografieren. Praktisch sind Apps oder Vorkehrungen, die diese elektronischen Belege direkt in Ihre Software übermitteln.

Beim Upload sollen die Belege direkt am passenden Ort abgelegt werden: Eingangsrechnungen im Rechnungseingang, Kassenquittungen im Kassenbuch usw.

Der schnelle Upload erleichtert die zeitgerechte Erfassung, besonders von Kassen. Außerdem ist er ein wesentlicher Teil der Belegsicherung.

2. Belegzuordnung

In der Buchhaltungssoftware muss jeder Beleg mit dem zugehörigen Geschäftsvorfall verknüpft werden. Das sollte automatisiert geschehen, am besten dann, wenn Sie den Beleg buchen.

So erfüllen Sie die Anforderungen der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.

3. DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz: DMS, ist für eine GoBD-konforme Archivierung Ihrer Belege absolut notwendig. Das DMS sollte in die Buchhaltungssoftware integriert sein.

• Erstens sichern Sie im DMS E-Mails, Gesprächsnotizen und Dokumente, die Geschäftsvorfälle genauer erklären. Ist das DMS integriert, können Sie diese Informationen mit den Buchhaltungsvorgängen verknüpfen. Das ist wichtig, weil die GoBD die Vollständigkeit der Aufzeichnungen verlangen.
• Zweitens sind Belege und Dokumente im DMS ordentlich, unverlierbar und auffindbar gesichert. Auch dies sind wichtige GoBD-Anforderungen. Dank Filtern und OCR-Erkennung finden Sie Informationen im Nu wieder. Die Versionshistorie stellt sicher, dass die Originalbelege – wie gefordert – erhalten bleiben. Zugriffsbeschränkungen verhindern eine irrtümliche Löschung von Belegen.

Sämtliche Anforderungen der GoBD zielen darauf ab, die Beweiskraft Ihrer Buchführung zu erhalten. Dafür sorgt die Kombination aus Buchhaltungssoftware und DMS.

4. Eingangsrechnungs-Workflow

Der Rechnungseingang in einer GoBD-konformen Software enthält oft einen Workflow für die Rechnungsbearbeitung. Workflow bedeutet, dass ein kompletter Prozess inklusive der zuständigen Bearbeiter hinterlegt ist.

Eingangsrechnungen werden geprüft, genehmigt, freigegeben, gezahlt und gebucht. Diese Arbeiten müssen nach dem Vier-Augen-Prinzip erledigt werden. Laut GoBD ist ein internes Kontrollsystem (IKS) obligatorisch und im Rahmen dieses IKS müssen Sie die Funktionstrennung bei sensiblen Aufgaben beachten.

5. Hosting in Deutschland

Sie haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten für eine GoBD-konforme digitale Buchhaltung und Belegarchivierung. Entweder Sie arbeiten mit einem lokal installierten System oder mit einer Cloud-Software. Aus Datenschutzgründen muss das System in Deutschland oder der EU gehostet sein. Darauf sollten Sie besonders bei Cloudanbietern achten. Bei Systemen, die beispielsweise in den USA gehostet werden, besteht die Möglichkeit, dass Geheimdienste, wie die NSA, auf Ihre Daten zugreifen können.

6. Nebensysteme und Kassen

Auch Ihre Nebensysteme der Finanzbuchhaltung müssen integriert und GoBD-konform sein. Nebensysteme sind zum Beispiel Anlagenbuchhaltung, Kassen, Lohnbuchhaltung, Reisekostenabrechnung und Zeiterfassungssysteme. Eben alles, was für Ihre Buchführung und Steuern Relevanz hat. Dies ist eine weitere Anforderung, die sich aus den GoBD-Grundsätzen der Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ergibt.

7. Schnittstellen

Um die Vollständigkeitsanforderungen der GoBD zu erfüllen, sollte Ihre Buchhaltungssoftware Schnittstellen aufweisen. Diese sind nötig, um Ihr System in die vorhandene IT-Landschaft einzubinden. Außerdem verbessern Schnittstellen die Auswertbarkeit Ihrer Informationen, weil Sie keine Datensilos mehr haben und durchgängige Prozesse implementieren können.

8. Office-Integration

Eine Office-Integration wird zwar nicht ausdrücklich gefordert, ist aber sehr praktisch, damit Ihre Mitarbeiter Dokumente und Informationen nahtlos in das DMS und/oder Buchhaltungssystem übertragen können.

Besonders wichtig ist die Outlook-Integration. Viele Dinge werden per E-Mail mit Geschäftspartnern und anderen Akteuren abgestimmt: Aufträge, Änderungswünsche, Preisabsprachen und andere Informationen, die zur Erläuterung der Geschäftsvorfälle notwendig sind.

E-Mails und andere Office-Dokumente, die für Ihre Buchhaltung relevant sind, sollten unmittelbar mit den Geschäftsvorfällen verknüpft und ins DMS hochgeladen werden.

9. Zugriffssteuerung

Laut GoBD müssen Sie Finanzbehörden den Zugriff auf Ihre Buchführung ermöglichen. Ihre Software sollte entsprechende Zugriffsregelungen vorsehen. Manche Anbieter haben die notwendigen Zugriffe in einem Benutzerprofil für Betriebsprüfer schon fertig eingerichtet.

Auch in anderer Hinsicht ist eine ausgefeilte Zugriffssteuerung notwendig: um das irrtümliche Löschen von Belegen zu verhindern. Ihr DMS und Buchhaltungssystem sollte entsprechende Vorkehrungen haben.

10. Verfahrensdokumentation

Der Umgang mit elektronischen Belegen muss in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Der Belegfluss muss dokumentiert sein. Dazu gehört, wie die Belege ins System gelangen, wer wann was mit ihnen tut und wie sie GoBD-konform archiviert werden.

Deshalb protokolliert eine GoBD-konforme Software im Hintergrund alle Bearbeitungsschritte. Außerdem sollte sie Workflows für den Belegfluss und die Buchhaltung enthalten. Im Idealfall können Sie darin auch eigene Workflows einrichten. Das erleichtert Ihnen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation und den Nachweis, dass Sie die Prozesse, die in dieser skizziert werden, auch einhalten.

Autorin dieses Beitrags
Dorothea Heymann-Reder schreibt Blogbeiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper für Software- und Beratungsfirmen. Ihre Fachartikel behandeln unter anderem Unternehmenssoftware, Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsabläufen sowie Compliance-Themen.